Archiwizacja dokumentów w trzech krokach
Informacja to jeden z najcenniejszych zasobów w dzisiejszym świecie. Zarządzanie dokumentami, które zawierają ważne dane, należy do istotnych obszarów działania przedsiębiorstw. Porządek w dokumentach przynosi wiele korzyści i ułatwia prowadzenie firmy.
Rośnie liczba regulacji prawnych dotyczących przechowywania wrażliwych danych i dokumentów. Prawidłowe przechowywanie danych to nie tylko ustawowa konieczność, lecz także bezpieczeństwo i pełna kontrola nad obiegiem dokumentów w firmie. Inne ważne korzyści wynikające z uporządkowania dokumentów to większa wydajność pracowników, którzy nie muszą tracić czasu na poszukiwania potrzebnych akt. Nie bez znaczenia jest również oszczędność miejsca w biurze i jego estetyczny wygląd, który wzbudza zaufanie u kontrahentów i ułatwia pracę całej załodze. Jak zatem prawidłowo przechowywać i archiwizować dokumenty?
KROK 1. Jak archiwizować? Kwalifikacja dokumentów do odpowiedniej kategorii
Zgodnie z obecnym stanem prawnym oficjalne dokumenty dzielimy na dwie podstawowe kategorie: archiwalia i dokumentację niearchiwalną.
Materiały archiwalne (archiwalia, kategoria A) to dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście. Powstają w jednostkach organizacyjnych wytypowanych przez archiwum państwowe. Zalicza się do nich m.in. księgi stanu cywilnego, akta sądowe, rejestry publiczne (hipoteki, notariaty, rejestry zastawów)
, oryginały map i planów, dokumentację techniczną o istotnym znaczeniu.
Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) po upływie określonego przepisami okresu jej przechowywania może ulec zniszczeniu. Należy do niej na przykład dokumentacja pracownicza czy świadectwa szkolne i protokoły egzaminacyjne. Ta kategoria dzieli się na trzy grupy:
B – z dodatkiem liczby, np. 5, 10 czy 25. Liczby oznaczają lata, po których dokumentacja może ulec zniszczeniu. Liczy się je w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia.
BC – dokumentacja, która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę lub niszczona.
BE – z dołączoną liczbą, np. 10, oznacza dokumentację, która po wyznaczonym okresie (np. 10 lat) jest poddawana ekspertyzie przez archiwum państwowe. Może ono dokonać zmiany kategorii dokumentacji i uznać ją za materiały archiwalne.
_ _
KROK 2. Przechowywanie dokumentów w segregatorach, pudłach, teczkach, oznaczenie i etykietowanie
Po przyporządkowaniu do poszczególnych kategorii dokumenty firmowe powinny zostać posegregowane chronologicznie i umieszczone w koszulkach, żeby uchronić je przed zniszczeniem. Te dokumenty, które mogą szybko wyblaknąć i stać się nieczytelne, na przykład paragony czy wydruki z kasy fiskalnej, należy przed schowaniem skserować lub zeskanować.
Do akt dotyczących spraw bieżących wygodnie jest mieć szybki dostęp, dlatego najlepiej schować je do podręcznych segregatorów. Trzeba pamiętać o opisaniu ich grzbietów albo naklejeniu etykiet oraz poukładaniu na półkach, najlepiej chronologicznie lub alfabetycznie. [
]( https://www.makro.pl/shop/pl/office/category/artykuly%20biurowe/Artyku%C5%82y%20biurowe?pageSize=24&viewType=2&activePage=1&catTsr=exp?cid=pl:r:webshop:google_finanse.wp.pl:webshop_artykuły_biurowe_lp:2016:content_marketing:archiwizacja_baner ) _ _
Dokumenty, które muszą być przechowywane przez wiele lat, warto pogrupować w teczki i umieścić w pudłach, również dokładnie opisanych. _ _
**[
]( https://www.makro.pl/shop/pl/office/category/Artyku%C5%82y%20papiernicze/Artyku%C5%82y%20papiernicze?pageSize=24&viewType=2&activePage=1&catTsr=exp?cid=pl:r:webshop:google_finanse.wp.pl:webshop_artykuły_papiernicze_lp:2016:content_marketing:archiwizacja_baner )**
KROK 3. Sporządzenie ewidencji akt: brakowanie i niszczenie dokumentów
Po uporządkowaniu dokumentów należy sporządzić ich wykaz, który pomoże szybko odnaleźć potrzebne materiały. W administracji publicznej jest stosowany jednolity rzeczowy wykaz akt, regulujący organizację biurowości w danej jednostce organizacyjnej.
Przedsiębiorstwa prywatne zwykle przygotowują spis akt według własnego uznania. Sporządzając wykaz, pamiętajmy o tym, żeby był jak najbardziej czytelny i mógł posłużyć również tym pracownikom, którzy być może kiedyś przejmą obowiązki obecnego personelu biurowego.
W większych firmach, z rozbudowanymi archiwami, zwykle używa się specjalistycznych systemów komputerowych, które ułatwiają zlokalizowanie i odnalezienie potrzebnych dokumentów. Takie systemy ułatwiają zarządzanie dokumentami, umożliwiają ich elektroniczny obieg i wskazują miejsce papierowych akt w archiwum.
Brakowanie dokumentów to procedura, która ma na celu wytypowanie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej (czyli tej z kategorii B) po upływie okresu jej przechowywania. Państwowe jednostki administracyjne muszą przeprowadzać brakowanie akt pod nadzorem państwowej służby archiwalnej. Prywatne przedsiębiorstwa przeprowadzają je we własnym zakresie. Profesjonalne niszczenie dokumentacji powinno się odbywać zgodnie z normami określającymi szczegółowe zasady postępowania oraz parametry niszczarki i pomieszczenia, w którym odbywa się niszczenie.