Pamiętaj o kontroli

Realizacja wielu inwestycji w Polsce odbywa się przy wsparciu środków publicznych. Do najpopularniejszych możliwości finansowego odciążenia nowych przedsięwzięć przedsiębiorców należy dofinansowanie z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. Przekonują o tym statystyki Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, według których liczba dotychczas przyznanych dotacji przekroczyła w Polsce poziom 131 tysięcy. Nie wszyscy pamiętają jednak, że obok korzyści płynących z dotacji ten rodzaj pomocy publicznej przynosi także obowiązki, jakie są nakładane na beneficjentów.

Wywiązywanie się z nich jest monitorowane i kontrolowane na każdym etapie realizacji projektu, a nawet kilka lat po jego zakończeniu. Niepomyślne przejście takiej próby może rodzić poważne konsekwencje łącznie z koniecznością zwrotu dotacji wraz z odsetkami. Jak uchronić dotację przed koniecznością zwrotu? Nie daj się zaskoczyć kontroli. Już dziś przygotuj solidnie swój projekt do rzeczywistej kontroli, aby w odpowiednim momencie być przygotowanym na każdą ewentualność. Jak to zrobić? Oto kilka pożytecznych wskazówek.

Wyścig po dotację

Droga do uzyskania unijnej dotacji przypomina długodystansowy wyścig, który przebiega zazwyczaj według znanego schematu. Po pierwsze, trzeba złożyć wniosek o dofinansowanie, w którym przedstawia się swoje zamiary inwestycyjne. Po drugie, należy się uzbroić w cierpliwość i jeżeli pomysł spełni określone dla danego mechanizmu wsparcia kryteria, dany projekt po kilku kolejnych miesiącach oczekiwania może dostać propozycję dofinansowania.

Po podjęciu decyzji o skorzystaniu z takiej oferty, przedsiębiorca podpisuje umowę o dofinansowanie, która zmienia jego status z wnioskodawcy na beneficjenta pomocy. Wielu beneficjentom wydaje się, że właśnie umowa o dofinansowanie to szczęśliwy koniec wyścigu po dotację. Tymczasem to dopiero początek obowiązków i potencjalnych zagrożeń. Teraz oceniane będą głównie działania, a nie pomysły i zamierzenia beneficjenta.

Umowa o dofinansowanie nie jest jedyną podstawą do wypłaty przyznanej dotacji. Przedsiębiorca musi spełnić również szereg dalszych obowiązków. Należy do nich prawidłowe rozliczenie każdego poniesionego wydatku, pozwalające na uzyskanie jego częściowego zwrotu. Zasadą ogólną jest, że beneficjent musi udokumentować każdy wydatek, a więc przedstawić dowody na to, że zadeklarowane w umowie o dofinansowanie koszty faktycznie poniósł. Na ten cel konieczne jest przede wszystkim zgromadzenie dokumentów potwierdzających zakup i dokonanie stosownej płatności, ale także zaewidencjonowanie danego wydatku (np. środka trwałego)
w rejestrach przedsiębiorstwa. Ponadto, na beneficjencie ciążą obowiązki sprawozdawcze, obligujące go m.in. do bieżącego informowania instytucji o postępach realizacji projektu i napotkanych ewentualnie trudnościach czy zgłaszaniu wszelkich zmian w inwestycji. Te i inne czynności związane z projektem realizowanym przy wsparciu z funduszy unijnych mogą podlegać kontroli.

ABC kontroli

Kontrola stanowi doskonałe narzędzie weryfikujące prawidłowość realizacji projektu i jest jego nieodzowną częścią. Celem kontroli jest określenie stopnia zgodności realizowanej inwestycji z pierwotnymi założeniami, które zostały przedstawione w dokumentacji aplikacyjnej oraz zidentyfikowanie wszystkich zaistniałych na etapie realizacji projektu nieprawidłowości. Podczas kontroli badany jest zarówno formalny jak i techniczny aspekt danego przedsięwzięcia. Kontrolujący mogą przeanalizować bowiem dokumentację projektową, ale także odwiedzić miejsce realizacji projektu. Kontroli podlegają m.in. kwestia odpowiedniego momentu rozpoczęcia realizacji projektu, system ewidencjonowania operacji gospodarczych związanych z projektem, sposób opisania dokumentów finansowych, stopień osiągnięcia wskaźników realizacji projektu, dokumentacja środowiskowa, sposób oznakowania dokumentacji projektowej i miejsca realizacji przedsięwzięcia, kompletność dokumentacji związanej z inwestycją, czy wizualizacja projektu.

Zidentyfikowanie nieprawidłowości w ramach projektu może mieć daleko idące konsekwencje, poczynając od wstrzymania dofinansowania lub obniżenia jego wartości, na konieczności zwrotu dofinansowania kończąc. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, w tym ostatnim przypadku oprócz kwoty otrzymanej pomocy, beneficjent zobowiązany jest także zwrócić odsetki naliczane jak od zaległości podatkowych (aktualnie 12 proc. w stosunku rocznym). Przykładowo, w dwóch popularnych działaniach w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 8.1 i 8.2 – wspierających tzw. e-biznes (dotacje dla przedsiębiorców świadczących usługi drogą elektroniczną dla użytkowników końcowych i dla biznesu) przed terminem rozwiązano co najmniej kilkanaście umów, w tym większość z inicjatywy samych beneficjentów. Nieuchronność, czyli kiedy można się spodziewać kontroli?

Jeżeli beneficjent nie jest pewien czy realizuje projekt zgodnie z obowiązującymi regulacjami, warto to sprawdzić samodzielnie, nim przyjdzie do nas podmiot zewnętrzny na kontrolę. A nastąpi to prędzej czy później. Zapisy umów o dofinansowanie oraz wytyczne w zakresie kontroli projektów dofinansowanych w ramach funduszy unijnych przewidują bowiem, że każdy dofinansowany projekt będzie choć raz przedmiotem oficjalnej kontroli. Nie jest to jednak równoznaczne z tym, że dany projekt będzie poddany co do zasady jednej kontroli. Kontrola weryfikująca prawidłowość realizacji projektu może zapukać do drzwi przedsiębiorcy w każdej chwili. Może to nastąpić zarówno przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, jak i na etapie realizacji właściwego projektu. Beneficjenci mogą się również spodziewać wizyty kontrolujących kilka lat po zakończeniu projektu. Ważne jest również to, że pozytywne przejście jednej kontroli nie oznacza, że automatycznie wszystkie następne będą formalnością.

W jednym z największych programów operacyjnych, w ramach którego dystrybuowane są środki unijne dla przedsiębiorców (Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka) tylko w pierwszym półroczu 2010 r. instytucje odpowiedzialne za wdrażanie pomocy przeprowadziły ponad 440 kontroli. Jak ustalono, najczęściej popełniane przez beneficjentów błędy i uchybienia dotyczyły m.in. kwalifikowalności wydatków, wniosków o płatność czy opisywania i ewidencjonowania dokumentacji księgowej. W zależności od konkretnego mechanizmu wsparcia, w ramach którego została przyznana dotacja, kontrole są przeprowadzane przez różne podmioty zewnętrzne, w tym m.in. Ministerstwo Gospodarki, Ministerstwo Finansów, Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, urzędy skarbowe, urzędy kontroli skarbowej, Komisję Europejską czy też konsorcja firm zewnętrznych powoływane przez odpowiednie instytucje krajowe i wspólnotowe.

Jak się przygotować do kontroli, czyli trening czyni mistrza

Coraz częściej beneficjenci dochodzą do wniosku, że warto podejmować działania zmierzające do wcześniejszego wychwycenia potencjalnych nieprawidłowości powstających w ramach projektu. Aranżują więc oni kontrole we własnym zakresie, aby ewentualne niedociągnięcia zidentyfikować „bezboleśnie”. Ponieważ kontrola może pojawić się w każdej chwili, przygotowanie z wyprzedzeniem projektu do rzeczywistej kontroli pozwoli w odpowiednim momencie być gotowym na każdą ewentualność. Taki próbny przegląd projektu, który wbrew faktycznej kontroli nie grozi żadnymi negatywnymi konsekwencjami, może obejmować w szczególności następujące działania: weryfikację prawidłowości momentu rozpoczęcia realizacji projektu, weryfikację realizacji projektu pod kątem zgodności z postanowieniami umowy o dofinansowanie, analizę dokumentów finansowych i merytorycznych stanowiących podstawę do wypłaty dofinansowania, potwierdzenie zgodności danych prezentowanych w dokumentacji aplikacyjnej ze stanem faktycznym, weryfikację prawidłowości
promocji unijnego dofinansowania, sprawdzenie sposobu przechowywania dokumentacji, sprawdzenie osiągnięcia zakładanych celów i wskaźników projektu, sprawdzenie respektowania zasad trwałości projektu, sprawdzenie rzeczowej realizacji zadań na miejscu, weryfikację zachowania wystarczającej ścieżki audytu, analizę procedury zamówień w ramach projektu, weryfikację wywiązywania się z obowiązków sprawozdawczo-rozliczeniowych, sprawdzenie źródeł finansowania projektu.

Symulowana kontrola pozwala nie tylko na usunięcie ewentualnych uchybień, ale także pomaga przyjęciu optymalnego podejścia do krytycznych aspektów realizacji projektu czy wypracowaniu rozwiązań, które w jak najlepszym stopniu przygotują inwestycję do jej rzeczywistej weryfikacji ze strony uprawnionych instytucji.

Próbny przegląd można oczywiście przeprowadzić samodzielnie, jednak beneficjenci decydują się często na korzystanie w tym zakresie z usług zewnętrznych specjalistów, aby zapewnić takiej inicjatywie możliwie obiektywny charakter, a tym samym podnieść jej efektywność. Co więcej, w przypadku bardziej złożonych i długotrwałych projektów, a zwłaszcza w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub wdrażaniu nowych rozwiązań organizacyjnych, warto rozważyć powtórzenie takiego ćwiczenia kontrolnego po jakimś czasie.

Anna Derewońko
Konsultant w Dziale Ulg i Dotacji Inwestycyjnych Ernst & Young