Praca sekretarki i jej nowe oblicze
Zaparzy herbatę, skseruje papiery, przypilnuje, by nikt nie przeszkadzał szefowi w popołudniowej drzemce
*Zaparzy herbatę, skseruje papiery, przypilnuje, by nikt nie przeszkadzał szefowi w popołudniowej drzemce. Czy faktycznie tak wygląda praca sekretarki czy asystentki? O tym popularnym, a często niedocenianym zawodzie rozmawiamy z Klaudią Kopiec - asystentką prezesa w firmie EL-CONNECT zajmującej się montażem rozdzielnic sterowania automatyki przemysłowej. *
- Wszystkie profesje obrastają pewnymi mitami i stereotypami. Sekretarka czy asystenta to dla wielu osób ładna dziewczyna, która parzy kawę i broni dostępu do szefa. Jak się ma obiegowe wyobrażenie o tej pracy, z faktycznymi obowiązkami asystentki?
- Stereotyp ładnej sekretarki od zadań "niespecjalnych" powinien jak najszybciej przejść do lamusa! To co ludzie myślą o tym zawodzie, czy raczej tej funkcji, nijak ma się do rzeczywistości - przynajmniej tak wynika w mojego półrocznego doświadczenia na tym stanowisku. To prawda, że asystentka ma za zadanie stwarzać tzw. dobrą aurę - zarówno wewnątrz firmy, jak i przy współpracy z kontrahentami. Zazwyczaj sekretarka jest pierwszą osobą, z którą mają oni kontakt jeszcze przed podjęciem współpracy, więc nie bez znaczenia jest to, by asystentka robiła dobre wrażenie. Jednak zapewniam, że ładna buzia, długie nogi i umiejętność zaparzenia dobrej kawy, staną się mało przydatne, kiedy trzeba zacząć uzgadniać realne plany kooperacji, negocjować, czy po prostu filtrować informacje, które później docierają bezpośrednio do prezesa.
Dobra asystentka musi mieć wiedzę na temat tego czym zajmuje się jej firma! Nie wyobrażam też sobie żeby nie posiadała wysokiej kultury osobistej i nie znała języków obcych. W tej pracy konieczna jest też umiejętności pracy przy komputerze, znajomość podstawowych programów komputerowych ale też specjalistycznych programów związanych z działalnością firmy. Dobra asystentka musi być bystra, umieć planować i dobrze zarządzać czasem. Asystentka to trochę taki manager - wie jak, kiedy, za ile, jak szybko i gdzie można załatwić wiele pilnych spraw.
- Czy zdarza się, że jakieś zachowania współpracowników czy kontrahentów, wynikające właśnie z tego stereotypowego podejścia, sprawiają Pani przykrość albo Panią irytują?
- Czasem tak się zdarza (śmiech). Na przykład - mam mnóstwo pracy, przygotowuję zamówienia, zlecenia, zamawiam transport, jest koniec miesiąca - trzeba więc zająć się fakturami itd... a w tym momencie pracownicy informują mnie o tym, że... skończył się cukier! (śmiech). Ludzie po prostu czasem nie dostrzegają wielu obowiązków, które spoczywają na tym stanowisku, upraszczając je np. do zaopatrzenia stołówki. Także kontrahenci nie zawsze mają świadomość z roli jaką pełni w firmie asystentka czy sekretarka. Czasem więc można się spotkać z lekceważącym traktowaniem np. podczas rozmowy telefonicznej, podczas której omawiam z klientem zadania, jakie powierzył mi do wykonania mój przełożony. Jednak uparty klient, nie jest usatysfakcjonowany "załatwianiem spraw" z asystentką. On chce rozmawiać wyłącznie z prezesem (śmiech).
Z tych sytuacji trzeba po prostu wychodzić z klasą - tu się przyda wyżej wspomniana kultura osobista. Przy czym wydaje mi się, że nie wolno się temu zjawisku poddawać. Tak jak my szanujemy pracę innych, tak powinno się traktować również nasze obowiązki.
- Zgaduję, że asystentka musi być wyjątkowo dyskretna, ale może zdradzi Pani, czy w tym zawodzie trzeba się nastawić na jakieś niecodzienne polecenia czy prośby szefa - np. żeby wybierać kwiaty na dzień kobiet dla małżonki, albo co rano kupować specjalne jagodowe drożdżówki, które uwielbia?
*Polecamy: * Dlaczego tworzymy robotnicze drużyny sportowe?
- (Śmiech). Jeśli chodzi o mojego szefa, to codziennie rano musi być na biurku mała czarna kawa, z trzema małymi łyżeczkami cukru, bez mleka! (śmiech). To chyba jedyny taki rytuał. Czasem też prosi, żeby zamówić pizzę albo chińszczyznę. Poza tym raczej nie ma żadnych "zachcianek". Pracujemy razem jako team i tak naprawdę jedyną "zachcianką" mojego przełożonego wobec mnie - jest pełen profesjonalizm w pracy.
- Podobno sekretarka czy asystentka, tak samo jak taksówkarz czy barman, musi być po trosze psychologiem, bo ludzie często się im zwierzają. Faktycznie tak jest?
- Poniekąd to prawda. Zdarza się, że klienci nawet podczas rozmów telefonicznych próbują nawiązać bardziej nieformalny kontakt. Jednak jeśli chodzi o moje doświadczenie, są to sytuacje rzadkie. Nasza firma współpracuje ze stałymi klientami - w związku z tym ich przedstawiciele handlowi są nam dobrze znani i regularnie się widujemy. Faktycznie, z biegiem czasu i częstotliwością spotkań, nawiązuje się również jakaś prywatna relacja, co jest bardzo pozytywne, bo według mnie świadczy o pewnym zaufaniu.
Bliższe relacje nawiązuje się zazwyczaj ze współpracownikami. Jednak i tu z dnia na dzień nie rodzą się przyjaźni. Ludzie mają rożne potrzeby i różnie podchodzą do ujawniania się ze swoim życiem prywatnym - to jest miejsce pracy. Jednak rzeczywiście, to przez moje biurko przechodzą np. wnioski urlopowe, więc czasem wiem więcej, znam historie ludzi, którzy z nami pracują. Wydaje mi się, że mi ufają i bardzo się z tego cieszę. W atmosferze wzajemnego zaufania i sympatii po prostu lepiej się pracuje.
- Wiele osób jest zdania, że praca sekretarki, to zajęcie, które właściwie bez przygotowania może wykonywać każdy. W opinii innych to stanowisko wymagające bardzo wielu umiejętności. Powstają nawet szkoły, które przygotowują do pełnienia takich funkcji. Jak to wygląda z Pani perspektywy?
- Szczerze mówiąc nie wiem, czego uczą "szkoły dla asystentek", więc na ten temat trudno mi się wypowiedzieć. Ja ukończyłam politologię na Uniwersytecie Gdańskim, a od 1,5 roku prowadzę też własną, niezwiązaną z pracą w charakterze asystentki, działalność gospodarczą. Myślę, że przede wszystkim liczy się zaangażowanie. O większości rzeczy, którymi się zajmuję, mam pojęcie ze względu na prowadzoną przez siebie firmę. Tutaj musiałam rozwinąć skrzydła, poszerzyć horyzont zainteresowań i wiedzy o zupełnie inną dziedzinę. Na pewno konieczna jest umiejętność pracy przy komputerze i posługiwania się internetem, znajomość programów biurowych, sprzętu biurowego, znajomość języków obcych. W moim przypadku jest to absolutnie niezbędne, bo współpracujemy z firmą, która ma siedziby w całej Europie. Przyda się też znajomość przepisów BHP i prawa pracy - to są podstawowe kwestie, z którymi dobra asystentka będzie się stykać na co dzień.
- Sprzeczne opinie są też na temat samej pracy sekretarki. Jedni twierdzą, że jest łatwa i przyjemna, inni zwracają uwagę, że to właśnie sekretarka pełni rolę pierwszego filtra we wszystkich trudnych sprawach - gdy pojawia się niezadowolony klient, gdy szef ma zły dzień itd. Jakie są więc blaski i cienie tej pracy?
- Filtr to dobre określenie. Tak właśnie to wygląda. Przeze mnie przechodzą w pierwszym sorcie wszystkie sprawy. To ja decyduję - na podstawie swojej wiedzy i upoważnień od prezesa - z czym poradzę sobie sama, a jakie sprawy muszę przekazać do niego. Ciężko mi oceniać czy jest to praca łatwa czy trudna. Wydaje mi się, że trzeba mieć do niej odpowiednią osobowość - zahukana, nieśmiała, szara myszka możne nie dać sobie rady. Asystentka musi być konkretna, dobrze poinformowana i pewna siebie.
- Nie mogę nie zapytać, jak Pani ocenia swój zawód jeśli chodzi o jego rozwojowość i możliwości awansu. Chciałabym się też dowiedzieć, czy z pensji asystentki można się utrzymać?
- Wiem, że zarobki są tu bardzo zróżnicowane, ale moim zdaniem z tej pracy spokojnie da się przeżyć. Jak wspomniałam dodatkowo prowadzę własną działalność, ale jest ona związana z moją pasją, a nie wynika z konieczności "dorobienia" do pensji. A jeśli chodzi o szanse rozwoju, to moim zdaniem zawsze można, a nawet powinno się dokształcać. Ja np. zaczynam niebawem studia podyplomowe z zakresu BHP. Wiem, że podwyższanie kwalifikacji będzie się wiązało z wyższą pensją. Poza tym to kwestia ambicji - trzeba podnosić własne kwalifikacje: uczyć się języków, uczestniczyć w konferencjach, mieć świadomość tego, co się dzieje na rynku. Dzięki temu zwiększamy swoją wartość na i z pewnością łatwiej będzie np. o awans.
*Polecamy: * Dlaczego tworzymy robotnicze drużyny sportowe?
- Teoretycznie nie istnieje żaden przepis, zabraniający zatrudniać na stanowisko sekretarki czy asystenta mężczyzny. A jednak w tej pracy zdecydowaną większość stanowią panie. Do tego zazwyczaj atrakcyjne i elegancko ubrane. Dlaczego właśnie kobiety? I czy faktycznie strój ma w tej pracy takie znacznie?
- Asystentka prezesa, ale także sekretarka, to wizytówka firmy. To ona jako pierwsza ma zazwyczaj kontakt z klientem. Nie musi mieć zaraz wysokich butów i sukienki z najnowszej kolekcji, ale ważne jest by była ubrana szykownie i z klasą. Tak więc wygląd ma w tej pracy pewne znaczenie. Ale nadal dużo ważniejsze jest to co reprezentuje sobą, niż na sobie. A dlaczego kobiety? Bo to płeć piękna (śmiech). Kobiety są bardziej elastyczne, kontaktowe, wyrozumiałe i empatyczne, a to w tej pracy bardzo ważne cechy. Poza tym sekretarka czy asystentka ma pełnić funkcję swego rodzaju twierdzy dla prezesa - a to zdecydowanie domena kobiet (śmiech).
AD,MA,WP.PL