System alarmowy zwiększa wartość budynku albo jest amortyzowany osobno

Ale jak go rozliczyć? Jest kilka możliwości.

Podatkowa kwalifikacja wydatków związanych z instalacją systemu alarmowego bądź też telewizji przemysłowej zależy przede wszystkim od tego, czy firma kupująca te dobra jest właścicielem budynku, w którym są one montowane, czy też inwestuje w nieruchomości obce. Istotnym kryterium jest także wartość zakupów.

Zacznijmy od omówienia inwestycji w system bezpieczeństwa, zamontowany w budynku, który jest własnością firmy. Jeżeli takiego systemu wcześniej nie było, wydatki należy potraktować - co do zasady - jako ulepszenie środków trwałych. Nie jest to jedyna możliwość.

Tańsze od razu do kosztów

Zgodnie z art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej ustawa o CIT) środki trwałe uważa się za ulepszone w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, gdy suma wydatków, która powiększa ich wartość początkową, przekracza 3500 zł oraz gdy wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Jeżeli nakłady nie przekroczą tej kwoty, można je jednorazowo zaliczyć do kosztów. Natomiast wydatki, które zostały poniesione na ulepszenie i przekraczają 3500 zł, powiększają wartość środka trwałego.

Jeżeli więc wartość początkowa systemu alarmowego nie przekracza 3500 zł, wydatki poniesione na jego nabycie można zaliczyć do kosztów w miesiącu oddania do używania (art. 16d ust. 1 ustawy o CIT). W tym wypadku nie ma konieczności zwiększania wartości początkowej nieruchomości, w której system alarmowy jest zainstalowany.

Droższy amortyzujemy...

Jeżeli wydatki na zakup systemu alarmowego przekroczą 3500 zł, trzeba go amortyzować. Przy amortyzacji instalacji alarmowej możliwe jest uznanie jej za samodzielny środek trwały lub przyjęcie, że zwiększa ona wartość początkową innego środka trwałego, którym będzie co do zasady budynek.

Jeżeli system alarmowy jest nierozerwalnie związany z budynkiem, wówczas należy przyjąć, że zwiększa on jego wartość początkową (przy zachowaniu przesłanek ulepszenia, o których była mowa wcześniej). Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia zarówno w przypadku nowo budowanych budynków, jak również już istniejących, które są później przebudowywane. Można przyjąć, że system alarmowy stanowi element budynku, jeżeli jest w taki sposób przygotowany, iż jest stałą jego częścią, np. poprzez instalację elektryczną lub podobną.

Jednocześnie - jak wynika z Klasyfikacji Środków Trwałych - do wyposażenia budynku zalicza się wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe, m.in. instalacje elektryczne i sygnalizacyjne.

...zwiększając wartość budynku

Uznanie systemu alarmowego za część budynku będzie więc oznaczać zwiększenie wartości początkowej takiego budynku, stanowiącego środek trwały, o wartość systemu. W przypadku budowy nowego budynku jego wartość zostanie zwiększona o wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia takiego środka trwałego rzeczowych składników majątku, a więc elementów systemu alarmowego, i wykorzystanych usług obcych. Koszt instalacji alarmowej zwiększy zatem ogólną wartość środka trwałego i zostanie zamortyzowany w ramach budynku jako środka trwałego (na przewidzianych dla niego zasadach). W sytuacji gdy system alarmowy powstaje (jest dodawany) w trakcie amortyzacji budynku i stanowić będzie integralną część tego środka trwałego, powinniśmy przyjąć, że budynek został ulepszony. Muszą być tu spełnione trzy warunki:

∑ wydatki na system muszą być związane z przebudową, rozbudową, rekonstrukcją, adaptacją albo modernizacją budynku,
∑ powinny powodować wzrost wartości użytkowej środka trwałego,
∑ suma wydatków w roku podatkowym przekracza 3500 zł.
W przeciwnym razie wydatki na system alarmowy będzie można bezpośrednio zaliczyć do kosztów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT jako wydatki związane z funkcjonowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej.

Może być samodzielny

System alarmowy może stanowić samodzielny środek trwały, jeżeli nie wchodzi w skład innego. Jak wynika z Klasyfikacji Środków Trwałych, urządzenia alarmowe i sygnalizacyjne sklasyfikowane są w grupie 6, podgrupie 62, rodzaju 624. Jeżeli system alarmowy zostanie uznany za samodzielny (odrębny) środek trwały, wówczas zasady amortyzacji również są uzależnione od jego wartości początkowej. W przypadku gdy wartość początkowa takiego środka trwałego jest równa lub niższa niż 3500 zł, można naliczać odpisy amortyzacyjne zgodnie z ogólnymi zasadami, przewidzianymi w art. 16h – 16m ustawy o CIT, albo jednorazowo w miesiącu oddania do używania, albo w miesiącu następnym. W odniesieniu do takich środków trwałych mamy więc możliwość dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.

W sytuacji gdy wartość początkowa środka trwałego (systemu alarmowego) jest wyższa niż 3500 zł, można zastosować metody amortyzacji przewidziane w art. 16h – 16m ustawy o CIT. Do takiego środka trwałego zastosowanie ma 10-proc. stawka amortyzacyjna (zgodnie z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych). Przy amortyzacji systemu alarmowego podatnicy mogą stosować zarówno metodę liniową, jak i degresywną.

Nowoczesne szybciej

Możliwe też jest uznanie systemu za urządzenie poddane szybkiemu postępowi technicznemu (jeżeli jest zaawansowany technicznie). Zgodnie z objaśnieniami do załącznika nr 1 do ustawy o CIT przez takie środki trwałe rozumie się maszyny, urządzenia i aparaturę, w których zastosowane są układy mikroprocesorowe lub systemy komputerowe, spełniające założone funkcje dzięki wykorzystaniu w nich najnowszych zdobyczy techniki, a także pozostałą aparaturę naukowo-badawczą i doświadczalno-produkcyjną. Wówczas można podwyższyć stawkę amortyzacyjną – zgodnie z art. 16i ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT – do 20 proc. rocznie (a więc skrócić okres amortyzacji do pięciu lat). Takie możliwości istnieją tylko przy potraktowaniu systemu jako samodzielnego środka trwałego.

Można jednorazowo

Przedsiębiorcy będący tzw. małymi podatnikami oraz firmy rozpoczynające działalność mogą dokonać jednorazowych odpisów amortyzacyjnych. Mówi o tym art. 16k ust. 7 - 12 ustawy o CIT. Możliwość ta dotyczy środków trwałych zaliczonych do grup 3 – 8 Klasyfikacji Środków Trwałych (chodzi zatem o systemy, które są odrębnym środkiem trwałym), z wyłączeniem samochodów osobowych. Można to zrobić w roku podatkowym, w którym te składniki zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Roczny limit to kwota 50 000 euro. Jednakże nowe firmy mogą to zrobić jedynie w roku rozpoczęcia działalności.

>Gdy inwestujemy na cudzym

System alarmowy może być zainstalowany w budynku, który nie jest własnością inwestora. Może się także zdarzyć, że po jego instalacji nie będzie możliwości demontażu po zakończeniu okresu świadczenia usług w tym budynku (np. agencja ochrony zainstalowała u klienta zaawansowany technicznie system monitoringu). W takim wypadku system stanowi co do zasady inwestycję w obcym środku trwałym.
∑ Ważna jest wartość
Czy inwestycją w obcych środkach trwałych są wszystkie wydatki, czy jedynie te, które je ulepszają, a więc podwyższają wartość? Z przepisów wynika, że chodzi tu jedynie o wydatki, które ulepszają wartość środka trwałego, oraz o zakup części składowych i peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł. Nie można mówić natomiast o inwestycji w obcym środku trwałym w przypadku jego remontu. W tej sytuacji całość poniesionych wydatków stanowi koszt w momencie ich poniesienia. Jeżeli wartość systemu byłaby niższa niż 3500 zł, wydatki na jego nabycie są kosztem w miesiącu oddania do używania.

∑ Koszty przez dziesięć lat
Przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych podlegają amortyzacji niezależnie od przewidywanego okresu używania (art. 16a ust. 2 ustawy o CIT). Stawka amortyzacji dla inwestycji w obcych budynkach (lokalach, budowlach) nie może być mniejsza niż 10 proc. rocznie.

∑ Co po rozwiązaniu umowy
Spore wątpliwości wśród inwestorów wywołują podatkowe konsekwencje wcześniejszego rozwiązania umowy najmu obiektu. W takiej sytuacji powstaje pytanie: czy niezamortyzowana w momencie rozwiązania umowy część inwestycji jest dla firmy kosztem uzyskania przychodu? Niestety, przepisy dotyczące takiej sytuacji mogą być przez niektóre organy podatkowe interpretowane niekorzystnie dla firm. Analiza art. 15 ustawy o CIT w związku z art. 16 ust. 1 pkt 1 i 5 może bowiem prowadzić do wniosku, że niezamortyzowana część inwestycji nie jest kosztem. W tym wypadku nie mamy bowiem do czynienia ani ze sprzedażą środka trwałego, ani z jego stratą. Następuje tu wydanie środka trwałego właścicielowi z mocy prawa. Na szczęście w ostatnim czasie stanowisko organów podatkowych wydaje się łagodniejsze. Możliwością wyeliminowania tych potencjalnych negatywnych konsekwencji jest uzyskanie od właściciela środka trwałego jego niezamortyzowanej wartości. Kwota zwrotu nie stanowi przychodu w firmie, która dokonała inwestycji (zgodnie z
art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT). Natomiast u właściciela rzeczy ta kwota podwyższa wartość początkową środka trwałego podlegającego amortyzacji. W przypadku gdy właściciel środka trwałego nie dokona takiego zwrotu, otrzymuje nieodpłatne świadczenie, które podwyższa jego przychód.

Paweł Jabłonowski
Autor jest doradcą podatkowym w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy
Rzeczpospolita