Zewnętrzne biuro rachunkowe sposobem na oszczędność w firmie

Outsourcing usług księgowych to rozwiązanie nie tylko przynoszące oszczędność kosztów, ale mogące generować zyski. Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na fakt, że w świetle zmieniających się przepisów doświadczenie profesjonalnego biura rachunkowego ma znaczenie dla każdego przedsiębiorcy. Koszty związane z nieprawidłowym wywiązaniem się z określonych zobowiązań wobec takich instytucji jak ZUS czy Urząd Skarbowy mogą bowiem być ogromne. Zarzut nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych skutkuje najczęściej karą grzywny lub pozbawienia wolności do 2 lat, a nawet obu tymi karami łącznie. Podobnie wygląda to w przypadku niesporządzenia sprawozdania finansowego lub sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości bądź uwzględnienia w nim nierzetelnych danych.

O ile w początkowej fazie działalności prowadzenie księgowości we własnym zakresie jest możliwe, o tyle wraz z rozwojem firmy może być niestety ryzykowne. Jak podaje „Rzeczpospolita”, obliczono, iż drobny przedsiębiorca, aby być na bieżąco ze zmieniającymi się regulacjami prawnymi, powinien poświęcić dziennie 3 godziny i 53 minuty. Zatrudnienie z kolei księgowego na odrębnym etacie w małym przedsiębiorstwie generuje znaczne koszty wynagrodzenia wraz z należnościami dla ZUS czy Urzędu Skarbowego. Dlatego lepszym rozwiązaniem staje się powierzenie tego typu zadań fachowcom z zewnętrznego biura rachunkowego. Jak ich znaleźć? Można odwołać się do doświadczeń znajomych lub wyszukać interesującego nas usługodawcę w internetowej bazie firm, np. PKT.pl – spis biur rachunkowych w Polsce. Tam, wpisując nazwę miejscowości lub regionu, możemy dokonać wyboru interesującego nas biura rachunkowego. Co ważne, sprawdzimy również opinię innych przedsiębiorców
korzystających z usług danej firmy. Dzięki temu już na wstępie możliwe jest dokonanie selekcji i wybranie biura cieszącego się najlepszą opinią wśród użytkowników.

W przypadku firmy zewnętrznej opłaty za usługi księgowe ustalane są w zależności od zakresu działań, jakie mają być świadczone na rzecz danej firmy. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania staje się fakt, że profesjonalne biura rachunkowe bazują na aktualnych przepisach, często specjalizują się w wybranej branży i gromadzą kilku ekspertów w jednym miejscu, a ponadto pełnią również rolę doradczą, podpowiadając optymalne rozwiązania, które mogą przynieść przedsiębiorcy wymierne korzyści w postaci oszczędności lub wzrostu wpływów z prowadzonej działalności.

Inną, istotną zaletą wynikającą z podjęcia współpracy z biurem rachunkowym jest również kwestia zabezpieczenia finansowego. Podpisując umowę o współpracy z taką firmą, możemy mieć pewność, że w przypadku wystąpienia konsekwencji finansowych z tytułu błędów popełnionych przez biuro, możemy się starać o zwrot tych kosztów z polisy OC. Jak bowiem wynika z przepisów Ustawy z dnia 29 września 1994 roku _ O rachunkowości _, biuro rachunkowe zobowiązane jest do wykupu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej pod karą grzywny lub ograniczenia wolności (Art. 76h).

Okazuje się, że outsourcing usług księgowych staje się bardzo popularnym rozwiązaniem wśród polskich przedsiębiorstw. Potwierdza to raport _ Usługi Księgowe w Polsce. Edycja 2013 _ opracowany przez Fundację Rozwoju Biznesu „Starter”. Z usług biur rachunkowych korzysta bowiem aż 62,27% przedsiębiorców, podczas gdy księgowego na etacie zatrudnia zaledwie 9,49% przedsiębiorstw. Zauważalny jest również stosunkowo wysoki odsetek firm, które we własnym zakresie, prowadzą sprawy księgowo-finansowe przy wykorzystaniu dostępnego oprogramowania (18,25%). Przedsiębiorcy rzadko natomiast wykorzystują do prowadzenia księgowości arkusz kalkulacyjny (5,11%) lub księgowość online (4,38%).

O tym, jak popularna staje się obsługa przedsiębiorców przez zewnętrzne biura rachunkowe, może świadczyć tendencja wzrostowa liczby firm świadczących usługi księgowe. O ile w 2011 roku było zarejestrowanych 42 718 takich biur, to dwa lata później odnotowano ich wzrost do liczby 45 250 (źródło: http://www.fundacjastarter.org.pl/tl_files/informatory/raport-uslugi-ksiegowe-2013.pdf).

Podjęcie współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym przynosi nie tylko realne korzyści w postaci oszczędności, ale jest również rozwiązaniem wygodnym i bezpiecznym. Przedsiębiorca nie musi bowiem śledzić na bieżąco zmian w przepisach ani ponosić konsekwencji ewentualnych błędów zatrudnionego księgowego, za to może skupić się na właściwym zagadnieniu, jakim jest rozwój jego firmy, sprawy księgowe pozostawiając profesjonalistom.