Impuls, reflex, SAP

Jakimi kryteriami kierują się firmy branży spożywczej przy wyborze rozwiązań IT, jakie wyzwania stawiają dostawcom i integratorom, z jakich systemów korzystali wcześniej? Szczególnie w czasie gospodarczego dołka warto przyjrzeć się inwestycjom w rozwiązania informatyczne od strony inwestorów.

Virtu, producent wyrobów garmażeryjnych, wdrożył dostarczony przez BPSC system Impuls 5. -Decyzja o pozyskaniu zintegrowanego systemu informatycznego stawała się dla nas coraz bardziej oczywista wraz z gwałtownym rozwojem firmy - mówi Sebastian Rok z firmy Virtu. - Od początku było dla nas oczywiste, że musi to być rozwiązanie kompleksowe, elastyczne i sprawdzone w branży.

Przed wdrożeniem sytemu Impuls 5 firma wykorzystywała aplikacje obejmujące jedynie sferę finansowo-księgową. Sprzedaż realizowana była w oparciu o program CDN FPP C/S, księgowość i kadry prowadzone były przez zewnętrzne biuro rachunkowe przy wykorzystaniu aplikacji będących własnością tego biura. W firmie nie funkcjonowały żadne rozwiązania informatyczne obejmujące obszar gospodarki magazynowej. Virtu postawiła przed nowym systemem kilka głównych celów. Przede wszystkim wprowadzenie gospodarki magazynowej, praca na stanach magazynowych, rozliczenie kosztów surowców i działalności produkcyjnej, usprawnienie obsługi logistycznej i księgowej rosnącej liczby dokumentów sprzedaży, usprawnienie kompletacji zamówień klientów oraz wspomaganie procedur HACCP. - Decyzja o zakupie zintegrowanego systemu informatycznego zapadła w połowie roku 2007, wtedy też rozpoczęły się poszukiwania dostawcy, które trwały aż do końca roku - mówi Sebastian Rok. Wyzwaniem, jakie stanęło przed zespołem wdrożeniowym, była konieczność
pozyskania systemu informatycznego na tyle elastycznego, aby umożliwiał ocenę kosztów w sytuacji, kiedy proces produkcyjny jest dość nietypowy, obok standardowych wymogów spełniającego również zasady związane z wyrobem zbliżonym do domowego. - Zaletą Impulsu była możliwość szybszego wdrożenia w porównaniu z innymi systemami, a w związku z tym nieporównywalnie niższe koszty wdrożenia - wyjaśnia przedstawiciel Virtu.

Zanim ostateczna decyzja co do wdrażanego systemu i wykonawcy została podjęta, zarówno Impuls, jak i BPSC przeszli przez kilka etapów wnikliwej, niestandardowej weryfikacji. Jak opisuje Sebastian Rok, przede wszystkim konsultanci BPSC musieli na kilku szczegółowych prezentacjach udowodnić, że Impuls spełnia wszystkie potrzeby określone przez Virtu w specyfikacji przyszłego systemu. Oprócz tego weryfikowano kompetencje dostawcy, odbyły się wizyty referencyjne, przeprowadzono rozmowy z dotychczasowymi klientami BPSC. Również konsultanci oddelegowani do tego projektu poddani zostali swoistej weryfikacji. - Sprawdzano, czy "zadziała chemia" - wyjaśnia nasz rozmówca. - Takie podejście miało zmniejszyć ryzyko niepowodzenia z powodu niewłaściwego doboru konsultantów. Najpierw powierzono firmie BPSC wykonanie analizy przedwdrożeniowej i jej efekty miały decydować o kontynuowaniu współpracy. O wyborze rozwiązania i dostawcy decydowało kilka przyjętych założeń. Były to m.in. kompleksowość rozwiązania, otwartość na
możliwe dopasowanie do modelu działalności firmy, doświadczenie w branży spożywczej potwierdzone udanymi wdrożeniami oraz cena. - System musiał odpowiadać naszym potrzebom w korelacji z poniesionymi w uzasadniony sposób nakładami na implementację - mówi Sebastian Rok.

Pierwsze prace wdrożeniowe rozpoczęto we wrześniu 2008 r. Pełny start produkcyjny miał miejsce 1 stycznia 2009 roku, miesiąc wcześniej na Impulsie rozpoczął pracę dział handlowy. - Końcowy protokół odbioru został podpisany 30 kwietnia 2009 roku, wszystko odbyło się zgodnie z harmonogramem - podsumowuje Sebastian Rok. - Wdrożenie przeprowadzono zgodnie ze wstępnymi założeniami, jednak rozwój firmy i postępujące zmiany organizacyjne nieco zmieniły nasze wstępne oczekiwania wobec systemu. W efekcie, część funkcjonalności na dziś nie jest przez nas wykorzystywana.

W maju br. firma 7milowy zakończyła wdrożenie systemu SAP w Spółdzielni Mleczarskiej Rotr. Przedstawiciele obu firm podkreślają, że branża mleczarska jest bardzo wymagająca, jeżeli chodzi o jakość procesów produkcyjnych, dlatego rozwiązania z zakresu IT muszą uwzględniać restrykcyjne przepisy, tak unijne, jak i w zakresie nadzoru. Wstępem do współpracy była szczegółowa analiza przedwdrożeniowa. Jak wskazuje inwestor, celem była maksymalizacja korzyści z systemu ERP konieczne było więc przeprowadzenie pogłębionej analizy potrzeb przedsiębiorstwa. Prace rozpoczęły się w październiku 2008 r. Wdrożenie objęło obszar finansów, kontrolingu, sprzedaży i dystrybucji, gospodarki materiałowej, planowania produkcji oraz kadr i płac. Wymogiem było również zintegrowanie rozwiązania z systemem skupu mleka Mikrodom oraz z systemami sieci handlowych, które są kluczowymi odbiorcami spółdzielni. Ciekawym aspektem wdrożenia SAP w Rotr jest to, że przedsiębiorstwo korzysta z niego na zasadach outsourcingu. Spółdzielnia
wynajmuje moc obliczeniową serwerów zlokalizowanych w centrum przetwarzania danych firmy BCC, natomiast eksperci BCC zajmują się administracją systemu. Dzięki takiemu wyjściu, spółdzielnia oszczędziła na inwestycji w platformę sprzętową oraz budowie własnego zespołu administratorów.

Polskie Mięso i Wędliny Łukosz zdecydowały się na pakiet zintegrowanych aplikacji oferowanych przez ReflexSystems w związku z planowanym otworzeniem nowego zakładu. Wraz z ekspansją firma poszukiwała nowego rozwiązania, ponieważ do tej pory stosowane nie spełniało już wymogów przedsiębiorstwa w fazie dynamicznej ekspansji. Producent stawiał na wydajny system, który połączyłby administrację wszystkich zakładów w zintegrowaną całość. Przed dostawcą i integratorem postawiono m.in. wymóg, by system dawał pewność, iż przepływ towarów jest w prawidłowy sposób zarejestrowany i nie występuje ryzyko błędów. Poprzednio funkcjonujący system nie wystarczał, by firma mogła prowadzić przy jego wykorzystaniu produkcję w dwóch lokalizacjach, ponadto po uruchomieniu nowych linii technologicznych istniało ryzyko, że będzie dostarczał nieaktualnych danych, np. o stanach magazynowych. Wybrany System Reflex3000 upraszcza natomiast m.in. przekazywanie towaru z magazynu na magazyn, co zmniejsza liczbę obowiązków na danym
stanowisku i zwiększa wydajność. Przedstawiciele inwestora podkreślają, że nowe rozwiązania pozwalają rejestrować w odpowiednim czasie dane parametry. Ograniczono również decyzyjność pracowników, ponieważ rejestrują oni tylko to, co w danym czasie wykonują, dzięki czemu nie muszą się zajmować czasochłonnymi zadaniami kontroli. Wdrożenie pozwoliło się więc skupić pracownikom tylko na wykonywaniu i kontroli swoich zadań produkcyjnych. Ponieważ poziom operacji na produkcji został uproszczony do minimum, ograniczono liczbę potencjalnych błędów i nieprawidłowości w rejestracji danego etapu produkcji. Kulinarny Edward

Tyska firma Kulinaria, producent środków funkcjonalnych i przypraw dla przemysłu mięsnego, poszukiwała rozwiązania obsługującego wysokiej klasy linię technologiczną do produkcji mieszanek przyprawowych i funkcjonalnych oraz nowoczesnego laboratorium wykorzystywanego m.in. do kontroli jakości wytwarzanych produktów. Kontrakt podpisano z firmą Hogart Bussines Systems, dostawcą rozwiązań z rodziny JD Edwards.

Wdrożenie obejmowało prekonfigurowany system ERP Oracle JD Edwards, dedykowany dla branży spożywczej. Jednym z powodów, które zdecydowały o wyborze właśnie takiego rozwiązania, były referencje, system powstał bowiem na bazie doświadczeń wdrożeniowych w innych firmach sektora spożywczego, m.in. w Agros Nova, Bakomie, Drosedzie, Wyborowej. Dzięki temu rozwiązanie wyposażono w ponad 100 gotowych, uniwersalnych procesów, dedykowanych właśnie przedsiębiorstwom z tej branży. Projektowanie i wdrożenie objęło pełne funkcjonalności w zakresie finansów, dystrybucji i produkcji. Dodatkowo zdecydowano się na moduły MRP i kontroli jakości. Docelowo w systemie będzie pracowało blisko 40 użytkowników, a projekt wspiera serwer bazy danych Oracle.

Carletti Polska jest producentem wyrobów czekoladowych. Przedsiębiorstwo wdrożyło przy pomocy Columbus IT rozwiązanie oparte na systemie Microsoft Dynamics AX, zastępując autorskie oprogramowanie pracujące w archaicznym środowisku DOS. Działający w Carletti system podzielony był na moduły, które, chociaż wspomagały finanse, kadry i płace oraz logistykę, nie były ze sobą zintegrowane. A to stwarzało ryzyko występowania błędów w trakcie ręcznego księgowania danych czy aktualizowania danych z kilkutygodniowym opóźnieniem. Dodatkowo generowało wysokie koszty administracyjne, wynikające z rozbudowanej i nieefektywnej infrastruktury informatycznej.

Po przeprowadzeniu analizy oferowanych systemów firma zdecydowała się na Microsoft Dynamics AX, m.in. biorąc pod uwagę fakt, że rozwiązanie sprawdziło się w duńskiej centrali firmy i jej szwedzkim oddziale. System oprócz sfery finansowej, objął także produkcję i logistykę. Ponadto dzięki wbudowanemu w Microsoft Dynamics AX modułowi EDI (elektronicznej wymiany danych, ang Electronic Data Interchange), firma poczyniła dodatkowe oszczędności wynikające z braku potrzeby jego implementacji jako oddzielnego rozwiązania.

Wdrożenie objęło zarówno Finanse, Sprzedaż i Handel (zarządzanie umowami handlowymi)
, jak i Logistykę oraz Produkcję. W tym ostatnim obszarze system zajął się m.in. kontrolą wydań na produkcję, umożliwił także ustawienie działań produkcyjnych pod listy pobrań. Jednocześnie wszystkie kluczowe informacje zaczęły być na bieżąco rejestrowane w systemie, dzięki czemu pracownicy mogą w każdej chwili dowiedzieć się, jaki rodzaj surowców i w jakiej ilości jest aktualnie wykorzystywany na liniach produkcyjnych. Dostępne na bieżąco raporty umożliwiły także wgląd w koszty poszczególnych surowców, generowane przez każdy czekoladowy produkt. Umożliwiło to oszacowanie kosztów wykorzystywanych składników, wpływając tym samym na optymalne spożytkowanie zapasów magazynowych. Dzięki integracji z modułem logistycznym, firma może ściśle powiązać popyt na odpowiednie artykuły z linią produkcyjną i stanem zapasów. Tym samym do minimum ograniczono ryzyko ponoszenia wydatków na surowce i składniki, które ostatecznie nie zostałyby
wykorzystane.

Dzięki implementacji modułu finansowego dane można wprowadzać szybciej. Uprzednio potrzebne informacje trzeba było wpisywać ręcznie. Z uwagi na brak wielozadaniowości środowiska DOS, wcześniej trzeba było to robić w każdym systemie z osobna, co zabierało bardzo dużo czasu i generowało koszty. Mogło także prowadzić do pomyłek. Wdrożony moduł umożliwia wprowadzanie danych tylko raz do centralnej bazy danych.

Grupa Graal, producent i dystrybutor konserw i produktów rybnych, marynowanych i mrożonych, zdecydowała się na wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP IFS Applications. Ekspansja grupy i włączanie w jej skład przejmowanych spółek spowodowały, że zarząd firmy stanął przed koniecznością ujednolicenia wykorzystywanych narzędzi informatycznych. Rozpoczęto więc poszukiwania rozwiązania, które usprawni przepływ informacji i danych tworzonych w różnych lokalizacjach, a także umożliwi kontrolę działalności spółek wchodzących w skład grupy na poziomie zarządczym.

Jako czynniki decydujące o wyborze IFS Applications wskazano m.in. bogatą funkcjonalność i elastyczność oraz możliwość jego rozbudowy. Pierwszy etap wdrożenia rozpoczął się na początku 2007 roku. Od 2008 roku system działa w trzech spółkach należących do Grupy: Graal SA, Polinord oraz Superfish. Implementacja objęła pięć modułów systemu IFS Applications: IFS Finanse, IFS Dystrybucję, IFS Produkcję, IFS Projekt, IFS Remonty oraz IFS Zasoby Ludzkie i IFS Płace.

Wśród głównych korzyści wynikających z inwestycji firma wymienia zgromadzenie w jednym miejscu i łatwy dostęp do informacji generowanych w różnych lokalizacjach i działach spółek należących do GK Graal, usprawnienie zarządzania obszarami związanymi z finansami, produkcją, zakupami, logistyką i utrzymaniem niezawodności urządzeń. Moduł IFS Produkcja pozwala na ewidencję w systemie struktur recepturowych i produktowych, wykorzystywanych w trakcie produkcji wyrobów gotowych (konserw i produktów rybnych) i półproduktów (sosów, keczupów i majonezów). Moduł ten umożliwia również szczegółowe śledzenie kosztów produkcji i bieżącego zużycia wykorzystywanych surowców.

Moduł IFS Dystrybucja zapewnia wsparcie procesu sprzedaży produktów klientom GK Graal, wśród których są także duże sieci handlowe. Wymiana dokumentów, takich jak zamówienie czy faktura VAT pomiędzy spółkami Grupy Kapitałowej Graal a sieciami handlowymi, odbywa się drogą elektroniczną (EDI), a integracja systemu IFS Applications z mechanizmami wymiany danych stosowanymi przez odbiorców pozwala na śledzenie na bieżąco przekazywanych dokumentów i usprawnia współpracę.

Jarosław Maślanek
Rynek Spożywczy