Platforma w sieci

Stąd wzrost zainteresowania nimi, w czasie gdy firmy starają się ograniczyć wszelkie możliwe wydatki. Jednak nie wszystkie podmioty decydują się na rezygnację z tradycyjnych przetargów.

Zarządzanie procesem zakupowym nabiera szczególnego znaczenia w czasie gospodarczego dołka, gdy przedsiębiorstwa poszukują źródeł niepotrzebnych wydatków. Restrukturyzacja systemów przetargowych, przejście do aukcji elektronicznych czy wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych do zarządzania zakupami może nie tylko przynieść konkretne oszczędności, ale i wskazać źródła niepotrzebnych wydatków oraz ukrócić zmowy cenowe, często trudne do wykrycia przy tradycyjnych procedurach. Kryzys weryfikuje także skuteczność w zakresie organizacji zakupów.

_ Podstawową kwestią z zakresu zarządzania procedurami przetargowymi w okresie gospodarczej bessy jest konieczność dostosowywania warunków udziału w postępowaniu, w szczególności w zakresie finansowym, do rzeczywistych możliwości potencjalnych wykonawców w danym czasie, z uwzględnieniem aktualnych warunków gospodarczych _ - wskazuje Artur Błachnio, naczelnik wydziału koordynacji zamówień publicznych w Centrali PKP Polskie Linie Kolejowe SA.

Właśnie w okresie kryzysu znacznie zmniejszają się dochody firm, więc zbyt wygórowane warunki udziału w postępowaniu mogą spowodować zmniejszenie liczby wykonawców uczestniczących w postępowaniu, a to z kolei ogranicza konkurencję. Błachnio przestrzega równocześnie przed zaburzeniem proporcji, by nie określić warunków przetargowych w ten sposób, że zgłoszą się wykonawcy, którzy nie będą w stanie zrealizować zamówienia. Jest to szczególnie niebezpieczne w wypadku projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w których ściśle określony jest okres wydatkowania. Tymczasem ewentualny upadek wykonawcy może sprowadzić spore kłopoty właśnie na zamawiającego.

W większości dużych przedsiębiorstw już od miesięcy wdrażane są programy restrukturyzacyjne, mające na celu poszukiwanie oszczędności, w tym obniżenie kosztów zakupów. W czasie kryzysu dobrze sprawdzają się więc elektroniczne postępowania przetargowe, które umożliwiają uzyskanie niższych cen ofertowych niż w tradycyjnych postępowaniach.
_ To bardzo dobrze koresponduje z logiką "tnij koszty, nie ludzi" _ - mówi Piotr Matysik, prezes zarządu firmy doradczej Marketplanet. Według niego, zarządzanie procedurami przetargowymi w okresie kryzysu warto zacząć od właściwego uporządkowania procesów zakupowych, np. poprzez ich centralizację, optymalizację liczby dostawców.

_ W czasach gorszej koniunktury szczególnego znaczenia nabiera także zarządzanie ryzykiem związanym z zapewnieniem dostaw _ - uważa Piotr Matysik.
_ W tych obszarach istotną rolę pełnią także narzędzia informatyczne. Odpowiednie systemy wspierające procesy zakupowe są nieodłącznym elementem zmian organizacji zakupów w przedsiębiorstwie. _

Wśród firm, które aktualnie wprowadzają rozwiązania w zakresie zarządzania polityką zakupową, wymienić można KGHM Polska Miedź, która przy pomocy Marketplanet pod koniec ubiegłego roku uruchomiła projekt centralizacji zakupów, powołując m.in. Centralne Biuro Zakupów do realizacji wszystkich przetargów na nowych zasadach. Obecnie przetargi organizuje jedna, specjalnie do tego powołana i nadzorowana przez zarząd komórka, a nie wiele zakładów i jednostek. Można przewidywać, że pełne wdrożenie polityki zakupowej w spółce przewidywane w połowie tego roku przyniesie rocznie ok. 200-300 mln zł oszczędności, począwszy od 2010 r.

Nie wszystkie podmioty decydują się jednak na wdrożenie elektronicznych procedur przetargowych.
_ Aukcję elektroniczną można stosować tylko w przypadku, gdy cena podawana w ofercie jest ceną ryczałtową _ - wyjaśnia Artur Błachnio z PKP PLK.
_ Postąpienia pod rygorem nieważności składa się opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Biorąc pod uwagę doświadczenia spółki i ograniczenia, możliwości korzystania z tego narzędzia byłyby bardzo niewielkie. _

Podobne podejście PKP PLK ma w stosunku do licytacji elektronicznych, w których ograniczeniem jest, jak wskazuje naczelnik Błachnio, stosowanie ich tylko w przypadku postępowań, których wartość nie przekracza kwot tzw. progów unijnych.
_ W zdecydowanej większości prowadzone przez nas postępowania dotyczące projektów inwestycyjnych przekraczają progi unijne _ - informuje Błachnio. Spółka jako zamawiający udzielający zamówień sektorowych w przypadku postępowań o wartości poniżej progów unijnych w celu udzielenia zamówienia nie stosuje przepisów ustawy, ale przepisy wewnętrzne.

Tymczasem prezes Marketplanet wskazuje, że w związku z kryzysem jego firma od początku tego roku zanotowała 20-procentowy wzrost liczby zapytań od potencjalnych klientów. Przedsiębiorstwa po prostu szukają usług, które pomagają zaoszczędzić pieniądze. Nowoczesne rozwiązania informatyczne usprawniające procesy zakupowe gwarantują przejrzystość całego postępowania oraz pozwalają na osiągnięcie poważnych korzyści ekonomicznych.
_ Na ograniczeniu kosztów zakupów można zaoszczędzić nawet 15 proc. wydawanych środków na zakupy _ - mówi Piotr Matysik.

Podobną wartość podaje Lech Wendołowski z platformy przetargowej e-przetarg.pl.
_ Czas kryzysu pokazał, jak przydatne są procedury elektroniczne, a przeciętne redukcje cen wzrosły o kilka procent i zawierają się w przedziale 15-25 proc. _ - wyjaśnia.

Można zauważyć jeszcze jedną prawidłowość - w przetargach, w których do tej pory widać było raczej współpracę oferentów (co prawda zmowa cenowa jest trudna do udowodnienia, ale eksperci często ją wyczuwają), nagle ceny spadły i wywiązała się zażarta konkurencja.
_ Nastąpiła walka o przetrwanie _ - mówi Wendołowski.
_ A postawy oferentów się zmieniły, są oni bardziej skłonni do rezygnacji z wysokich marż. _

Właśnie elektroniczne procedury zakupowe dodatkowo umożliwiają wykorzystanie tej skłonności i rywalizacji między oferentami. W każdym procesie zakupowym występuje bowiem kilka stałych elementów, na które składają się: przygotowanie opisu przedmiotu zakupu (zamówienia), ogłoszenie o zamówieniu (dotarcie do oferentów), selekcja ofert (negocjacje cen) oraz podpisanie i realizacja umowy. Miejsce na zastosowanie rozwiązań elektronicznych występuje w dwóch elementach, czyli ogłoszeniu o postępowaniu i negocjacji cenowej, i właśnie w tym zakresie można osiągnąć spore oszczędności.

Jarosław Maślanek
Nowy Przemysł