Jak wdrożyć nowego pracownika?

Sezon wakacyjny w wielu firmach należy do stażystów. Teraz powoli wracają oni do zajęć na uczelniach, ale to właśnie ich obecność w firmach zainspirowała powstanie tego artykułu. Program onboardingu – czyli bardziej po polsku, wdrożenia pracowników, często buduje się właśnie z myślą o osobach, które będą „nośnikami” informacji o firmie. Jednak kwestie wizerunkowe, to nie jedyny powód, dla którego warto zadbać o nowo przyjętych pracowników. W długofalowej perspektywie znacznie istotniejsze są: budowanie więzi pomiędzy firmą a zatrudnionym oraz dążenie do tego, by nowy pracownik jak najszybciej zaczął wykonywać swoje zadania efektywnie i kompetentnie.

Polecamy: „Prawo trójki” w procesie rekrutacji

Jak zaprojektować proces wdrożenia, by stał się nie tylko koniecznością, ale również ciekawą przygodą dla wszystkich jego uczestników? Oto kilka dobrych praktykach podpatrzonych i rekomendowanych przez specjalistów.

Proces wdrożenia nowego pracownika to z jednej strony ukoronowanie procesu rekrutacji, z drugiej – otwarcie kolejnego etapu. Warto rozpocząć go, zanim nasz nowicjusz pojawi się na pokładzie. Dobrym pomysłem jest przygotowanie informacji do wiadomości całej firmy (lub przyszłych współpracowników), w której napiszemy nie tylko, kim jest nowa osoba, ale także – czym się zajmowała do tej pory, jakie są jej zainteresowania w życiu zawodowym i po pracy. W ten sposób stworzymy klimat i temat do rozmowy nie tylko na tematy związane z pracą, a tym samym ułatwimy pierwszy kontakt wszystkim zaangażowanym w przybycie „nowego”. Takie przedstawienie nowej osoby odbiera również anonimowość, a tym samym od początku motywuje do działania.

Pierwszego dnia dobrze jest wyposażyć pracownika w zestaw informacji o firmie i najbliższych współpracownikach. Nie ma jednak nic bardziej stresującego niż zarzucenie go stosem folderów i firmowych profili aby „zapoznał się z produktami”.

– W naszej firmie stworzyliśmy dokument zwany Podręcznikiem pracownika. Wprawdzie liczy kilkanaście stron, ale ten swoisty podręcznik pozwoliłby przetrwać nowemu pracownikowi pierwszy dzień nawet w sytuacji, gdy z powodów awaryjnych nie byłoby zupełnie nikogo gotowego się nim zająć (choć takie sytuacje oczywiście nie powinny się nigdy wydarzyć) – mówi Izabela Ulatowska-Bierlet, szefowa Działu Marketingu w firmie Jobs Plus. – Kilkanaście punktów pozwala pracownikom poznać wszystkie kluczowe informacje związane z nowym miejscem pracy. Znajdują się tu wskazówki dotyczące komunikacji z innymi pracownikami, zakładania kont w wewnętrznych systemach firmowych czy informacje o przerwach w pracy. W ostatnim czasie uzupełniliśmy dokument o mapkę z miejscami „lunchowymi”, sklepami, przystankami. Od samego początku staramy się budować związek z miejscem pracy, a nie tylko obowiązkami – podkreśla Izabela Bierlet.

W takim dokumencie warto zawrzeć również informacje o tym, jak będą przebiegały pierwsze dni pracownika w firmie. Wszak najmniej stresujące są wydarzenia, których się spodziewamy, dlatego planując proces wdrożenia, zatroszczmy się, by każda ze stron wiedziała maksymalnie dużo o jego przebiegu. Dotyczy to osób nowych i wszystkich, którzy np. poprowadzą szkolenia. Ciekawym rozwiązaniem jest zaprojektowanie tzw. Pokoju Adaptacji – miejsca, w którym pracownik „mierzy się” z organizacją. Tu czekają na niego nie tylko informacje, ale również „gadżety” związane z tradycją firmy, jej i pracownikami. Ta strategia zanurzenia, choć może się wydać kontrowersyjna, bardzo podoba się wielu nowym pracownikom. Taki interaktywny pokój może przypominać wizytę w nietuzinkowym, nowoczesnym muzeum i na pewno na długo zapadnie w pamięć gościa.

Stosunkowo nowym trendem jest wykorzystanie w procesie onboardingu grywalizacji. Pierwsze dni w pracy zamieniamy wtedy w fabularną grę, w której nasz bohater – zespołowa świeżynka – gromadzi kolejne punkty, rozwiązuje zadania, zdobywa kolejne umiejętności. Takie rozwiązanie świetnie sprawdza się w firmach o złożonej strukturze, gdzie wiele jest informacji potrzebnych by w ogóle zacząć pracę – np. poznanie systemów komunikacji, rozliczeń, rozmów z klientami. Dzięki fabule, pozornie nudne zadania mogą stać się ciekawym wyzwaniem.

Pierwsze dni w pracy może bardzo ułatwić obecność opiekuna – osoby, która będzie towarzyszyć nowemu pracownikowi w procesie wdrożenia. Właśnie słowo „towarzyszyć” ma tu kluczowe znaczenie. Opiekun będzie po prostu obecny, poprowadzi nowicjusza przez cały proces, a kiedy trzeba będzie służył pomocą. Mentor to osoba na wyższym stopniu wtajemniczenia, która raczej uczestniczy niż towarzyszy – daje cenne wskazówki, dzieli się spostrzeżeniami, doradza i konsultuje. Dzięki temu od samego początku wspiera nie tyle proces wdrożenia, co rozwoju pracownika i właśnie z tego powodu jest nieoceniony. Jego obecność jest ważna, bo reprezentuje punkt widzenia organizacji, łącząc go z perspektywą pracowników.

Jak długo powinien potrwać cały proces wdrożenia? Oczywiście najbardziej odpowiedzialną i mądrą odpowiedzią byłoby „To zależy” – od pracownika, firmy, stanowiska. Warto jednak monitorować proces wdrożenia, przygotowując zestaw testów kontrolnych, sprawdzających poziom przygotowania pracownika – szczególnie czytelnie wpisuje się to w metody grywalizacyjne. Dbając o przygotowanie merytoryczne, nie zapominajmy o budowaniu więzi interpersonalnych – one również nalezą do procesu wdrożenia. Dlatego cały proces dobrze jest wzbogacić elementami integracji i zamknąć go większym „wydarzeniem firmowym”, na przykład kiedy w niedługim okresie czasu zatrudniamy większą liczbę pracowników. – Często otrzymujemy od naszych klientów zadanie: zintegrować niemal całkowicie nowy zespół. To duże wyzwanie, ale porządnie zbudowanych relacji w zespole nie zastąpią żadne umiejętności. Ludzi znacznie łatwiej można nauczyć bowiem pakietu MS Office niż otwartości na innych czy komunikatywności – mówi Barbara Wysoczańska, odpowiedzialna
w Jobs Plus za organizację eventów firmowych.

W kluczowych momentach pytajmy więc nie tylko o zdobyte umiejętności, ale również relacje interpersonalne czy ewentualne trudności. Takie podejście pomoże w pozyskaniu kompetentnego i co bywa ważniejsze, zmotywowanego pracownika. Zatem, jak mówią stewardessy: Boarding is completed. A wszystkim nowym życzymy przyjemnej podróży!

Anna Kordecka-Myślińska, Jobs Plus

Zobacz: Trudny szef, czyli jak porozumieć się z przełożonym