Na przesunięciu wypłaty za grudzień zyskuje pracownik, ale kłopot ma szef

Ale korzyści podwładnych nie wystarczą do takiego kroku. Musisz zachować procedury. Przynajmniej teoretycznie.

Niższy podatek

Zmiany podatkowe od stycznia 2009 r. kuszą, aby nie wypłacać wynagrodzeń za grudzień w tym miesiącu, lecz już po Nowym Roku. Prawo nie zakazuje ani przesunięcia terminu, ani dokonywania wypłat za dany miesiąc w następnym miesiącu. Ale wymaga, aby:

• pieniądze trafiły do pracowników najpóźniej do 10 dnia następnego miesiąca,
• przy zmianie terminu wypłaty zostały zachowane wszystkie procedury. Za ich niedotrzymanie przewiduje konsekwencje finansowe. Pracodawcy mają się więc nad czym zastanawiać. Zwłaszcza że to nie koniec skutków zmiany terminu. Pojawią się przy naliczaniu wynagrodzeń urlopowych, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, odpraw i odszkodowań.

Nawet 1000 zł więcej

Na wypłacie w styczniu pracownicy zyskają od kilkudziesięciu do ponad tysiąca złotych. Najwięcej skorzystają zarabiający od 7 tys. zł w górę. Natomiast zarabiający do tej granicy dostaną na rękę więcej zaledwie o kilkadziesiąt złotych (patrz tabela).

Dwie modyfikacje podatkowe od nowego roku powodują całe zamieszanie z datą wypłaty pensji za ostatni miesiąc 2008 r. Pierwsza to zmiana skali podatkowej i wprowadzenie dwóch stawek: 18 i 32 proc. (zamiast 19, 30, 40 proc.). Druga polega na uldze zmniejszającej zaliczkę na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, czyli 46,34 zł (1/12 x 556,02 zł).

Decyduje data wypłaty

Dlaczego te zmiany mają takie znaczenie? Przychód pracownika powstaje wtedy, gdy pieniądze są wypłacane lub stawiane do jego dyspozycji (por. art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm., dalej updof). Zatem obowiązujące tego właśnie dnia dane podatkowe bierzemy pod uwagę, licząc wynagrodzenie netto. Podobnie jak składki ZUS, bo przychód jest w nich definiowany według przepisów podatkowych (por. art. 4 pkt 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).

Co z tego wynika? Jeśli pensję za grudzień wypłacimy w grudniu, będziemy ją liczyć uwzględniając koszty uzyskania przychodu, kwotę zmniejszającą podatek i stawki podatkowe obowiązujące w 2008 r. Ale gdy wypłatę przesuniemy na styczeń, zastosujemy te dane z 2009 r. >patrz duża tabela obok.

Zaliczka na podatek zróżnicuje kwoty netto

Gdy będziemy liczyć wynagrodzenie netto za grudzień, to do momentu ustalania zaliczki na podatek dochodowy działania będą takie same, bez względu na to, czy do wypłaty dojdzie w styczniu, czy w grudniu. Wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie zmieniają się bowiem w przyszłym roku. Ale trzeba uważać, czy pracownik nie przekroczy w grudniu kwoty 85 290 zł, powyżej której nie płaci składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (por. art. 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, patrz przykład 2). Gdy taka sytuacja nie ma miejsca, dopiero na etapie ustalania zaliczki na podatek powstaną różnice. A to z powodu innej stawki podatkowej i innej kwoty zmniejszającej podatek (por. art. 32 updof i art. 1 pkt 37 ustawy z 16 listopada 2006 r.).

Licząc pensję do wypłaty w grudniu, musimy też pamiętać o możliwym przejściu w wyższy próg podatkowy, jeśli tylko na tyle wysokie są miesięczne zarobki.

Przykład 1
Policzmy, ile pracownik faktycznie dostanie więcej na rękę, gdy wypłatę pensji przesunie się na styczeń. Zarabia on 5 tys. zł brutto miesięcznie, ma podstawowe koszty uzyskania przychodu i złożył oświadczenie PIT-2 (w celu zmniejszania zaliczki na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej).
W grudniu jego dochody od początku roku przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej obowiązującej w 2008 r. Dlatego zaliczka na podatek będzie liczona w wysokości 30 proc.

Przykład 2
Pokażmy jeszcze różnicę między pensją netto do wypłaty w grudniu br. a w styczniu przyszłego roku pracownika, którego wynagrodzenie brutto wynosi 9 tys. zł. Ma on podstawowe koszty uzyskania przychodu i złożył oświadczenie PIT-2. Gdy będziemy liczyć wynagrodzenie do wypłaty w grudniu, ze składek na ubezpieczenia społeczne zostanie ustalona tylko składka chorobowa. Dlatego że jego zarobki przekroczyły roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Za to zaliczkę na podatek dochodowy policzymy stosując 40-proc. stawkę, bo pracownik przekroczy kwotę drugiego przedziału skali podatkowej obowiązującej w 2008 r. Inna data przelewu pensji wymaga modyfikacji umów

W zasadzie tylko małe firmy jeszcze zdążą z załatwieniem formalności związanych z przesunięciem terminu wypłat za grudzień.

Dużym zabraknie na to czasu. A i tak nie wiadomo, czy związki zawodowe działające w firmie zgodziłyby się na taki krok. Przeszkodą w swobodnym manewrowaniu terminem wypłat jest art. 85 kodeksu pracy. Każe on wypłacać pensję pracownikom co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. A termin musi być zapisany w:

• układzie zbiorowym pracy, jeśli pracodawca jest nim objęty,
• regulaminie pracy lub wynagradzania, gdy pracodawca musi je tworzyć i nie obowiązuje u niego układ zbiorowy pracy,
• umowach o pracę lub innych aktach stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy, jeśli pracodawca nie ma układu zbiorowego ani nie musi mieć regulaminów, bo zatrudnia poniżej 20 pracowników. Jeśli data wypłaty ma być zmieniona, to nie na jeden raz, lecz na stałe, i to z zachowaniem procedur.

Najprościej zmienić termin wypłaty zapisany w umowach o pracę. Zwłaszcza że pracownicy na tym skorzystają, a więc odpada konieczność wręczania wypowiedzeń zmieniających i czekania na ich decyzję. Wystarczy zawrzeć porozumienie zmieniające z dwoma zdaniami: "Wypłata wynagrodzenia za pracę będzie następować do 10 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Pozostałe warunki umowy o pracę pozostają bez zmian".

Oczywiście dokument musi wskazywać dane pracodawcy i pracownika, datę wejścia w życie zmiany i datę jego podpisania (jeśli są inne), a także zawierać podpisy obu stron.

Porozumienie nie zmodyfikuje daty wypłaty wynagrodzenia tylko na określony czas. Spowoduje jej ustalenie na stałe, a ponowna zmiana nie powinna być dokonywana np. w styczniu, bo wtedy ta poprzednia może zostać uznana za wprowadzoną po to, aby obejść przepisy podatkowe (por. art. 58 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Aby uniknąć obu skutków, pracownik powinien złożyć wniosek o wypłatę pensji za grudzień w styczniu, a szef go zaakceptować. To wyklucza konieczność zawierania porozumienia zmieniającego i zarzut obchodzenia prawa (por. "Rzeczpospolita" z 24 listopada 2008 r., "Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia nie jest obejściem prawa", i z 10 grudnia 2008 r., "Grudniowe płace w styczniu możliwe tylko w małych firmach"). Wniosek uchroni też pracodawcę od popełnienia wykroczenia.

Przesunięcie terminu wypłaty pensji, zapisanego w wewnątrzzakładowych aktach prawnych, wymaga ich zmiany. To działanie wystarczy, jeśli data widnieje też w umowach o pracę, ale przesunięcie będzie korzystne dla pracowników.

Korzystniejsze uregulowania zastępują bowiem automatycznie postanowienia umów o pracę i innych aktów będących podstawą zatrudnienia (art. 772 § 5 w zw. z art. 24113 § 1 k.p.). Zasada automatycznego zastępowania warunków umów o pracę ma szczególne znaczenie w regulaminach pracy. Tu bowiem działa ona niezależnie od tego, czy jest na korzyść, czy niekorzyść pracownika (brak odwołania do art. 24113 § 2 k.p., nakazującego stosowanie wypowiedzeń zmieniających przy zmianach niekorzystnych). A więc wejście w życie zmienionych postanowień jest równoznaczne z ich zastosowaniem do indywidualnych stosunków pracy. Jednak nie wtedy, gdy te same postanowienia są umieszczone w umowach o pracę. W takim wypadku konieczne jest również porozumienie stron lub wypowiedzenie zmieniające co do tych zapisów umów (por. wyroki Sądy Najwyższego z 25 marca 1977 r., I PRN 5/77, oraz z 17 listopada 1978 r., I PRN 114/78).

Jak zmienić akty wewnątrzfirmowe

KROK 1. Uzgodnij nowy termin z organizacją związkową
Jeśli w firmie działa jedna lub kilka organizacji związkowych, to z nimi pracodawca musi uzgodnić nowy termin wypłaty wynagrodzeń. Dotyczy to zarówno regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, jak i układu zbiorowego (por. art. 772 § 4, art. 1042 § 1 oraz art. 2419 § 1 k.p.). Przy układach zbiorowych zmiana musi mieć formę protokołu dodatkowego. Pominięcie uzgodnień ze związkami spowoduje nieważność modyfikacji regulaminu pracy lub wynagradzania (por. wyrok SN z 21 marca 2001 r., I PKN 320/00).
Przystępując do uzgodnień, pracodawca powinien ze związkami określić termin, do kiedy będą prowadzić negocjacje. Jeśli do stołu siada tylko jedna organizacja związkowa, termin ten można swobodnie ustalić, bo przepisy go nie określają. Gdy tych organizacji jest kilka, wspólne stanowisko powinno być wypracowane w ciągu 30 dni (art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.). Od tego terminu zależy kolejny krok pracodawcy.

KROK 2. Podejmij decyzję samodzielnie
Pracodawca może samodzielnie zdecydować o wprowadzeniu nowego terminu wypłaty wynagrodzenia, jeśli zmieniany jest w tym zakresie:
- regulamin pracy, a z organizacją związkową nie doszło do żadnych uzgodnień w ustalonym czasie oraz gdy u pracodawcy nie działa żaden związek (art. 1042 § 2 k.p.),
- regulamin wynagradzania, a organizacje związkowe nie przedstawią w ciągu 30 dni wspólnego stanowiska w tej sprawie.
Nie ma natomiast takiej możliwości, jeśli zmiana dotyczy układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, gdy w firmie działa tylko jedna organizacja związkowa. W tych wypadkach nowa data wypłaty pensji musi być wspólnie wypracowana.

KROK 3. Podaj do wiadomości pracowników
Zarówno wprowadzenie nowego terminu wypłaty pensji w drodze zmiany regulaminu pracy, jak i regulaminu wynagradzania wymaga podania tej informacji do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 1043 § 1 oraz art. 772 § 6 k.p.).
Szef może to zrobić np. wywieszając na tablicy ogłoszeń, rozsyłając do wszystkich pracowników drogą e-mailową, przekazując załodze tekst zmiany na piśmie lub zbierając oświadczenia od podwładnych o zapoznaniu się ze zmianami. Po upływie dwóch tygodni od poinformowania załogi nowy termin wypłaty wynagrodzenia zacznie obowiązywać.
Regulamin wynagradzania, który nie został ustalony na piśmie i podany do wiadomości pracowników w sposób określony w art. 772 § 6 k.p., nie obowiązuje jako akt prawny (wyrok SN z 6 października 2004 r., I PK 569/03).
Jeśli nowy termin wypłaty pensji wymagał zmiany układu zbiorowego, to protokół dodatkowy w tej sprawie musi zostać wpisany do rejestru układów, a zmiana wejdzie w życie w terminie w nim ustalonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania (por. art. 24112 § 1 k.p. oraz wyrok SN z 29 listopada 2000 r., I PKN 111/00). Oczywiście pracodawca musi zawiadomić pracowników o zmianie.
Za opieszałość pracodawca zwykle musi dodatkowo płacić

Opóźnienie przelewu wynagrodzeń może uderzyć szefa po kieszeni. Ale nie wtedy, gdy jest to skutek wniosku pracownika.

Kiedy pracodawca płaci pensje po terminie, pracownicy mogą żądać od niego odsetek za zwłokę (art. 481 § 1 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 k.p.). I to za każdy dzień spóźnienia, bez względu na jego przyczynę i to, czy ponieśli z tego powodu jakąkolwiek szkodę. Dla ich żądania nie ma też znaczenia, czy szef ponosi odpowiedzialność za spóźnienie, czy nie. Jeśli będą to odsetki ustawowe, to w skali roku od 15 grudnia br. wynoszą one 13 proc., a zostały podniesione z 11,5 proc. na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z 4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (DzU nr 220, poz. 1434).

Brak odszkodowania

Pracownicy mogą się domagać odsetek bezpośrednio od pracodawcy. A gdy ten odmawia ich wypłaty, powinni skierować sprawę do sądu. Jeżeli zatrudniony żąda odsetek, a szef ich nie wypłaca, regulując jedynie zaległą pensję, wtedy podwładny może zaliczyć jej część na poczet odsetek (art. 451 § 1 zdanie drugie k.c. w związku z art. 300 k.p.). Spóźnioną wypłatę składników należnego wynagrodzenia za pracę podwładny może bowiem zarachować w pierwszej kolejności na zaspokojenie związanych z długiem pracodawcy zaległych odsetek - uznał Sąd Najwyższy z wyroku z 7 maja 1998 r. (I PKN 88/98).

Takie są ogólne zasady. Ale pracownicy nie skorzystają z nich, jeśli sami wystąpią z wnioskami o przesunięcie terminu wypłaty. Teoretycznie mogą, ale byłby to czysty absurd.

Spóźniona wypłata to możliwość dla pracownika, aby dochodzić odszkodowania. Ale przez spóźnioną wypłatę musiał ponieść szkodę. Jeśli uzna, że tak było, a sąd przyzna mu rację, szef będzie musiał naprawić szkodę, jaką wyrządził spóźniając się z wypłatą wynagrodzenia (art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p.).

Pracodawca może być spokojny, gdy nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie. Wtedy nie płaci odszkodowania. A trudno mówić o odpowiedzialności, jeśli przesunął datę wypłaty na wniosek podwładnego, który na tym przesunięciu skorzystał.

Grzywna też wątpliwa

Nieterminowa wypłata wynagrodzeń to wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.). Gdy nakłada ją inspektor pracy, wyniesie 2 tys. zł. Jeśli pracodawca był już karany co najmniej dwukrotnie i w ciągu dwóch lat od ostatniego ukarania znowu nie będzie wypłacał terminowo pensji, wtedy grzywna może sięgnąć 5 tys. zł. A gdy sprawa trafi do sądu, kara wzrośnie nawet do 30 tys. zł.

Tyle przepisy. Trudno jednak sobie wyobrazić, że po kontroli inspekcji pracy pracodawca otrzyma karę za to, że poszedł na rękę pracownikom. Mimo że postąpił wbrew regulacjom, czeka go co najwyżej ostrzeżenie. Tak przynajmniej zapowiada inspekcja pracy (por. "Rzeczpospolita" z 24 listopada 2008 r., "Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia nie jest obejściem prawa").

Jadwiga Sztabińska
Rzeczpospolita