Wydatki na Mikołaja, śledzia i choinkę, czyli jak rozliczyć święta w kosztach

Ten okres to dla przedsiębiorców wiele wydatków i twardy orzech do zgryzienia z ich rozliczeniem.

Niestety, do wigilijnych inwestycji muszą podejść bardzo przyziemnie i po prostu wykazać, że świąteczne przyjęcie, dekoracje, paczki i kartki z życzeniami mają związek z działalnością i firmowymi przychodami. Inaczej fiskus wyrzuci je z kosztów.

Przyjęcie integruje zespół

Czy można zaliczyć do podatkowych kosztów wydatki na wigilijne spotkanie dla pracowników? To pytanie zadaje sobie prawie każdy księgowy. Zakładowy śledzik jest bowiem odwiecznym zwyczajem w wielu firmach. I nie tylko zwyczajem, gdyż wspólne spotkanie przy świątecznym stole to okazja do podsumowania roku i podziękowania załodze za trud i wysiłek. I przede wszystkim szansa na stworzenie dobrej atmosfery pracy. A dobra atmosfera to większa wydajność i wyższe obroty. Takie spotkania integrują zespół i nie powinno być wątpliwości, że pracodawca organizuje je po to, aby poprawić relacje w firmie. Odpowiedź wydaje się więc prosta: tak, wydatki na pracowniczą wigilię mogą być kosztem, gdyż są związane z działalnością.

Czy te argumenty mogą przekonać fiskusa? Są na to spore szanse, zwłaszcza po piśmie Ministerstwa Finansów zamieszczonym na początku 2006 r. na stronach internetowych resortu (PB3/GM-8213-298/05/ 1680). Ministerstwo przyznało, że wydatki na spotkania integracyjne mogą być kosztem podatkowym, ponieważ „mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą, a przez to zwiększenie efektywności ich pracy”.

Także z analizy interpretacji wynika, że organy podatkowe akceptują odliczenie wydatków na świąteczne imprezy.

Fiskus często korzystnie...

Spójrzmy na interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 maja 2008 r. (ITPB3/423-101/08/MK). Spółka zapytała, czy może zaliczyć do kosztów wydatki na wigilijne i noworoczne spotkania dla pracowników. W odpowiedzi przeczytała, że kosztem są „wydatki na organizację imprez okolicznościowych dla pracowników, których celem jest poprawa atmosfery w pracy i w konsekwencji większa motywacja i efektywność w pracy”. Dotyczy to też spotkań wigilijnych i noworocznych „mających na celu poprawę komunikacji wewnętrznej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie pracowników, budowanie zespołu, poprawę atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika”. Podsumowując, izba uznała, że wydatki na imprezę mogą być kosztem. Zaznaczyła jednak, że spotkanie musi mieć integracyjny charakter.

Bardziej zdecydowaną odpowiedź dała Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 18 grudnia 2007 r. (ILPB3/423-119/ 07-2/MC), w której czytamy: „Zorganizowanie dla pracowników imprez integracyjnych, wyjazdów szkoleniowo-integracyjnych oraz spotkań wigilijnych sprzyja wytworzeniu dobrej atmosfery w pracy oraz wpływa na zacieśnienie więzi pracowników z firmą. (...) Uczestnicząc w tego rodzaju spotkaniach pracownicy konsolidują się z firmą, a mając świadomość, że pracodawca o nich dba, sumienniej wywiązują się ze swojej pracy. Efektywność pracy wykonywanej przez silnie zmotywowany i zharmonizowany zespół przekłada się w konsekwencji na przychody uzyskiwane przez firmę”. Reasumując, wydatki na takie spotkanie są podatkowym kosztem.

...sąd zasiał wątpliwości

Jak więc widać, organy podatkowe doceniają zalety świątecznych spotkań. Dostrzegają też ich wpływ na dobrą atmosferę pracy. Wydaje się to oczywiste, choć ziarno niepewności zasiał w tej sprawie warszawski Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z 13 lutego 2007 r. (III SA/Wa 4283/06). Zgodził się wprawdzie, że wydatki na imprezę to koszty pośrednio związane z przychodem. Podkreślił jednak, że nie można ich automatycznie odliczać. Decyduje bowiem o tym cel spotkania. Zdaniem sądu nie mają związku z przychodem wydatki na wigilijny poczęstunek. Jak czytamy w wyroku: „tego typu spotkania wynikają ze zwyczaju, tradycji obchodzenia świąt, a zatem ich cel jest zupełnie inny i niedający się powiązać z przychodem chociażby w sposób pośredni”.

Wigilia z nagrodami?

Poza tym sąd stwierdził: „Podatnik organizując dla pracowników określoną imprezę musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające na konsumpcji czy też rekreacji sportowej nie będzie kosztem uzyskania przychodów”. Jako przykład uzasadnionego wydatku sąd podał imprezę, na której nagradzane są osoby wyróżniające się w pracy. Wpływa to pozytywnie na innych i mobilizuje do sumiennych i efektywnych działań. Czy podczas wigilii wypada organizować konkursy albo wyróżniać najlepszych pracowników? Niekoniecznie. Wydaje się, że samo spotkanie przy opłatku i składanie sobie życzeń integruje zespół i poprawia atmosferę, a pracodawca nie musi zapewniać dodatkowych atrakcji. Ale nie można dać gwarancji, że w sporze z fiskusem to wystarczy.

| Pieniędzy nie bierz z funduszu Czy impreza wigilijna powinna być finansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? Niekoniecznie (choć tak często bywa), bowiem sposób wykorzystania środków funduszu uzależniony jest od sytuacji materialnej pracownika. A w firmowej integracji z reguły uczestniczą wszyscy chętni. W takim wypadku spotkanie trzeba opłacić z bieżących środków. Tak też uważa Ministerstwo Finansów, które w przytaczanym wcześniej piśmie z 2006 r. podkreśliło: „organizacja imprezy okolicznościowej nie powinna być finansowana ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeżeli nie uzależnia przyznawania tego świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu”. Potwierdził to też WSA w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2007 r. (III SA/Wa 4283/06). Jeśli spotkanie jest jednak sfinansowane z funduszu, musimy pamiętać, że kosztem będą tylko odpisy (w momencie wpłaty na jego rachunek). |
| --- |

Zdaniem eksperta

Arkadiusz Michaliszyn doradca podatkowy, partner w kancelarii CMS Cameron McKenna
Nie powinno być wątpliwości, że wigilijna impreza ma związek z działalnością pracodawcy. Organizuje ją przecież po to, aby sprawić zatrudnionym przyjemność, i liczy na to, że będą lepiej pracować. Podobnie jest np. z premiami, a przecież nikt nie wyrzuca ich z kosztów. Dlatego kuriozalne wydaje się uzasadnienie wyroku WSA w Warszawie z 13 lutego 2007 r., z którego wynika, że kosztem mogą być tylko wydatki na takie spotkania, na których wprowadzono dodatkowe elementy integracyjne, np. współzawodnictwa. O ile można sobie to wyobrazić podczas firmowych wyjazdów, to trudniej w czasie wigilijnego przyjęcia. Niewątpliwie ma ono na celu poprawę atmosfery w pracy, przedsiębiorca może więc zaliczyć wydatki na jego organizację do kosztów. Wyrok warszawskiego WSA wprawdzie skomplikował sytuację, ale miejmy nadzieję, że to jednostkowe orzeczenie i nie przyjmie się w judykaturze. *Musimy podzielić imprezę, gdy są na niej goście z zewnątrz *

Urząd skarbowy może zakwestionować rozliczenie świątecznego spotkania, jeśli uczestniczą w nim także kontrahenci. Organizator powinien więc rozdzielić wydatki

Mało kto to robi, zresztą przy większych imprezach trudno ustalić, ilu było pracowników, a ilu kontrahentów. Ale interpretacje fiskusa są jednoznaczne: wydatki związane z przyjęciem dla osób spoza firmy nie mogą być kosztem. Firmy, które chcą uniknąć sporu z urzędem, powinny więc proporcjonalnie podzielić wydatki na poszczególnych uczestników. Czyli kwotę z faktury podzielić przez liczbę biesiadników i do kosztów zaliczyć tylko część przypadającą na pracowników. Jeśli tego nie zrobimy, wyręczy nas urząd, co może źle się skończyć.

Reprezentacja przed klientem...

Dlaczego trzeba rozdzielać wydatki na imprezę? Gdyż te związane z uczestnictwem kontrahentów są uważane za koszty reprezentacji. A tych nie można odliczyć od przychodów. Potwierdził to Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 12 czerwca 2008 r. (III SA/ Wa 157/08), który uznał, że wydatki na imprezę dla kontrahentów są kosztami reprezentacji, gdyż mają na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu.

Fiskus nie ma wątpliwości, że wydatki na przyjęcie dla osób spoza firmy to koszty reprezentacji, których nie można odliczyć. Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 18 grudnia 2007 r. (ILPB3/423-119/07-2/MC): „wydatki na zorganizowanie spotkań wigilijnych, w których oprócz pracowników uczestniczą osoby im towarzyszące lub członkowie ich rodzin, można uznać za koszt uzyskania przychodu jedynie w części przeznaczonej dla pracowników, jeżeli istnieje możliwość ich wydzielenia”.

...ale nie przed pracownikiem

Przyjmuje się natomiast, że nie jest reprezentacją firmy spotkanie, w którym uczestniczą tylko pracownicy. Przepisy wyłączają z kosztów wydatki na „usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”, ale tylko wtedy, gdy wiążą się właśnie z reprezentacją. Pracownicza impreza ma charakter wewnętrzny i nie jest działaniem skierowanym do klientów firmy. Nie jest to reprezentacja, a wydatki można zaliczać do kosztów na ogólnych zasadach.

Wyłączenia z kosztów

Warto też zwrócić uwagę na interpretację Izby Skarbowej w Opolu z 19 sierpnia 2006 r. (PDI/4270-0006/06/ PK). Spółka zapytała o rozliczenie święta zakładowego, w którym, oprócz pracowników, uczestniczyli członkowie rady nadzorczej.

Wydatki na imprezę dla pracowników (zakup artykułów spożywczych, wynajem pomieszczenia i opłata za konsumpcję w lokalu) można zaliczyć do kosztów – uznała izba skarbowa. Spółka nie może natomiast odliczyć wydatków w części dotyczącej członków rady nadzorczej. Nie pozwala na to art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT.

*Życzenia plus reklama * Powinszowania dla kontrahentów to świąteczny, biznesowy zwyczaj. Składamy klientowi życzenia i przypominamy o naszej firmie

Czy jest to reprezentacja? Nie, gdyż wiąże się ona z okazałością, wystawnością i ponadstandardowym działaniem. Natomiast kartki z życzeniami to coroczna tradycja i nie można uznać, że wysyłając je zwracamy szczególną uwagę na naszą firmę. Tym bardziej że sami też je dostajemy i nietaktem byłby brak rewanżu.

Winszujemy najlepszego...

Złożenie życzeń kontrahentom nie jest więc czymś nadzwyczajnym. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 3 marca 2008 r. (IBPB1/415-152/08/AB), w której czytamy: „kartki świąteczne nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy i raczej to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania”. Izba skarbowa zgodziła się, że wydatki na kartki można zaliczyć do kosztów. Zastrzegła jednak, że nie mogą mieć „znamion okazałości czy też wystawności”.

...i się promujemy

Poza tym kartka to dobra okazja do zareklamowania firmy. Z reguły jest na niej wyraźne logo, czasami informacje o produktach, a nawet hasła reklamowe. Choć może się to wydawać niestosowne, celem świątecznej kartki jest często promocja firmy.

Warto tu zwrócić uwagę na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warsza- wie z 7 grudnia 2005 r. (III SA/ Wa 2865/05). Jego zdaniem kartki świąteczne powinny być rozliczone w ramach limitu wydatków na reprezentację i reklamę niepubliczną. Tego limitu już nie ma (od 1 stycznia 2007 r.) i wszystkie wydatki na reklamę mogą być kosztem bez ograniczeń. Ważne natomiast jest rozróżnienie między reklamą a reprezentacją. Z wyroku wynika, że sąd zakwalifikował wydatki na kartki do tej pierwszej kategorii. Jak czytamy w orzeczeniu: „Stanowisko organów podatkowych, że wydatki dotyczące zakupu kalendarzy, kart świątecznych i kopert stanowiły koszty reklamy niepublicznej objęte limitem 0,25 proc. przychodu, jest uzasadnione”. Sąd podkreślił, że wysyłka do klientów kartek świątecznych służy reklamowaniu działalności podatnika. I przyznał rację organom podatkowym, że skoro kartki rozprowadzono w kręgu oznaczonych odbiorców, mamy do czynienia z reklamą niepubliczną.

Zdaniem eksperta

Anna Pęczyk-Tofel doradca podatkowy z Kancelarii Podatkowej Jeschke Rentflejsz Dasiewicz
Wysyłanie kartek świątecznych z logo firmy to powszechnie praktykowany biznesowy zwyczaj. Świadczy o tym najlepiej to, że rezygnując z przesyłki, firmy informują swoich kontrahentów o przeznaczeniu zaoszczędzonych pieniędzy na cele charytatywne. Kartki świąteczne stały się zatem nieodłącznym elementem prowadzonej działalności gospodarczej. Czy związane z nimi wydatki można zaliczyć do kosztów? Decydująca jest ich kwalifikacja: czy są to wydatki na reprezentację, czy też reklamę. Za reprezentację, którą zgodnie z większością definicji słownikowych charakteryzuje wytworność oraz wystawność, uznaje się wszelkiego rodzaju działania mające na celu stworzenie i utrwalenie dobrego wizerunku firmy. Wydaje się jednak, że kartki świąteczne ze względu na niską wartość jednostkową nie spełniają kryterium wytworności ani wystawności. Nie są zatem kosztem reprezentacji. Podobne stanowisko prezentują organy podatkowe, które uznają, że kartki z życzeniami, podobnie jak drobne gadżety wręczane kontrahentom (np. długopisy,
kalendarze, kubki itp.), nie mają charakteru reprezentacyjnego. Tak więc kartki świąteczne z logo firmy są formą reklamy. Nie musi ona bowiem dotyczyć wyłącznie oferowanych towarów lub usług. Może też wiązać się z promocją samej firmy i jej logo. *Coroczna tradycja, a nie reprezentacja *

Świąteczna atmosfera ma przyciągnąć klientów i stworzyć im przyjemne warunki do robienia zakupów, a przystrojenie firmy to coroczny zwyczaj, a nie działanie reprezentacyjne

Wydatki na okolicznościową dekorację mogą więc być podatkowym kosztem. Czy taka argumentacja przekona fiskusa? Są na to spore szanse. Ostatnio bowiem zmienia się podejście do reprezentacji i organy podatkowe coraz częściej uważają, że są to czynności związane z okazałością i wystawnością, czyli czymś ponadstandardowym. Oczywiście świąteczne akcesoria tworzą pozytywny wizerunek firmy, trudno jednak uznać za okazałe i wystawne normalne wyposażenie dostosowane do okoliczności. Wręcz przeciwnie, „wyróżniać” się raczej będzie firma bez bożonarodzeniowych bibelotów. Tak więc wydatki na świąteczną dekorację (choinka, bombki, kwiaty) mogą być kosztem uzyskania przychodów. Podobnie będzie z opłatą za usługi wynajętego Mikołaja, który chodzi po sklepie i zachęca klientów do zakupów. To nie reprezentacja, tylko działanie promocyjne.

Zwyczaj i rynkowy wymóg...

Co na to organy podatkowe? Spójrzmy na interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 lutego 2008 r. (ILPB3/423-235/ 07-2/MC). Spółka pytała o rozliczenie zakupów kwiatów, choinek, lampek, stroików i bombek, a także usług dekoratorskich. Jej zdaniem nie są to wydatki na reprezentację, nie wiążą się bowiem z okazałością i wystawnością. Podobnie uważa izba skarbowa. Podkreśliła, że takie zakupy „nie stanowią działań o charakterze wyjątkowym, specjalnym, mającym na celu okazałe, ekskluzywne czy wytworne – odbiegające od zwyczajowo przyjętego w danej branży i okolicy – reprezentowanie przedsiębiorstwa”. Należy zatem uznać je za koszty funkcjonowania firmy, ponieważ „wystrój świąteczny jest w obecnych warunkach rynkowych wymogiem stawianym przez klientów”. Podsumowując: „wydatki na zakup kwiatów ciętych do wystroju pomieszczeń spółki i dekoracji w postaci choinek, lampek, stroików, bombek, pisanek, a także zakup usług dekoratorskich w celu udekorowania budynku i pomieszczeń spółki z okazji świąt, w opisanym stanie
faktycznym i prawnym, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przyczyniają się one pośrednio do wzrostu przychodów spółki, zatem na podstawie art. 15 ust. 4d ustawy potrącalne są w dacie ich poniesienia”.

...chyba że dekoracja jest ekskluzywna

Izba skarbowa zastrzegła jednak, że kosztem reprezentacji mogą być wydatki na akcesoria „ekskluzywne”. Jak czytamy w odpowiedzi: „Gdyby dekoracje przekraczały zwyczajowo przyjęte normy w danej branży czy okolicy, były nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie, poprawiały znacząco estetyczny wizerunek firmy oraz były umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są zazwyczaj tylko określeni klienci (np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących spółkę), wtedy zastosowanie znalazłby przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, tj. wydatki spółki na wystawne dekoracje nie mogłyby zostać uznane przez spółkę za koszty uzyskania przychodów”.

Zdaniem eksperta

Edyta Głębicka doradca podatkowy, wspólnik Spółki Doradztwa Podatkowego Manugiewicz, Trzaska i Wspólnicy
Uważam, że wydatki na świąteczną choinkę oraz ozdoby to po prostu koszty funkcjonowania firmy, takie same jak np. wydatki na rośliny doniczkowe, które ustawiamy w biurze, obrazy i zasłony. Świąteczne dekoracje są zwyczajnym wystrojem firmy, tyle że sezonowym i na swój sposób szczególnym. I nie ma znaczenia, gdzie jest choinka, tzn. czy mogą ją podziwiać tylko pracownicy, czy także klienci. Ustawienie jej w holu firmy lub w sali konferencyjnej nie sprawia, że nagle jest bardziej wystawna i okazała, niż gdyby stała w biurach pracowników. Kwalifikacji wydatków nie powinien też zmieniać rodzaj zawieszonych na choince ozdób, w szczególności czy będzie na nich logo firmy lub inne identyfikujące ją elementy. Trudno też wartościować ozdoby i zastanawiać się, czy odbiegają od ogólnie przyjętych, zwyczajowych, powodując, że nasza choinka staje się bardziej drogocenna i przez to ma charakter reprezentacyjny. Obecnie zresztą klimat świąteczny jest tak powszechnie eksponowany i to na coraz wymyślniejsze sposoby, że można
zaryzykować stwierdzenie, iż brak choinki czy innych dekoracji świątecznych w naszej firmie zwróciłby uwagę, a może i spowodował zdziwienie nie tylko pracowników, ale także gości. Bożonarodzeniowe dekoracje nie są więc niczym nadzwyczajnym, co wpływa na szczególny odbiór firmy w oczach innych osób, w szczególności zachęcając je do współpracy właśnie z nią czy kupowania jej produktów. Choinka świąteczna stojąca w miejscu naszej działalności nie jest elementem akcji reklamowej i nie decyduje o naszej wystawności (nie reprezentujemy się w ten sposób). Podkreśla tylko atmosferę szczególnego okresu, dostosowując estetykę firmy do otoczenia. Są to zatem bieżące koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nie uznałabym przy tym choinki za wyposażenie (gdy jest sztuczna), ponieważ nie korzystamy z niej na stałe. *Z kosztów wyrzucamy tylko ekskluzywne prezenty *

Eleganckie pióro dla kontrahenta to reprezentacja, nie może więc być kosztem. Odliczymy za to zwykły kalendarz z logo

Firma musi podzielić upominki na masowo rozdawane gadżety i prezenty o większej wartości dla wybranych osób. Pierwsze zaliczy do kosztów, drugich nie. Tak wynika z interpretacji fiskusa.

Odliczymy drobne upominki...

Organy podatkowe nie mają nic przeciwko wrzucaniu w koszty wydatków na drobne reklamowe upominki. Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 3 marca 2008 r. (IBPB1/415-152/ 08/AB): „materiały reklamowe (gadżety) o niskiej wartości (np. długopis, kubek, kalendarz, breloczek) wydawane masowo potencjalnym klientom, jak i kartki świąteczne nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy i raczej to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania”.

Podobnie było w sprawie rozpatrzonej przez Izbę Skarbową w Poznaniu w interpretacji z 15 kwietnia 2008 r. (ILPB3/423-75/08-4/MC). Uznała, że drobne prezenty nie mają reprezentacyjnego charakteru, gdyż są powszechnie rozdawane. Ponadto mają niewielką wartość, nie spełniają więc kryterium okazałości i wystawności. Jak czytamy w interpretacji: „działania spółki polegające na przekazywaniu gadżetów firmowych, w postaci długopisów, piór, smyczy, kalendarzy, czapek, portfeli, latarek itp., opatrzonych logo spółki, przeznaczonych do nieodpłatnego rozprowadzenia na spotkaniach wśród kontrahentów i kooperantów, spełniają funkcję reklamową, gdyż zmierzają do zwiększenia rozpoznawalności firmy na rynku, poznania cech jakościowych oferowanych wyrobów, ich zalet technicznych, co w efekcie wpływa na zwiększenie zainteresowania oferowanymi towarami, a także zachęca do współpracy i tym samym może wpływać na zwiększenie przychodów”.

...a nie drogie i eleganckie

Fiskus nie godzi się natomiast na odliczenie kosztowniejszych prezentów, gdyż uważa, że wiążą się one z reprezentacją firmy. Jak stwierdziła katowicka izba skarbowa w przytaczanej już wyżej interpretacji z 3 marca 2008 r.: „wręczanie eleganckich i wartościowych upominków tylko wybranym kontrahentom (potencjalnym kontrahentom) ma na celu stworzenie dobrego wizerunku firmy, który spowoduje pozytywne postrzeganie przedsiębiorcy. Takie zachowanie nosi więc znamiona działań reprezentacyjnych i w takiej sytuacji wydatki na ten cel nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu”.

Logo nie zawsze pomoże

Ekskluzywnych upominków nie zaliczymy do kosztów nawet wtedy, gdy mają logo firmy. Jak czytamy w powoływanej wyżej interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 kwietnia 2008 r.: „Samo oznaczenie gadżetu logo firmy (produktu) nie przesądza jeszcze o jego reklamowym charakterze. Przekazywanie prezentów o dużej wartości, mimo że są oznakowane logo, wskazuje na to, że jest to de facto reprezentacja”.

Także Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 4 października 2007 r. (IB-PB3-423-1/07-4/MS) stwierdziła: „w przypadku przekazywania przez wnioskodawcę gadżetów lub prezentów o wyższej wartości wyselekcjonowanym kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom, mimo że będą one oznakowane logo firmy lub logo produktu, gdy celem wydatku jest tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i budowa odpowiednich relacji z klientami, wydatki takie będą miały charakter reprezentacyjny”.

| Trzeba podzielić podarunki Firma musi zdecydować, czy wręcza prezenty po to, aby zachęcić klientów do zakupów (reklama), czy też chce zbudować swój pozytywny obraz (reprezentacja) poprzez wystawne działania. Czyli podzielić prezenty na masowo rozdawane gadżety i upominki o większej wartości dla wybranych osób. Ale nie ma tu uniwersalnych rozwiązań, gdyż dla organów podatkowych podstawowym kryterium podziału jest „drobna”, „niewielka” wartość prezentu. Trudno natomiast określić, gdzie jest granica między mniejszą a większą wartością. Niestety, decyzja w tej sprawie i ryzyko spada na podatnika. Jak stwierdziła bowiem warszawska izba skarbowa w interpretacji z 4 października 2007 r.: „ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ich jednostkowej wartości, ustalenia kręgu obdarowanych, okoliczności wręczania prezentów itp. i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc
działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie”. |
| --- |

Paczka i bon mogą zachęcić do lepszej pracy

Święta to także zakładowa paczka ze smakołykami i talon do supermarketu. Pracownik jest zadowolony i dowartościowany, a firma odlicza wydatki

Ale musi pamiętać o zasadach finansowania takich świadczeń.

Wszystkim po równo

Świąteczne podarunki dla załogi to coroczny zwyczaj. Mają zmotywować zatrudnionych do lepszej pracy i poprawić relacje z przełożonymi. Można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, mają bowiem związek z działalnością pracodawcy. Będzie tak wtedy, gdy wszyscy dostają po równo, a całą akcję finansujemy z bieżących środków.

Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 16 grudnia 1997 r. (PO 3-7802/BO-722-836/97): „Rozdanie zakupionych paczek lub bonów z okazji różnego rodzaju świąt wszystkim uprawnionym pracownikom nie wiąże się z zakresem i charakterem działalności socjalnej (...). Zatem wypłacone przez pracodawcę na rzecz pracownika świadczenia okolicznościowe w postaci bonów towarowych stanowią koszty uzyskania przychodów, gdyż nie obciążają zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracodawcy i nie są objęte działalnością socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych”.

Przykład

Pan Kowalski, właściciel firmy produkcyjnej, obdarował pracowników świątecznymi paczkami. W jego firmie nie ma zfśs. Pan Kowalski sfinansował więc prezenty z bieżących środków. Nie stosował tzw. kryterium socjalnego, o którym mówi ustawa o zfśs. Zakupy mogą więc być zaliczone do kosztów, nie jest to bowiem działalność socjalna.

Kryterium socjalne

Gdy paczki otrzymują tylko niektórzy pracownicy i decyduje o tym ich życiowa, materialna bądź rodzinna sytuacja, pieniądze powinny iść z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wtedy kosztem będą same odpisy – w momencie wpłaty na rachunek funduszu (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT).

*Przykład * Pan Jankowski prowadzący firmę handlową zdecydował się na utworzenie zfśs i przekazanie niektórym pracownikom świątecznych paczek. Przyznał je kierując się sytuacją materialną zatrudnionych. Inwestycję sfinansował z zfśs. Samych zakupów pan Jankowski nie może więc odliczyć, gdyż wcześniej zaliczył do kosztów odpisy wpłacone na rachunek funduszu.

Kiedy z funduszu

Kłopoty mogą się pojawić, jeżeli świąteczne prezenty przyznamy według kryterium socjalnego, ale nie sfinansowaliśmy ich środkami funduszu. Nawet wtedy, gdy pracodawca takiego funduszu nie utworzył. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT nie są kosztem wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Przykład

Pan Adamski prowadzi firmę usługową. Przed świętami przekazał niektórym swoim pracownikom paczki ze smakołykami. Wybór obdarowanych uzależnił od sytuacji materialnej. Pan Adamski nie utworzył w firmie zfśs, paczki sfinansował więc z bieżących środków. Nie może zaliczyć wydatków do kosztów podatkowych.

| Sprawdź sytuację zatrudnionego Przypomnijmy, że zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznawanie ulgowych usług i świadczeń uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionej osoby. Pracodawca powinien uwzględnić to kryterium także przy rozdziale świątecznych paczek. Jak czytamy w wyroku Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00): „Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (...) Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu ogółowi
zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady każdemu po równo. Doświadczenie życiowe pokazuje zarazem, że jest mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej więc możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionymi jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób”. |
| --- |

Przemysław Wojtasik
Rzeczpospolita