Kiedy mała firma może odliczyć VAT z faktur za zakupy

Art. 86 ust. 16 ustawy o VAT mówi, że mali podatnicy, którzy wybrali kasową metodę rozliczeń VAT, mogą obniżyć podatek należny w rozliczeniu za kwartał, w którym:
- uregulowali całą należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury,
- zapłacili podatek wynikający z dokumentu celnego, z uwzględnieniem kwot wynikających z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz w art. 34 ustawy o VAT,
- nie wcześniej jednak niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego.

Pamiętajmy, że częściowe uregulowanie należności nie pozwala na odliczenie podatku naliczonego. Odliczenie VAT naliczonego możliwe będzie dopiero w tym kwartale, w którym uregulowana będzie należność w całości.

W razie sprzedaży ratalnej prawo do obniżenia podatku należnego o naliczony zawarty w fakturze potwierdzającej sprzedaż na raty powstanie dopiero w kwartale, w którym zapłacona będzie ostatnia rata. Potwierdził to Pierwszy Urząd Skarbowy w Lublinie w interpretacji z 5 sierpnia 2004 r. (D-6/443/66/04) >patrz przykład.

Warto też pamiętać, że zapłaty wynikającej z otrzymanej faktury, pomniejszonej o kwoty gwarancyjne, nie można potraktować jako uregulowania całej należności. Zwrócił na to uwagę Urząd Skarbowy Warszawa-Targówek w interpretacji z 21 czerwca 2007 r. (1437/ZP/ 443/41/EZ/07). Ostateczne rozliczenie sum składanych jako gwarancja (zabezpieczenie) należytego wykonania zobowiązania może być znacznie przesunięte w czasie (nawet na kilka lat). W konsekwencji podatnik może być, w takim wypadku, zmuszony czekać z rozliczeniem podatku naliczonego przez długi okres. Dodatkowe problemy mogą się pojawić w razie zatrzymania całości lub części sum gwarancyjnych, z uwagi na nienależyte wykonanie zobowiązania. Z tego właśnie względu warto rozważyć udzielenie gwarancji (zabezpieczenia) w innej formie niż potrącanie sum gwarancji z należności wynikających z otrzymanych faktur VAT-MP. Jest to ważne zwłaszcza wtedy, gdy kwoty podatku naliczonego wynikające z takich faktur są wysokie.

Realizacja prawa do odliczenia podatku naliczonego nie może nastąpić wcześniej niż przed dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego. Potwierdzają to organy podatkowe, m.in. Urząd Skarbowy Kraków-Stare Miasto w interpretacji z 28 grudnia 2005 r. (PP-1-443-61502-05-168751/174/123/mk). Jeśli zatem przedsiębiorca ureguluje należność za fakturę w całości w czerwcu 2008 r., lecz samą fakturę otrzyma dopiero w lipcu 2008 r., to będzie mógł odliczyć wynikający z niej podatek naliczony dopiero w rozliczeniu za trzeci kwartał 2008 r. Pamiętajmy, że art. 86 ust. 16 ustawy o VAT określa wprost szczególny moment odliczenia podatku naliczonego tylko w odniesieniu do podatku wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahentów oraz dokumentów celnych. W pozostałym zakresie nakazuje stosować odpowiednio art. 86 ust. 10 ustawy o VAT.

Marcin Szymankiewicz
Autor jest doradcą podatkowym w BDO Numerica SA Decyduje wielkość sprzedaży albo prowizji

Małym podatnikiem VAT jest:
- taki, u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 800 000 euro,
- prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami powierniczymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu, jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 30 000 euro.

Przeliczenia na złote kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.

Przy imporcie i zapłacie za media obowiązują inne zasady VAT naliczony w przypadku importu, nabycia energii elektrycznej czy sporządzenia spisu z natury mali podatnicy odliczają na takich samych zasadach, jak pozostali przedsiębiorcy Ustawa o VAT mówi bowiem, że stosuje się w tym wypadku odpowiednio art. 86 ust. 10 ustawy o VAT.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT podatek naliczony stanowi kwota podatku należnego od importu usług, kwota podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz kwota podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (z zastrzeżeniem art. 86 ust. 3 – 7 ustawy o VAT określającego kwotę podatku naliczonego m.in. z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca – mających za przedmiot samochody osobowe i inne pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony).

Aby ustalić termin skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, trzeba zastosować ust. 10 tego przepisu. Mówi on, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w podatku należnym u nabywcy odpowiednio od importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów bądź od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca. Podobnie w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przez małych podatników rozliczających się metodą kasową wypowiedział się Urząd Skarbowy w Krasnymstawie (interpretacja z 23 listopada 2004 r., PP/443-27/04).

Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 4 ustawy o VAT prawo do obniżenia podatku należnego powstaje w przypadku spisu z natury określonego w art. 113 ust. 5 i 7 ustawy o VAT, nie później niż w rozliczeniu za okres, w którym dokonano tego spisu.

Art. 113 ust. 5 ustawy o VAT mówi, że jeżeli wartość sprzedaży u podatników zwolnionych od podatku na podstawie ust. 1 przekroczy 50 000 zł, zwolnienie traci moc w momencie jej przekroczenia. Obowiązek podatkowy powstaje z momentem przekroczenia tej kwoty, a opodatkowaniu podlega nadwyżka sprzedaży ponad tę kwotę. Za zgodą naczelnika urzędu skarbowego podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z dokumentów celnych oraz o kwotę podatku zapłaconą od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także o kwoty podatku naliczonego wynikające z faktur dokumentujących zakupy dokonane przed dniem utraty zwolnienia, pod warunkiem:
- sporządzenia spisu z natury zapasów tych towarów posiadanych w dniu, w którym nastąpiło przekroczenie 50 000 zł, oraz
- przedłożenia w urzędzie skarbowym spisu w terminie 14 dni, licząc od dnia utraty zwolnienia.

Kwotę podatku naliczonego stanowi iloczyn ilości towarów objętych spisem z natury przez kwotę podatku naliczonego przypadającą na jednostkę towaru, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe. Wspomniane zasady mają, zgodnie z art. 113 ust. 7 ustawy o VAT, zastosowanie również do podatników, którzy rezygnują z przysługującego im zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego przed początkiem miesiąca, w którym rezygnują ze zwolnienia. Faktury za media

W interpretacjach niektórych organów podatkowych (np. Izby Skarbowej w Gdańsku z 25 listopada 2004 r., PI/005-2128/04/CIP/01) pojawiają się twierdzenia, że do faktur dokumentujących nabycie mediów, o których mowa w art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy o VAT, należy stosować art. 86 ust. 10 pkt 3 tej ustawy. Mówi on, że prawo do obniżenia podatku należnego powstaje w przypadku ich nabycia, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy, w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności.

Zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w umowie właściwej dla rozliczeń z tytułu:
- dostaw energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego,
- świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, z zastrzeżeniem ust. 18,
- świadczenia usług wymienionych w poz. 138 (usługi w zakresie rozprowadzania wody, symbol PKWiU 41.00.2) i poz. 153 (usługi w zakresie gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, usługi sanitarne i pokrewne, symbol PKWiU 90.0) załącznika nr 3 do ustawy o VAT.

Ustawodawca przewidział wprawdzie odpowiednie stosowanie do małych podatników rozliczających się metodą kasową art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, ale nie pomyślał o tym w odniesieniu do art. 86 ust. 11 ustawy. W związku z tym należy – moim zdaniem – przyjąć, że rozliczenie podatku naliczonego przez tych podatników możliwe jest jedynie w rozliczeniu za kwartał, w którym powstało prawo do odliczenia. Nie jest natomiast możliwe dokonanie odliczenia w następnym kwartale. W razie uchybienia terminowi na rozliczenie podatku naliczonego będzie to możliwe wyłącznie w drodze korekty deklaracji VAT-7K za kwartał, w którym powstało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Odmienny pogląd wyraziła jednak Izba Skarbowa w Gdańsku w interpretacji z 25 listopada 2005 r. (PI/005-2128/04/CIP/01), dopuszczając stosowanie art. 86 ust. 11 ustawy o VAT. Izba stwierdziła, że dopiero uchybienie terminowi określonemu w tym przepisie skutkuje koniecznością korygowania deklaracji podatkowej (aby moc skorzystać z prawa do odliczenia podatku
naliczonego).

VAT z faktur otrzymanych przed wyborem kasowej metody rozliczania przedsiębiorca odlicza na zasadach, jakie obowiązywały go przed podjęciem tej decyzji

Podobnie będzie wtedy, gdy przedsiębiorca traci prawo do korzystania z metody kasowej.

Zasad określonych w art. 86 ust. 16 ustawy o VAT nie stosujemy do kwoty podatku naliczonego wynikającej z faktur i dokumentów celnych otrzymanych i odliczonych od kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres poprzedzający kwartał, za który podatnik będzie rozliczał się metodą kasową. W tym bowiem wypadku podatek naliczony został już odliczony na zasadach ogólnych.

Podatek naliczony według zasad ogólnych przedsiębiorcy rozliczają też w razie utraty lub rezygnacji z kasowej metody rozliczeń VAT. Jednak na podstawie art. 86 ust. 18 ustawy ci, którzy zrezygnowali lub utracili prawo do stosowania metody kasowej, kwotę podatku naliczonego, wynikającą z faktur lub dokumentów celnych otrzymanych w okresie, kiedy rozliczali się metodą kasową, i nieodliczoną od kwoty podatku należnego do końca tego okresu, mogą odliczać w okresie rozliczeniowym, w którym:
- uregulowali kontrahentowi całą należność wynikającą z otrzymanych faktur – w przypadku podatku wynikającego z faktur;
- dokonali zapłaty podatku – w przypadku podatku wynikającego z dokumentów celnych;
- dokonali zapłaty podatku wynikającego z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34 ustawy o VAT.

przykład
Mały podatnik rozliczający się metodą kasową otrzymał fakturę w styczniu 2008 r. W lutym zapłacił 50 proc. należności z niej wynikającej, a resztę w maju 2008 r. (miał bowiem problemy finansowe). W marcu 2008 r. utracił prawo do stosowania metody kasowej (przekroczył bowiem limit 800 000 euro). Będzie mógł odliczyć podatek naliczony w rozliczeniu za maj 2008 r., kiedy należność wynikająca w faktury została w całości uregulowana.

Pamiętajmy, że podatnicy, którzy utracili prawo do stosowania metody kasowej, tracą prawo do składania deklaracji podatkowej za okresy kwartalne, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym nastąpiło przekroczenie kwot określonych w art. 2 pkt 25 ustawy o VAT, powodujących utratę statusu małego podatnika na gruncie ustawy o VAT.

Jeżeli podatnik nie obniżył podatku należnego o naliczony w terminach, o których mowa w art. 86 ust. 10, 11, 12, 16 i 18 ustawy o VAT, może to zrobić przez korektę deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu pięciu lat, licząc od początku roku, w którym miał to prawo (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Jeśli przedsiębiorca otrzymuje fakturę VAT-MP i chce odliczyć zawarty w niej podatek naliczony, powinien uważać. Może się bowiem okazać, że zrobił to za wcześnie

Faktury wystawiane przez małych podatników, którzy wybrali kasową metodę rozliczeń, zamiast oznaczenia „Faktura VAT” zawierają „Faktura VAT-MP”.

Zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług podatnik w przypadku nabycia towarów i usług, udokumentowanych fakturą oznaczoną „VAT-MP”, może obniżyć podatek należny o naliczony określony w tej fakturze, w rozliczeniu za miesiąc, w którym:

1. uregulował część należności na rzecz małego podatnika rozliczającego się metodą kasową;
2. uregulował w całości należność na rzecz małego podatnika rozliczającego się metodą kasową;
3. przypada 90 dzień od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi, w przypadkach innych niż określone w pkt 1 i 2. Częściowa zapłata...

Przepis ten wywołuje jednak wątpliwości: czy podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia całości podatku naliczonego wynikającego z faktury VAT-MP, jeśli uregulował jedynie część należności wynikającej z takiej faktury. Organy podatkowe nie zajmują w tej kwestii jednolitego stanowiska. Część uważa, że zapłata w części (wystarczy uregulowanie przysłowiowej złotówki) powoduje możliwość odliczenia w całości podatku naliczonego z faktury VAT-MP (tak m.in. Urząd Skarbowy w Brzegu w interpretacji z 9 marca 2005 r., PP/443/IN/1a/BT/2005).

Inne uważają, że prawo do odliczenia w związku z zapłatą tylko części należności z faktur VAT-MP skutkuje możliwością odliczenia jedynie części uiszczonej (tak np. Drugi Śląski Urząd Skarbowy w Bielsku-Białej w interpretacji z 5 lipca 2006 r., PP/443-51/06/JG-45012).

Za tym drugim stanowiskiem zdaje się przemawiać prawo wspólnotowe. Zgodnie bowiem z przepisami dyrektywy 2006/112/WE prawo do odliczenia powstaje w momencie, gdy podatek, który podlega odliczeniu, staje się wymagalny. Pamiętajmy jednak, że problemy interpretacyjne związane z § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 27 kwietnia 2004 r. nie dotyczą przypadków, gdy faktura VAT-MP dokumentuje jedynie otrzymanie części należności (np. zaliczki, zadatku, przedpłaty, raty), a nabywca uregulował tę część w całości.

W razie nieuregulowania należności wobec małego podatnika prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturze VAT-MP powstaje w rozliczeniu za miesiąc, w którym przypada 90 dzień od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi. Jednakże jeśli przed tym miesiącem podatnik dokonał już w części odliczenia podatku naliczonego z uwagi na częściowe uregulowanie należności, to odliczenie dokonane w miesiącu, w którym przypada 90 dzień od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi, może dotyczyć wyłącznie tej nierozliczonej części podatku naliczonego.

W przeciwieństwie do faktur oznaczonych jako „Faktura VAT” odliczenie podatku naliczonego wynikającego z faktur oznaczonych jako „VAT-MP” jest, moim zdaniem, możliwe jedynie w miesiącu, w którym spełniona zostanie któraś z przesłanek określonych w § 12 rozporządzenia z 27 kwietnia 2004 r. Przemawia za tym to, że mamy tutaj do czynienia z przepisem szczególnym, a także że art. 86 ust. 11 ustawy o VAT odwołuje się wyłącznie do terminów, o których mowa w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT. Pomija natomiast terminy określone przez ministra finansów na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 86 ust. 21 ustawy. Odmienny pogląd zaprezentował jednak Świętokrzyski Urząd Skarbowy w interpretacji z 27 grudnia 2004 r. (RO/436/249/2004), dopuszczając możliwość odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury VAT-MP również w miesiącu następnym.