List motywacyjny - czy da się go napisać w 5 minut?
Sztuczka tkwi w połączeniu w jednym akapicie wymagania przedstawionego w ofercie pracodawcy z własnym doświadczeniem zawodowym
Na swoim blogu agnieszka-slodkowska.blogspot.com autorka przedstawia bardzo przyjazny sposób na stworzenie listu motywacyjnego w 5 minut. Sztuczka tkwi w połączeniu w jednym akapicie wymagania przedstawionego w ofercie pracodawcy z własnym doświadczeniem zawodowym.
Oto przykład: przyjmijmy, że szukasz pracy jako asystentka zarządu. Oferta wymienia 6 zakresów odpowiedzialności oraz 7 konkretnych wymagań umiejętności. Wybierzmy trzy dowolne z nich np. zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów, prawo jazdy kategorii B oraz bardzo dobrą umiejętność obsługi komputera (Word, Excel, PowerPoint).
Korzystając ze sztuczki Autorki, właściwa treść listu motywacyjnego może wyglądać następująco:
Mam doświadczenie w zarządzaniu obiegiem dokumentów. Umiem nadawać priorytet poszczególnym pismom, podzielić je tak, aby przeglądanie i akceptacja trwały jak najkrócej. Mój standard przebywania dokumentu na biurku prezesa to 1 dzień roboczy i 3 godziny.
Prawo jazdy posiadam od ośmiu lat. Podróżowałam głównie po województwie małopolskim, turystycznie kilka razy wybrałam się autem nad morze. Nie stresuję się w samochodzie w towarzystwie innych osób. Jeżdżę bezpiecznie.
Praca na komputerze jest dla mnie naturalna. Potrafię bez kłopotu przygotować oficjalne pismo, z zachowaniem wszelkich standardów wyglądu, interaktywną tabelkę z obliczeniami. Znam również zasady tworzenia interesujących prezentacji w PowerPoincie. Brałam udział w szkoleniu na ten temat. Często pomagam kolegom z pracy, gdy muszą przygotować ciekawą prezentację i nie wiedzą jak się do tego zabrać.
I gotowe. Wyszły trzy całkiem w porządku akapity. Wrzucone w szablon listu, uzupełnione dwoma zdaniami wstępu i jednym zdaniem zaproszenia do dalszego kontaktu, datą i informacjami kontaktowymi, numerem referencyjnym rekrutacji oraz podpisem, stworzyły całkiem elegancki list motywacyjny. Czas pisania – przyjmijmy, że 6,5 minuty. Gdybym pisał podobny list po raz drugi, bez problemu zszedłbym do pięciu minut i dodał jeszcze po jednym zdaniu w dwóch pierwszych akapitach.
Przygotowując ten przykładowy list motywacyjny, przyszły mi do głowy dwie ważne kwestie.
Pierwsza wiąże się z ograniczoną objętością listu motywacyjnego. Standardowo zajmuje on tylko jedną stronę, zmieszczą się w nim więc najwyżej trzy wybrane wymagania z całego ogłoszenia. W przykładowym ogłoszeniu na stanowisko asystenta(ki) zarządu wymogów było w sumie 13. W jaki sposób wybrać trzy najważniejsze?
Umiejętność określenia kluczowych wymagań na danym stanowisku jest tak naprawdę jednym ze sposobów sprawdzenia czy kandydat dokładnie wie na czym polega jego praca. W przedstawionym przeze mnie przykładzie wybrałem trzy wymagania bez dłuższego zastanawiania się. Gdybym jednak aplikował na takie stanowisko na poważnie, posiedziałbym dodatkowe 5 minut i zastanowił się o co naprawdę chodzi pracodawcy. Jeśli jest to firma zagraniczna, to pewnie wymagania językowe będą istotne. Jeśli część kierownictwa firmy urzęduje w jednym mieście, a inna część – w drugim mieście, to większego znaczenia nabiera prawo jazdy, praktyka w poruszaniu się po trasach międzymiastowych oraz doświadczenie w reagowaniu na usterki samochodu w znacznej odległości od serwisu. Jeśli prezes lubi pokazywać się w mediach, asystentka musi nie tylko umieć organizować np. wywiady i spotkania prasowe z dziennikarzami, ale również przygotować prezesa do rozmowy (dobór ubrania, makijaż tonujący niedostatki urody) i być w stanie zredagować informację
prasową, która da się przeczytać bez przewracania oczami. Aby trafnie wybrać właściwe wymagania, potrzebna jest zatem dobra znajomość konkretnej firmy i potencjalnego przełożonego. Czasem da się to zrobić, wymaga to nieco czasu i znajomości branży. Czasem jednak rekrutacja jest prowadzona w ciemno, tak że kandydat nie ma pojęcia do jakiej firmy składa dokumenty aż do momentu zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. W tej sytuacji pozostaje liczyć na łut szczęścia i własną intuicję.
Druga ważna kwestia dotyczy podrasowania listu motywacyjnego tak, aby pokazać w nim swoje umiejętności. Wersja stworzona wcześniej – w pierwsze 5 minut – tak naprawdę niewiele mówiła o tobie jako o konkretnym kandydacie. Podobne informacje zapewne jest w stanie podać większość konkurentów. Ale gdy wspomnisz, że podczas wyjazdu służbowego w poprzedniej firmie dzięki swoim umiejętnościom jazdy uniknęłaś zderzenia z tir-em, który wpadł w poślizg, natychmiast przykujesz uwagę rekrutera. Dodanie osobistych elementów w liście potrwa kolejne 5 minut.
Tak więc choć w 5 minut można napisać list motywacyjny, tak aby z czystym sumieniem złożyć do do pracodawcy, trzeba zainwestować dodatkowe 10 minut. Uzyskany efekt jest z pewnością wart tego czasu. W końcu do tej pory nad listem siedziałaś znacznie, znacznie dłużej.
Mariusz Ludwiński/MA