Projekt, czyli układanie klocków lego

Jak pisać, aby wygrywać - radzą eksperci House of Skills

Środki unijne przeznaczone na rozwój pracowników już od kilku lat cieszą się niesłabnącą popularnością wśród firm, które wiedzą jak dużą wartość stanowi rozwój pracowników poprzez szkolenia. Zagrożenia oczywiście też są, jednak poprzez przemyślany proces rozwojowy na etapie pisania wniosku oraz ścisłą współpracę wnioskodawcy z klientem i instytucją finansującą na etapie jego realizacji, można je w znacznym stopniu zminimalizować.

Zakończona z sukcesem realizacja projektów w Sektorowym Programie Operacyjnym Rozwój Zasobów Ludzkich była w naszej firmie podstawą do decyzji, aby kontynuować aplikowanie o dofinansowanie projektów szkoleniowych dla naszych klientów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013. W ramach konkursu organizowanego przez PARP w lipcu 2008 r. podpisaliśmy umowy na realizację pięciu projektów w ramach poddziałania 2.1.1. Wartość dofinansowanych projektów wynosi ok. 18 mln zł, a 3 tysiące osób przejdzie przez cykl szkoleń. Firmy posiadające struktury organizacyjne na terenie jednego województwa mogą złożyć wnioski o dofinansowanie w ramach konkursów regionalnych. Korzystając z tej możliwości, dla jednego z naszych klientów złożyliśmy wniosek w konkursie regionalnym w poddziałaniu 8.1.1 ogłoszonym na Mazowszu. Do tej pory nie znamy jednak wyników oceny merytorycznej wniosku. Opóźnienie to wynika z ogromnego zainteresowania beneficjentów realizacją szkoleń w województwie mazowieckim. W odpowiedzi
na ogłoszony konkurs złożono ponad 400 wniosków, co znacznie spowolniło pracę Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych odpowiedzialnej za ocenę projektów.

W projektach realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego nie używamy przygotowanych wcześniej, standardowych rozwiązań. Wzorem niezawodnej i sprawdzonej techniki klocków lego, dla każdego projektu szukamy odrębnego rozwiązania wykorzystując wiele elementów, łącząc je lub dzieląc w odpowiedniej konfiguracji. Tym samym wznosimy taką budowlę, jaka jest naszemu klientowi najbardziej potrzebna. Początkiem świetnie przygotowanego wniosku o dofinansowanie jest sporządzenie dobrej diagnozy potrzeb oraz analiza rynku obejmująca wszystkie problemy, z którymi spotyka się klient. To dzięki analizie problemów występujących u klienta oraz dopasowaniu programów do indywidualnych potrzeb można program objęty dofinansowaniem z środków Unii Europejskiej realizować i rozliczyć z sukcesem. Należy również zauważyć, że przygotowana diagnoza potrzeb przekłada się później na strategię firmy dotyczącą części szkoleniowej. Kiedy mamy już analizę rynku, diagnozę potrzeb i strategię firmy możemy zacząć pisać wniosek o
dofinansowanie. Ważne jest, by zaangażowanie w pisanie wniosku było zarówno po stronie wnioskodawcy, jak i klienta, który będzie beneficjentem ostatecznym szkoleń.

Na początku prac nad wnioskiem określamy sobie cel, który chcemy osiągnąć. Najczęściej popełnianym błędem firm starających się o dofinansowanie jest kopiowanie celu z założeń Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Projekt ma stanowić odpowiedź na potrzeby, czy też zagrożenia przed jakimi znalazł się klient, a celem ma być złagodzenie lub całkowita eliminacja tych zagrożeń. Aby określić cel projektu należy przeprowadzić dokładną analizę sytuacji firmy (pozycja rynkowa, perspektywy, dokumenty strategiczne firmy, analiza potrzeb szkoleniowych, wyniki ocen okresowych, rotacja w zatrudnieniu i wiele innych). W ten sposób tworzy nam się lista rzeczywistych potrzeb i problemów klienta. Charakterystyka tych zagrożeń oraz problemów musi być na tyle jasna i precyzyjna, aby osoba sprawdzająca wniosek wiedziała, że realizacja projektu jest naprawdę niezbędna, a wszystkie założenia są ze sobą spójne. Beneficjent ostateczny „wie czego chce” i „wie dlaczego akurat tego”.

Pojawia się następnie pytanie: kogo obejmujemy projektem? Pewne jest, że objęci projektem powinni być kluczowi pracownicy, od których zależy realizacja obranej przez firmę strategii oraz osoby, które na podstawie przeprowadzonych badań i analiz otrzymały najniższe wyniki. Należy uzasadnić wybór akurat tej grupy docelowej i przedstawić dla niej plan rozwojowy. Opisać trzeba cel szkoleń oraz umiejętności jakie zostaną zdobyte przez uczestników: jaki jest czas trwania szkoleń, jaka jest przewidziana liczba grup przeszkolonych w ramach poszczególnych tematów. Tak opisane działania muszą być spójne z zadaniami budżetu projektu. Należy pamiętać, ze nierealną jest chęć osiągnięcia wszystkiego w jednym projekcie. Każdy etap opisu (cel projektu, grupa docelowa, działania, harmonogram i budżet) musi spełniać kryteria SMART , czyli być konkretny, mierzalny, osiągalny i realistyczny. Wniosek nie może być zbiorem kilku punktów – musi być spójnym, dokładnie przemyślanym dokumentem. Dobrą praktyką jest stworzenie
harmonogramu prac zarówno tych po stronie projektodawcy, jak i klienta. Tak naprawdę nie ma jednego sposobu pisania wniosków. Używanie jednego szablonu skutkuje tym, że projekt staje się po prostu nieatrakcyjną propozycją. Do projektu należy pochodzić indywidualnie i traktować go jako odrębne wyzwanie, któremu mamy sprostać. Tworząc wniosek od razu pomyślmy też o jego efektywnym rozliczeniu.

Sprawną i skuteczną pracę nad wnioskiem gwarantuje grono merytorycznych i organizacyjnych pracowników. U nas regułą jest powoływanie zespołu projektowego indywidualnie do każdego projektu. Pracę zespołu projektowego nadzoruje tzw. sponsor projektu Jest on odpowiedzialny za wybór lidera projektu oraz jest zaangażowany w strategiczne uzgodnienia od strony merytorycznej i biznesowej z klientem. W praktyce biznesowej naszej firmy w rolę sponsora projektu wchodzą członkowie zarządu lub senior partnerzy. Są to osoby, które posiadają bardzo szerokie doświadczenie w zarządzaniu i nadzorowaniu projektów szkoleniowych. Następnym ważnym ogniwem w zespole jest lider projektu, który opiekuje się projektem od strony merytorycznej oraz biznesowej. Jego zaangażowanie trwa od etapu planowania do etapu odbioru projektu. W rolę lidera projektu w praktyce biznesowej wchodzi co najmniej kilkanaście osób pracujących zwykle na stanowisku trenera lub konsultanta (czasem również partnera). Są to osoby mające odpowiednie
predyspozycje do zarządzania projektem według listy zadań. Rolą koordynatora projektów jest wzięcie odpowiedzialności za wszelkie sprawy organizacyjne związane z realizacją projektu szkoleniowo-doradczego. Koordynuje on wszystkie kwestie związane z obsadą trenerską szkoleń wchodzących w skład projektu (zarówno w fazie planowania oraz zarządzania zmianą w projekcie).

W przygotowanie i realizację każdego projektu EFS powinien być zaangażowany dział finansowo-rachunkowy, który odpowie za przygotowanie budżetu do wniosku o przyznanie dofinansowania, zgodnego z wytycznymi PARP, a następnie rozliczy projekt od strony formalno-finansowej. Zespół projektowy wyłaniany spośród wykwalifikowanych pracowników naszej firmy jest jednym z gwarantów skuteczności dobrze napisanego wniosku aplikacyjnego. Wypracowany przez nas model sprawdził się ponieważ według nas to nie jedna osoba, a zespół jest w stanie przygotować świetny projekt, który ma szanse wygrać i zakończyć się sukcesem. Wspierając się doświadczeniem i wiedzą wyniesioną z pierwszego konkursu ogłoszonego przez PARP w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki będziemy przygotowywać nowe wnioski o dofinansowanie starając się sprostać jednocześnie wszystkim wymogom określonym w obowiązujących wytycznych.

Pierwszy konkurs w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki za nami. Czy teraz będzie nam łatwiej aplikować o środki unijne? Zasady i kryteria następnych edycji konkursu będą ewoluować. Już teraz obserwujemy jak zmieniają się wytyczne i wymagania, a przez to na pewno pojawią się nowe problemy do rozstrzygnięcia przy planowaniu kolejnych projektów. Jednak zdobyte doświadczenie daje nam poczucie, że warto brać udział w przyszłych konkursach i podjąć się wyzwań z nimi związanych. Fundusze unijne niosą ze sobą nowe szanse i możliwości, które warto wykorzystać.

Joanna Dębek
Koordynatorka projektów EFS
Małgorzata Bogusławska
Kierownik Działu Projektów
Paulina Karlińska
Koordynatorka projektów
House of Skills