KSeF – co trzeba wiedzieć na początku 2024 roku? Czas na duże zmiany!

Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSEF wprowadza fundamentalną zmianę w procesie fakturowania w Polsce. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się wymogiem od 1 lipca 2024 roku. Oznacza to, że podatnicy VAT będą musieli dostosować swoje systemy do standardów KSEF, aby móc wystawiać i odbierać faktury w formacie ustrukturyzowanym. Dla małych i średnich przedsiębiorstw zwolnionych z VAT termin obowiązkowego wprowadzenia do użytku KSeF przypada pół roku później – 1 stycznia 2025 roku, co daje dodatkowy czas na przygotowanie i ewentualne dostosowania wewnętrznych procedur księgowych do nowych regulacji.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie oznacza, że obejmie on wszystkich podatników i wszystkie faktury. Przepisy przewidują wyjątki. Faktur w KSeF nie będą musieli wystawiać podatnicy zagraniczni, którzy nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. KSeF nie dotyczy również faktur wystawianych na rzecz konsumentów. W tych wypadkach wciąż używane będą faktury papierowe i elektroniczne. Jeszcze inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorców, którzy sprzedają swoje towary lub usługi za granicę. Ci podatnicy będą co prawda musieli wystawić kontrahentowi fakturę przy użyciu KSeF, jednak dostarczą mu ją poza systemem, w sposób z nim uzgodniony. Faktury elektroniczne, a w skrajnych wypadkach i papierowe wrócą również do łask w przypadku awarii lub niedostępności KSeF.

Podatnicy będą musieli korzystać z KSeF nie tylko przy wystawianiu, ale również i odbieraniu faktur. Faktury ustrukturyzowane będą uważane za otrzymane w dniu przydzielenia im w systemie numeru identyfikującego, a nie w dacie jej pobrania z systemu. Wymusi to na podatnikach ciągłe monitorowanie ich konta w KSeF i przynajmniej w początkowym okresie będzie źródłem wielu problemów. Przedsiębiorcy powinni już teraz pomyśleć o przygotowaniu odpowiednich procedur, by 1 lipca 2024 r. bez komplikacji wkroczyć w nową rzeczywistość podatkową.

Korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dopiero w połowie 2024 roku, jednak już dzisiaj system jest dostępny dla przedsiębiorców chcących dobrowolnie adaptować swoje operacje biznesowe do elektronicznego fakturowania. Dobrowolne użytkowanie Krajowego Systemu e-Faktur już teraz to szansa na przygotowanie się do okresu obowiązkowego wdrożenia, poprzez wcześniejsze zapoznanie się z systemem i jego funkcjonalnościami. Daje to możliwość wypracowania maksymalnie efektywnych procedur i praktyk, które będą miały pozytywny wpływ na późniejsze obligatoryjne wdrożenie.

•  Przedsiębiorcy mogą wykorzystać ten czas również na szkolenie personelu i testowanie kompatybilności oprogramowania, co w przyszłości przyniesie korzyści operacyjne – mówi Zbigniew Maciej Szymik, doradca podatkowy z GLC.

GLC jako zespół z niemal 25-letnim doświadczeniem w zakresie świadczenia usług księgowych, prawnych i audytowych, oferuje kompleksowe wsparcie w każdym z wymienionych obszarów, od wdrożenia systemu, po przeszkolenie pracowników.

Integracja z KSeF to proces wymagający wdrożenia odpowiedniego oprogramowania finansowo-księgowego, zaktualizowanego i gotowego do obsługi nowego formatu faktur XML. Kluczowe jest, aby system był w stanie przeprowadzić weryfikację zgodności dokumentów z ustanowionymi schematami XML dla faktur, co jest niezbędne do uzyskania unikalnego numeru identyfikacyjnego od KSeF. Numer ten jest potwierdzeniem legalności i poprawności faktury w systemie podatkowym. Firmy powinny także przeprowadzić szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie oraz księgowość, aby zapewnić płynne przejście na system KSeF. Wdrożenie obejmuje również testowanie systemu w rzeczywistych warunkach operacyjnych, wykonywane w celu wykrycia i rozwiązania ewentualnych problemów jeszcze przed wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania, aby proces ten przebiegał sprawnie i bez niepotrzebnych komplikacji. Kluczowe jest wdrożenie odpowiedniego systemu i jego właściwa konfiguracja. Jesteśmy tutaj, aby pomóc na wszystkich etapach przygotowań do wdrożenia KSeF oraz obsługi platformy. Przeczytaj więcej o tym jak przygotować firmę na KSEF.