Prowadzisz nierzetelnie ewidencję, nie odliczysz wydatków na samochód

Podkreślił to Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 11 września 2008 r. (I SA/Gd 248/08). To przestroga dla przedsiębiorców, którzy lekceważą formalne wymogi i nieprawidłowo dokumentują wydatki na firmowy środek lokomocji.

Organy podatkowe zakwestionowały rozliczenie kosztów eksploatacji samochodu osobowego, który spółka wynajmowała od swojego udziałowca. Wyliczyły na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, że powinien on codziennie (także w soboty, niedziele i święta) przejeżdżać 289 kilometrów. Tymczasem z faktur z punktu serwisowego auta wynikało, że jego roczny przebieg wynosił tylko około 30 000 kilometrów. Poza tym spółka nie potrafiła wytłumaczyć nieścisłości w opisie przejazdów. Wyjaśniała, że osoba prowadząca ewidencję „pomieszała cele i trasy służbowych wyjazdów”.

Kolejnym argumentem za zakwestionowaniem kosztów było to, że ewidencja przebiegu nie zawiera niektórych podstawowych elementów, tj. oznaczenia przedsiębiorcy, danych osoby, która używa pojazdu, oraz pojemności jego silnika.

I to – zdaniem sądu – wystarczy, aby przyznać fiskusowi rację. Już samo niespełnienie wymogów formalnych dyskwalifikuje poniesione przez podatnika wydatki. Jak stwierdził sąd: „braki formalne z okazanej ewidencji (brak oznaczenia przedsiębiorcy, brak nazwiska, imienia, adresu osoby używającej pojazdu, brak numeru rejestracyjnego pojazdu) w istocie uniemożliwiają jednoznaczne powiązanie ewidencji z działalnością spółki”.

Odnosząc się do zapisów w ewidencji, sąd podkreślił: „prowadzona nierzetelnie, tj. nieodzwierciedlająca stanu rzeczywistego ewidencja przebiegu pojazdu nie może stanowić dowodu na wykorzystanie w działalności gospodarczej samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku podatnika oraz na ilość kilometrów przejechanych tym samochodem dla celów tej działalności”.

To kolejny wyrok, który potwierdza, jak duże znaczenie mają zapisy w ewidencji przebiegu pojazdu. Przykładowo w orzeczeniu z 8 lutego 2007 r. (II FSK 189/06) Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że wadliwe jej prowadzenie wyklucza zaliczenie wydatków na samochód do kosztów.

Przypomnijmy, że ewidencję przebiegu pojazdu trzeba prowadzić, jeśli wykorzystujemy w działalności samochód osobowy, który nie jest środkiem trwałym. Wydatki na jego eksploatację są kosztem tylko do wysokości limitu. Wylicza się go mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. Mówi o tym art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT. Aby ustalić, ile przejechał samochód, trzeba prowadzić ewidencję jego przebiegu. Jeżeli jej nie mamy, wydatki na używanie auta nie mogą być kosztem. Jeśli w firmie wykorzystywanych jest kilka samochodów, ewidencja przebiegu musi być prowadzona dla każdego z nich.

Ewidencja powinna zawierać:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby, która używa pojazdu,

- numer rejestracyjny i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za 1 km przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu oraz - podpis podatnika i jego dane.

Tak więc z ewidencji powinno wynikać, gdzie przedsiębiorca jeździł służbowo. Jak stwierdził NSA w wyroku z 7 kwietnia 1998 r. (III SA 868/97): „Podatnik w prowadzonej przez siebie ewidencji przebiegu pojazdu ma obowiązek ścisłego określenia celu wyjazdu, który winien być oceniony w kategoriach, czy był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu”.

Jakie wydatki możemy rozliczyć w ramach limitu kilometrówki? Jak czytamy w wyroku NSA z 28 maja 1999 r. (I SA/ Gd 760/97): „w przypadku samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko wydatki związane z używaniem samochodu na potrzeby działalności, do wysokości określonego limitu (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT). Pod pojęciem »używanie« mieszczą się wydatki związane z bieżącą eksploatacją samochodu, których poniesienie jest niezbędne, aby samochód mógł funkcjonować. Do wydatków tych można zaliczyć wydatki na bieżącą eksploatację (paliwo, oleje, części zamienne, konserwacje i drobne naprawy), opłaty za korzystanie z parkingu itp.”. Także w interpretacji Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z 2 maja 2007 r. (I US I/415-11/07) stwierdzono, że wydatkami na eksploatację są „wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu, jak wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy”.

W ten sposób można rozliczyć np. samochody osobowe wykorzystywane w firmie na podstawie umowy najmu albo użyczenia. Korzystniej jest przy leasingu operacyjnym. Jak wynika z art. 16 ust. 3b ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 3b ustawy o PIT, limit kilometrówki oraz obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu. Wydatki na ich eksploatację mogą więc być kosztem w całości, oczywiście tylko wtedy, gdy pojazd faktycznie jest wykorzystywany na potrzeby działalności.

Potwierdził to Departament Podatków Dochodowych Ministerstwa Finansów w wyjaśnieniach zamieszczonych w Biuletynie Skarbowym nr 6/2007. Potwierdzają to też urzędy, np. Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 19 marca 2007 r. (1472/ ROP1/423-33/07/KM).
Przemysław Wojtasik