Na życzenie pracownika RMUA przyjdzie mejlem
Od przyszłego roku firmy będą mogły przesyłać zatrudnionym zestawienia zapłaconych przez nie składek w formie elektronicznej. Więksi pracodawcy korespondencję do ZUS opatrzą bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Dziś firmy muszą przekazywać ubezpieczanym przez siebie pracownikom imienne raporty miesięczne ZUS RMUA w formie pisemnej (wyjątek dotyczy członków służb zagranicznych). Raporty te wyszczególniają m.in. wysokość składek i podstawę ich wymiaru oraz dni chorobowe. Od nowego roku każdy pracownik będzie mógł otrzymać takie zestawienie w formie elektronicznej, ale pod dwoma warunkami.
Tylko za zgodą
Po pierwsze – ubezpieczony musi się na takie rozwiązanie zgodzić, a po drugie – jego pracodawca musi się posługiwać bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tak wynika z wchodzącej w życie 1 stycznia 2009 r. nowelizacji z 17 października 2008 r. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU nr 220, poz. 1418).
Przepis nie mówi, w jakiej formie zainteresowany ma się zgodzić, ale zapewne większość firm będzie prosiła o pisemne oświadczenie w tej sprawie.
_ Pracownikowi, który chce dostawać zestawienia ZUS RMUA w formie elektronicznej, będzie można je przesyłać zarówno na służbową, jak i prywatną skrzynkę mejlową. W interesie ubezpieczonego jest zaś zadbać o ich odpowiednie przechowywanie. Warto utworzyć osobny folder i w nim gromadzić pliki. Można też je wydrukować i trzymać w formie papierowej _ – mówi Anna Misiak, doradca podatkowy z MDDP.
Dobre dla dużych
Możliwość elektronicznego rozsyłania miesięcznych raportów to dobre rozwiązanie dla dużych zakładów, które w ten sposób mogą uniknąć drukowania i doręczania setek dokumentów.
_ Podpis elektroniczny będzie się coraz bardziej upowszechniał. Kupienie go to nie tylko wydatek na ZUS. Przyda się także w wypadku zamówień publicznych. Koszty certyfikatów powinny jednak być niższe, aby nie stanowiły bariery dla małych firm _ – uważa Bogna Nowak-Turowiecka, ekspert Konfederacji Pracodawców Polskich.
Można się też spodziewać, że nie wszyscy pracownicy będą zainteresowani takim rozwiązaniem. Dokumenty elektroniczne, bez pieczątki i podpisu, wciąż budzą nieufność.
Korespondencja z ZUS
Kolejna zmiana, którą przynosi nowelizacja, dotyczy składania dokumentów do ZUS przez płatników składek rozliczających więcej niż pięciu ubezpieczonych. Od przyszłego roku będą oni musieli przesyłać do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń (art. 36 ust. 10), imienne raporty miesięczne (art. 41 ust. 3), deklaracje (art. 46 ust. 4) i inne dokumenty rozliczeniowe oraz ich korekty z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Niekwalifikowane certyfikaty
Przypomnijmy jednak, że część płatników do 20 lipca 2009 r. może się posługiwać certyfikatami klucza publicznego, które do lata tego roku wydawał ZUS. W listopadzie w użyciu było ich jeszcze około 140 tys. Deklaracje rozliczeniowe, zgłoszenia i pozostałe dokumenty określone w art. 47a ust. 1 ustawy systemowej mogą oni przekazywać bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Pozwala na to art. 60 ustawy z 7 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (nowelizacja z 13 czerwca 2008 r., DzU nr 127, poz. 817). Przepis ten należy potraktować jako szczególny w stosunku do art. 47a ust. 2a ustawy systemowej. Ta grupa płatników jest zwolniona z obowiązku posługiwania się bezpiecznym podpisem w rozliczeniach z ZUS jedynie przejściowo. Certyfikaty niekwalifikowane jednak stopniowo wygasają, a zatem do 20 lipca przyszłego roku wszyscy płatnicy rozliczający powyżej pięciu ubezpieczonych będą już musieli używać kwalifikowanych certyfikatów.
Z danych ZUS wynika, że w ostatnim miesiącu nieco ponad połowa przesyłek do ZUS była opatrzona bezpiecznym podpisem (było ich 862 tys.). Spora grupa nadawców, którzy je stosują, to biura rachunkowe.
Magdalena Januszewska
OPINIA
Jerzy Bartnik, prezes Związku Rzemiosła Polskiego
Obowiązek opatrywania elektronicznej korespondencji z ZUS bezpiecznym podpisem elektronicznym jest przedwczesnym rozwiązaniem w odniesieniu do firm zatrudniających 6 – 20 osób. Takie rozwiązanie sprawdziłoby się raczej za 15 lat, kiedy zmieni się generacja przedsiębiorców. Dziś dla wielu z nich samodzielne rozliczanie się przez Internet nie jest wcale łatwym zadaniem. Poza tym podpis elektroniczny jest wciąż dość drogi, zwłaszcza jeśli uwzględnimy koszt jego rocznych aktualizacji (jest to wydatek rzędu kilkuset złotych). Zlecanie rozliczeń innym podmiotom jest kłopotliwe i też kosztuje. Z pewnością zaś jest to dobre rozwiązanie dla dużych firm, a także dla ZUS.