Jak zabezpieczyć firmę przed nieuczciwym kontrahentem?

Mimo, że w 2016 r. dochody budżetu państwa z VAT wzrosły o 2,8% w stosunku rocznym i wyniosły 126,6 mld zł, to nasz system podatkowy nadal wymaga dopracowania. Ekspertyzy wykonane przez specjalistów z firmy analitycznej PwC wskazują, że chociaż luka podatkowa VAT w Polsce zmniejszyła się z 2,8% PKB w 2015 roku do poziomu 2,5% PKB w 2016 roku, to jednak przełożyło się to na co najmniej 45 mld zł straty. Również Centrum Analiz Społeczno-Ekonomicznych, na zlecenie Komisji Europejskiej dokonało badań i wykazało w raporcie, że polska luka VAT okazuje się być jedną z najwyższych w Unii Europejskiej. W zestawieniu z 27. krajami UE, stawia to Polskę na 7. miejscu w rankingu krajów, które mają największy problem w zobowiązaniach z tytułu VAT. Wprowadzone z początkiem roku 2017 zmiany w ustawie o VAT pokazują, że Ministerstwo Finansów jest gotowe do walki z nieuczciwymi przedsiębiorcami. Ci uczciwi natomiast powinni dołożyć wszelkich starań, aby zabezpieczyć się przed kłopotami wynikającymi z nieprawidłowych faktur wystawionych przez podatkowych oszustów.

Wyłudzenia podatku VAT to ciągle jedno z najczęściej popełnianych przestępstw podatkowych przez przedsiębiorców. Podmioty coraz chętniej działają w ramach „karuzeli podatkowej”, czyli zgłaszają się po nienależny im zwrot VAT lub zawyżają jego wartość. Efektem transakcji karuzelowych są często „znikający podatnicy”, którzy ulegają likwidacji po wykonaniu szeregu transakcji. Niestety ryzykiem podczas współpracy jest również obarczony uczciwy przedsiębiorca, także w przypadku, gdy nieświadomie podjął współpracę z nieuczciwym kontrahentem. Wystarczy tylko, że posługuje się nieprawidłowo wystawioną fakturą VAT, np. przez nieistniejący podmiot, „firmę słup”, która nie składa deklaracji do urzędu skarbowego oraz nie uiszcza żadnych zobowiązań podatkowych.

Za oszustwo podatkowe jest również uznawana pusta faktura dotycząca niewykonanych w rzeczywistości czynności lub takich, które zostały wykonane, ale umieszczona na fakturze kwota jest nieprawidłowa lub dotyczy czynności, o których mówi Kodeks cywilny w art. 58 i art. 83. Przepis art. 58 k.c. stanowi, że czynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy jest nieważna, chyba że właściwy przepis przewiduje inny skutek, w szczególności ten, iż na miejsce nieważnych postanowień czynności prawnej wchodzą odpowiednie przepisy ustawy. Nieważna jest także czynność prawna sprzeczna z zasadami współżycia społecznego.

Art. 83. k.c. mówi natomiast, że nieważne jest oświadczenie woli złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru. Jeżeli oświadczenie takie zostało złożone dla ukrycia innej czynności prawnej, ważność oświadczenia ocenia się według właściwości tej czynności. Pozorność oświadczenia woli nie ma wpływu na skuteczność odpłatnej czynności prawnej, dokonanej na podstawie pozornego oświadczenia, jeżeli wskutek tej czynności osoba trzecia nabywa prawo lub zostaje zwolniona od obowiązku, chyba że działała w złej wierze.

Znowelizowana ustawa o VAT, która obowiązuje od 1 stycznia 2017 r. przywraca m.in. sankcję administracyjną za nieprawidłowe rozliczenie podatku VAT. W przypadku przestępstwa podatkowego: zawyżenia kwoty zwrotu VAT-u lub zaniżenia zobowiązania, na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara w wysokości 30% tego zaniżenia lub zawyżenia (art. 112 b ust. 1 pkt. 1 i 2 nowelizacji ustawy). Kolejną zmianą w ustawie jest podwyższona sankcja w wysokości 100% dla podatników, którzy dokonują odliczenia podatku VAT na podstawie faktur wystawionych przez oszustów (art. 112c nowelizacji ustawy). Pojawia się zatem pytanie: czy uczciwi przedsiębiorcy mają szansę ustrzec się przed oszustami? Na szczęście, tak.
W jaki sposób ustrzec się przed podmiotami wystawiającymi fałszywe faktury?

Firma, która działa zgodnie z prawem oraz sumiennie rozlicza się z organami podatkowymi, powinna wykonać odpowiednie działania oraz podjąć właściwe procedury, które zapobiegną współpracy z nieuczciwymi kontrahentami. Aby uniknąć sytuacji, w której uczciwy przedsiębiorca nieświadomie rozliczy podatek na podstawie dokumentu wystawionego przez oszusta, należy wdrożyć następujące procedury:

- weryfikacja nowego kontrahenta – w tym celu należy skorzystać z wyszukiwarki CEiDG lub listy podmiotów w KRS. Można również uzyskać informacje na temat tego, czy dany podmiot posiada właściwy i ważny numer NIP, korzystając z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów lub bazy online Unii Celnej i Podatkowej Komisji Europejskiej (w przypadku VAT-UE). Do dyspozycji są także programy finansowo-księgowe, takie jak Sage Symfonia 2.0 lub Sage Symfonia ERP, które umożliwiają szybkie sprawdzenie kontrahenta w rejestrze NIP lub VIES. Sage Symfonia ERP dodatkowo umożliwia przejrzenie historii transakcji danego podmiotu, również zagranicznego kontrahenta. Przedsiębiorcy mogą także wypróbować darmową wersji demonstracyjną Sage Symfonia 2.0.

- potwierdzenie autentyczności pochodzenia faktury, żądając od kontrahenta wystawiania faktur elektronicznych z bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy użyciu ważnego certyfikatu kwalifikowanego.

- stosowanie serwisów komputerowych umożliwiających bezpieczną wymianę e-faktur pomiędzy firmami. Działanie takich serwisów można porównać do elektronicznych listonoszów, którzy dokładnie weryfikują wystawcę faktury. Po sprawdzeniu dokumentu, odbiorca może go ściągnąć z serwisu, natychmiast po zalogowaniu się w nim. Przykładem takiego serwisu www jest miedzyfirmami.pl.

To kilka sposobów, które zwiększą bezpieczeństwo współpracy pomiędzy kontrahentami oraz pozwolą uniknąć kłopotów związanych z fakturami wystawionymi przez nieuczciwe bądź nieistniejące firmy. Należy zdawać sobie sprawę, że organy podatkowe coraz skuteczniej walczą z nadużyciami dotyczącymi podatku VAT. Zanim zatem podejmie się jakąkolwiek współpracę, warto podjąć stosowne kroki, które zapewnią bezpieczeństwo w przypadku nieświadomego uczestnictwa uczciwego przedsiębiorcy w przestępczych działaniach innej firmy.
Warto również wspomnieć o tym, że w związku ze zmianą ustawy VAT powstała także strona internetowa www.pulapkivat.pl, dedykowana przede wszystkim przedsiębiorcom chcącym dowiedzieć się więcej na temat obecnych przepisów prawnych. Podmioty mogą również pobrać darmowy e-book, który w zrozumiały sposób opisuje zmiany prawne, a także rozwiązać bezpłatny test, który pozwoli sprawdzić poziom wiedzy z zakresu najważniejszych przepisów podatkowych.