Zewnętrzne biuro rachunkowe sposobem na oszczędność w firmie
Firmy, szczególnie w sektorach małych i średnich przedsiębiorstw, szukają różnych sposobów na ograniczenie kosztów związanych z prowadzoną działalnością. Jednym z nich jest rezygnacja z etatu księgowego na rzecz powierzenia spraw księgowo-finansowych firmie zewnętrznej. Z czym to się wiąże?
Outsourcing usług księgowych to rozwiązanie nie tylko przynoszące oszczędność kosztów, ale mogące generować zyski. Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na fakt, że w świetle zmieniających się przepisów doświadczenie profesjonalnego biura rachunkowego ma znaczenie dla każdego przedsiębiorcy. Koszty związane z nieprawidłowym wywiązaniem się z określonych zobowiązań wobec takich instytucji jak ZUS czy Urząd Skarbowy mogą bowiem być ogromne. Zarzut nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych skutkuje najczęściej karą grzywny lub pozbawienia wolności do 2 lat, a nawet obu tymi karami łącznie. Podobnie wygląda to w przypadku niesporządzenia sprawozdania finansowego lub sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości bądź uwzględnienia w nim nierzetelnych danych.
Dlaczego zewnętrzne biuro rachunkowe?
O ile w początkowej fazie działalności prowadzenie księgowości we własnym zakresie jest możliwe, o tyle wraz z rozwojem firmy może być niestety ryzykowne. Jak podaje „Rzeczpospolita”, obliczono, iż drobny przedsiębiorca, aby być na bieżąco ze zmieniającymi się regulacjami prawnymi, powinien poświęcić dziennie 3 godziny i 53 minuty. Zatrudnienie z kolei księgowego na odrębnym etacie w małym przedsiębiorstwie generuje znaczne koszty wynagrodzenia wraz z należnościami dla ZUS czy Urzędu Skarbowego. Dlatego lepszym rozwiązaniem staje się powierzenie tego typu zadań fachowcom z zewnętrznego biura rachunkowego. Jak ich znaleźć? Można odwołać się do doświadczeń znajomych lub wyszukać interesującego nas usługodawcę w internetowej bazie firm, np. PKT.pl – spis biur rachunkowych w Polsce. Tam, wpisując nazwę miejscowości lub regionu, możemy dokonać wyboru interesującego nas biura rachunkowego. Co ważne, sprawdzimy również opinię innych przedsiębiorców
korzystających z usług danej firmy. Dzięki temu już na wstępie możliwe jest dokonanie selekcji i wybranie biura cieszącego się najlepszą opinią wśród użytkowników.
W przypadku firmy zewnętrznej opłaty za usługi księgowe ustalane są w zależności od zakresu działań, jakie mają być świadczone na rzecz danej firmy. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania staje się fakt, że profesjonalne biura rachunkowe bazują na aktualnych przepisach, często specjalizują się w wybranej branży i gromadzą kilku ekspertów w jednym miejscu, a ponadto pełnią również rolę doradczą, podpowiadając optymalne rozwiązania, które mogą przynieść przedsiębiorcy wymierne korzyści w postaci oszczędności lub wzrostu wpływów z prowadzonej działalności.
Inną, istotną zaletą wynikającą z podjęcia współpracy z biurem rachunkowym jest również kwestia zabezpieczenia finansowego. Podpisując umowę o współpracy z taką firmą, możemy mieć pewność, że w przypadku wystąpienia konsekwencji finansowych z tytułu błędów popełnionych przez biuro, możemy się starać o zwrot tych kosztów z polisy OC. Jak bowiem wynika z przepisów Ustawy z dnia 29 września 1994 roku _ O rachunkowości _, biuro rachunkowe zobowiązane jest do wykupu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej pod karą grzywny lub ograniczenia wolności (Art. 76h).
Obsługa księgowa w Polsce
Okazuje się, że outsourcing usług księgowych staje się bardzo popularnym rozwiązaniem wśród polskich przedsiębiorstw. Potwierdza to raport _ Usługi Księgowe w Polsce. Edycja 2013 _ opracowany przez Fundację Rozwoju Biznesu „Starter”. Z usług biur rachunkowych korzysta bowiem aż 62,27% przedsiębiorców, podczas gdy księgowego na etacie zatrudnia zaledwie 9,49% przedsiębiorstw. Zauważalny jest również stosunkowo wysoki odsetek firm, które we własnym zakresie, prowadzą sprawy księgowo-finansowe przy wykorzystaniu dostępnego oprogramowania (18,25%). Przedsiębiorcy rzadko natomiast wykorzystują do prowadzenia księgowości arkusz kalkulacyjny (5,11%) lub księgowość online (4,38%).
O tym, jak popularna staje się obsługa przedsiębiorców przez zewnętrzne biura rachunkowe, może świadczyć tendencja wzrostowa liczby firm świadczących usługi księgowe. O ile w 2011 roku było zarejestrowanych 42 718 takich biur, to dwa lata później odnotowano ich wzrost do liczby 45 250 (źródło: http://www.fundacjastarter.org.pl/tl_files/informatory/raport-uslugi-ksiegowe-2013.pdf).
Podjęcie współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym przynosi nie tylko realne korzyści w postaci oszczędności, ale jest również rozwiązaniem wygodnym i bezpiecznym. Przedsiębiorca nie musi bowiem śledzić na bieżąco zmian w przepisach ani ponosić konsekwencji ewentualnych błędów zatrudnionego księgowego, za to może skupić się na właściwym zagadnieniu, jakim jest rozwój jego firmy, sprawy księgowe pozostawiając profesjonalistom.