Dotacja krok po kroku

Co przedsiębiorca wiedzieć powinien o pozyskiwaniu środków unijnych

W latach 2007-2013, w odróżnieniu do lat poprzednich, unijna pomoc podzielona została między 16 programów regionalnych oraz programy zarządzane z poziomu centralnego. Każde z województw w swojej puli środków zagwarantowało odpowiednią ich część właśnie na wsparcie rozwoju MSP. Natomiast strumieniem wsparcia unijnego dla polskich przedsiębiorców z poziomu centralnego jest Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka (PO IG).

W ramach regionalnych programów operacyjnych potencjalni wnioskodawcy mogą ubiegać się między innymi o wsparcie realizacji inwestycji budowlanych, modernizacji, unowocześnienia składników majątku trwałego, informatyzację, pozyskanie czy odnowienie niezbędnych certyfikatów czy też na udział w targach i wystawach w charakterze wystawcy - zarówno krajowych, jak i międzynarodowych. W ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka przedsiębiorcy mogą natomiast pozyskać środki na rozwój działalności badawczo - rozwojowej, na wdrażanie projektów w zakresie wzornictwa przemysłowego, realizację nowych inwestycji o wysokim potencjale innowacyjnym, stworzenie kompleksowych planów rozwoju eksportu czy stworzenie systemów świadczenia usług drogą elektroniczną i wytworzenie produktów cyfrowych. Przedsiębiorca w ramach PO IG ma możliwość sfinansowania inwestycji, które będą prowadziły do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej, obejmujących 3 lub więcej przedsiębiorstw.

Wsparcie, ale w jakim celu?

Proces ubiegania się o dofinansowanie realizacji przedsięwzięcia z programów operacyjnych przez przedsiębiorcę powinien przebiegać w kilku podstawowych etapach. Pierwszym krokiem w drodze po środki unijne powinno być zdefiniowanie statusu danego przedsiębiorstwa. Precyzyjną definicję mikro, ,małego i średniego przedsiębiorstwa zawarto w "Załączniku I Rozporządzenia Komisji Europejskiej (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu" (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych). Pomocny w określeniu statusu firmy może być również "Kwalifikator MSP", który znajduje się na stronie internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (www.parp.gov.pl).

W drugim, najistotniejszym kroku, przedsiębiorca powinien określić swoją potrzebę, nazwać problem który chce rozwiązać dzięki wsparciu unijnemu oraz wstępnie określić wysokość środków, niezbędnych do zrealizowania tego zamierzenia. Pozwoli to na wybór właściwego programu operacyjnego i dalej osi priorytetowej i działania. Pamiętać jednak należy, iż obok wspomnianych powyżej czynności istotny jest również wybór miejsca realizacji planowanej inwestycji czy przedsięwzięcia. Przykładowo w ramach regionalnych programów operacyjnych wnioskodawcy winni składać aplikacje w odpowiednich instytucjach w regionie, w którym chcą realizować inwestycję. Wyjątkiem są projekty dotyczące udziału w targach i wystawach w charakterze wystawcy: w tym przypadku wnioskodawca powinien złożyć swoją aplikację w regionie, w którym zarejestrowana jest siedziba firmy.

Zajrzyj najpierw na portal o funduszach

W ramach programów operacyjnych zarządzanych centralnie (np. PO IG) wnioskodawcy powinni złożyć aplikację do instytucji centralnych w ramach wybranych osi priorytetowych za pośrednictwem wyznaczonych podmiotów w regionach (np. regionalnych instytucji finansujących). Znając status swojego przedsiębiorstwa oraz mając świadomość, co chcemy zrealizować wykorzystując wsparcie unijne, kolejnym krokiem powinno być odnalezienie właściwej, z punktu widzenia danej firmy, instytucji w regionie, która odpowiedzialna jest za dystrybucję środków dla MSP. Pomocą na tym etapie są portale internetowe, stanowiące dużą bazę wiedzy o instytucjach odpowiedzialnych za wdrażanie programów operacyjnych w danym regionie. Spośród informacji dotyczących funduszy strukturalnych, podstawowym źródłem informacji jest Portal Funduszy Europejskich Ministerstwa Rozwoju Regionalnego pod adresem www.funduszeeuropejskie.gov.pl. W jednym miejscu potencjalny wnioskodawca odnajdzie zarówno harmonogramy ogłaszania konkursów w poszczególnych
programach operacyjnych, obowiązujące wytyczne opracowane przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, komunikaty i rozporządzenia oraz informacje o instytucjach udzielających szczegółowych informacji w poszczególnych regionach dla danego programu operacyjnego. Znając instytucję w danym regionie, która jest odpowiedzialna za dystrybucję środków dla MSP, następnym krokiem powinno być zapoznanie się z dokumentacją programową oraz konkursową, dostępną na jej witrynie internetowej. Istotną kwestią jest precyzyjne przestudiowanie przez wnioskodawcę wybranego programu operacyjnego i jego uszczegółowienia. Dokumenty te stanowią podstawę do prawidłowego przygotowania aplikacji. Uszczegółowienie danego programu operacyjnego zawiera, obok sprecyzowanych celów poszczególnych osi priorytetowych, wymienione typy beneficjentów, którzy mogą ubiegać się o wsparcie oraz typy projektów, które w ramach danej osi mogą być zrealizowane. Odpowiedzą na pytania

Należy zwrócić szczególną uwagę na dokonanie właściwego wyboru typu projektu i beneficjenta, co pozwala na rozpoczęcie procesu opracowania aplikacji konkursowej. Instytucje zarządzające programami operacyjnymi oraz instytucje pośredniczące tworzą centra bezpłatnych informacji w formie punktów konsultacyjnych bądź punktów informacyjnych. Ich zadaniem jest udzielanie informacji potencjalnym wnioskodawcom i świadczenie bezpłatnych konsultacji, w tym interpretacji dokumentów konkursowych. Odpowiedzi na wiele nurtujących pytań można uzyskać z wymienionych punktów zarówno drogą telefoniczną, pocztą elektroniczną, a także w trakcie spotkania z pracownikiem takiego punktu. Wniosek o dofinansowanie projektu można wypełnić, w zależności od programu, w odpowiedniej aplikacji lub za pomocą formularzy opracowanych przez daną instytucję przy wykorzystaniu standardowego oprogramowania komputerowego. Należy zwrócić szczególną uwagę na ,,Instrukcje wypełniania wniosku o dofinansowanie'', które instytucje prowadzące nabory
wniosków zamieszczają każdorazowo wraz z dokumentacją konkursową na swoich stronach internetowych. Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie jest przewodnikiem dla wnioskodawcy, jak krok po kroku wypełniać poszczególne pola wniosku o dofinansowanie. Narzędzie to służy ujęciu własnego pomysłu na przedsięwzięcie z formy długiej dokumentacji projektowej i załączników w zwartą treść. Na tym etapie niezbędna jest precyzyjna argumentacja planowanego przedsięwzięcia z uwzględnieniem danych liczbowych. Opracowany w odpowiedniej aplikacji wniosek, obok części opisowej, musi posiadać również część poświęconą wskaźnikom realizacji projektu oraz montaż finansowy.

Błędy we wnioskach

Wniosek aplikacyjny to podstawowy z dokumentów, które przedsiębiorca powinien przygotować. Należy pamiętać o wypełnieniu wszystkich załączników wymaganych w danym ogłoszeniu konkursowym. Integralną częścią większości aplikacji jest formularz biznesplanu. W tym miejscu przedsiębiorca ma szansę dokładnie opisać swój pomysł, posiadane zaplecze techniczne, personalne i udokumentować doświadczenie. Treść, jaką przedsiębiorca zamieści w formularzu wniosku o dofinansowanie powinna być spójna z biznesplanem. Wszystkie dokumenty dodatkowe składane wraz z wnioskiem o dofinansowanie powinny stanowić integralną całość. Podsumowując ubiegłoroczne nabory wniosków o dofinansowanie wśród najczęściej popełnianych błędów wymieniane są m.in.: niezgodność wydruku wniosku aplikacyjnego z jego wersją elektroniczną, nieprawidłowo dobrane wskaźniki produktu bądź rezultatu, które nie są adekwatne do danego projektu, niespójność między biznesplanem a wnioskiem, błędnie wypełniona część finansowa biznesplanu. Częstokroć nie wykazywano
odpowiedniego okresu trwałości projektu we wniosku, która oznacza zachowanie planowanych efektów i przedmiotu projektu w odpowiednim okresie po zakończeniu jego realizacji. Należy również pamiętać o parafowaniu dokumentów i potwierdzeniu ich „za zgodność z oryginałem”, bo niespełnienie tego warunku może stanowić przyczynę dyskwalifikacji projektu w procesie aplikacji.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wnioskodawców, warto wspomnieć, iż wiele instytucji wdrażających programy operacyjne organizuje cykle spotkań otwartych i bezpłatnych szkoleń dla potencjalnych beneficjentów. Jak przydatny może być aktywny udział w takich przedsięwzięciach, nie trzeba chyba nikogo przekonywać, bo nagle otwiera się przed nami okazja do podjęcia dyskusji, zadania nurtujących nas pytań, wyjaśnienia wszystkiego, z czym borykamy się wypełniając aplikację konkursową. Organizowane spotkania nierzadko połączone są z warsztatami wypełniania poszczególnych załączników i dokumentów.

Każdy wnioskodawca, który planuje wypełnić aplikację konkursową ma możliwość pozyskania niezbędnych informacji w instytucji, która organizuje nabór wniosków. Pamiętajmy, iż każdy z programów operacyjnych może być inaczej skonstruowany, ale to co łączy je wszystkie, to właśnie beneficjent, dla którego one wszystkie powstały. Na naszej drodze po dotację znajdziemy, przy odrobinie wytrwałości, wiele wskazówek i informacji, jak nie zaginąć w gąszczu funduszy strukturalnych, wiedząc, iż ogłaszający nabory czekają na nas w punktach udzielających informacji i na organizowanych spotkaniach w regionach.

Katarzyna Kaparska
Starszy specjalista w Zespole ds. Promocji
Agencji Rozwoju Pomorza, która zajmuje się obsługą środków pomocowych UE