Jak szukać dokumentów, które mogą podnieść emeryturę? Oto odpowiedź

W Polsce istnieje sieć archiwów, zarówno centralnych, jak i regionalnych, które przechowują dokumentację firm, które zakończyły swoją działalność.

Jak wyjaśnia w rozmowie z WP Finanse Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, szczególnie istotne jest Archiwum Państwowe w Warszawie Oddział Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, które specjalizuje się w przechowywaniu dokumentów z zlikwidowanych zakładów pracy.

W pierwszej kolejności warto jednak sprawdzić, czy firma, w której pracowaliśmy, nadal istnieje. Jeżeli tak, dokumenty powinny zostać wydane przez pracodawcę. Jeżeli zakład został przekształcony, nowe władze firmy przejmują odpowiedzialność za dokumentację. W przypadku likwidacji zakładu, dokumenty przejmują syndyk lub likwidator.

Dalsza część artykułu pod materiałem wideo

Jeżeli zakład pracy został zlikwidowany, dokumentacja pracownicza może trafić w ręce jego następcy prawnego, syndyka lub likwidatora.

W takiej sytuacji osoba odpowiedzialna za zakończenie działalności firmy ma obowiązek przekazać dokumenty pracownikom. Ważne jest, aby skontaktować się bezpośrednio z tymi osobami i zapytać o dostęp do akt.

"Pracodawca, następca prawny, syndyk lub likwidator mają prawo wystawić byłemu pracownikowi dokumenty, których brakuje w jego aktach osobowych" – zaznacza Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.

W sytuacji, gdy zakład jest w trakcie likwidacji, obowiązek wydania dokumentów leży po stronie syndyka. Warto jednak pamiętać, że jeśli firma przekazała dokumenty do firmy przechowalniczej, konieczne może być skontaktowanie się z nią w celu uzyskania kopii.

Zgodnie z przepisami, pracodawca, następca prawny, syndyk lub likwidator mają obowiązek wydania kopii dokumentów pracowniczych bezpłatnie.

W przypadku firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentacji (archiwa państwowe, firmy archiwizacyjne), dostęp do dokumentów może wiązać się z opłatą. Z tego względu, jeśli dokumenty zostały przechowane w takich instytucjach, warto dowiedzieć się, jakie opłaty obowiązują przed złożeniem wniosku o ich wydanie.

Aby skutecznie odnaleźć dokumenty, należy mieć pełne informacje o zakładzie pracy. Nazwa firmy i adres, pod którym funkcjonowała, są podstawą do rozpoczęcia poszukiwań. Warto również pamiętać, że dokumentacja przechowywana jest według nazw zakładów pracy, a nie nazwisk pracowników.

Brak pełnych danych może prowadzić do opóźnień lub błędów w poszukiwaniach. Często pomocne mogą być stare książeczki ubezpieczeniowe lub świadectwa pracy, które zawierają pieczątki z nazwą zakładu.

"Brak informacji w tym zakresie czy też szczątkowe informacje mogą skutkować nieodnalezieniem poszukiwanej dokumentacji bądź błędnym wynikiem poszukiwań" – podkreśla Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w odpowiedzi dla WP Finanse.

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych przypomina, że okres przechowywania dokumentów jest różny w zależności od typu akt.

Dokumentacja osobowa przechowywana jest przez 50 lat od rozwiązania stosunku pracy. Natomiast dokumentacja płacowa, stanowiąca podstawę do naliczenia emerytury, mogła zostać zniszczona po 12 latach, zwłaszcza w przypadku zakładów działających przed 1991 rokiem.

Oznacza to, że dokumenty sprzed tej daty mogą być już niedostępne.

"Zgodnie z obowiązującymi do 1991 r. przepisami, dokumentacja płacowa, stanowiąca dokumentację podstawową do naliczania emerytury lub renty, mogła zostać wybrakowana (zniszczona) po dwunastu latach od chwili jej wytworzenia" – wyjaśnia Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.

Jeżeli dokumentacja została zniszczona, alternatywą może być świadectwo pracy, wpis w książeczce ubezpieczeniowej lub umowa o pracę. Warto poszukiwać tych materiałów, które mogą pomóc w obliczeniu wysokości zarobków z danego okresu.

ZUS jest jednym z najważniejszych źródeł, które pomaga w potwierdzeniu okresów zatrudnienia, szczególnie jeżeli zakład pracy odprowadzał składki na ubezpieczenie społeczne.

ZUS przechowuje dokumentację związaną z firmami, które zgłaszały swoich pracowników do ubezpieczeń społecznych.

"Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) uznaje jedynie dokumenty potwierdzające zatrudnienie w ramach umowy o pracę, z której odprowadzano składki na świadczenie emerytalne" – wskazuje Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.

Jeśli natomiast pracowaliśmy "na czarno", ZUS nie będzie posiadał żadnej dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie. W takim przypadku konieczne będzie poszukiwanie innych dowodów, np. świadectw pracy lub zapisów w książeczkach ubezpieczeniowych.

Jeśli pracowaliśmy w spółdzielni lub PGR, dokumentacja może być przechowywana w innych instytucjach. Spółdzielnie mogą przekazać dokumenty do Krajowej Rady Spółdzielczej, a PGR do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa (KOWR).

"W sprawie aktualnych danych dotyczących działalności spółdzielni, w tym m.in. danych kontaktowych oraz informacji na temat miejsca przechowywania dokumentacji zlikwidowanych spółdzielni, możemy zwrócić się bezpośrednio do Krajowej Rady Spółdzielczej" – wyjaśnia Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.

Dodatkowo, osoby, które odbyły służbę wojskową, mogą zwrócić się do Wojskowych Centrów Rekrutacji lub odpowiednich archiwów wojskowych, aby uzyskać potwierdzenie tego okresu.

W przypadku, gdy napotkamy trudności w uzyskaniu dokumentów, mamy prawo skontaktować się z odpowiednimi organami. Możemy zgłosić sprawę do Marszałka Województwa lub, jeśli występują nieprawidłowości, złożyć doniesienie do prokuratury.

"Mamy w takiej sytuacji prawo domagać się, z powództwa cywilnego, od takiego przechowawcy zadośćuczynienia za straty finansowe, jakie ponosimy" – podkreśla Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.