Poradnik dla wnioskodawców

Każdy kto starał się o środki Europejskiego Funduszu Społecznego wie, że napisanie projektu to nie lada sztuka. Bez pomocy specjalistów przejście przez tysiące stron wytycznych nie należy do najprzyjemniejszych zajęć.

Dlatego prezentujemy cykl artykułów zawierających praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. O budżecie projektu napisano już wiele i pewnie jeszcze nie wszystko. Zostańmy zatem w obszarze przygotowania projektu od jego strony finansowej. W poprzedniej części poradnika radziliśmy, jakie elementy trzeba wziąć pod uwagę tworząc projekt, teraz spróbujemy przyjrzeć się kilku kosztom w szczególności oraz kwestii konstruowania kategorii budżetu.

Budżet projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego jest budżetem zadaniowym. Oznacza to, że wszystkie koszty muszą zostać przypisane do poszczególnych zadań odzwierciedlających działania podejmowane w projekcie. Zasady kwalifikowania wydatków zawierają kilka propozycji dokonania tego podziału, jednak w większości przypadków projekty wymykają się podstawowym schematom. Na początek warto zastanowić się nad ilością zadań. Podziału trzeba dokonać wystarczająco dokładnie, aby utrzymać zgodność z harmonogramem, ale także na tyle ramowo, aby zachować elastyczność w projekcie. Zmiany wartości kosztów w budżecie projektu na etapie realizacji można wprowadzać samodzielnie w obrębie istniejących kategorii: dowolnie w tym samym zadaniu i pomiędzy zadaniami do dziesięciu procent wartości zadania, na które przenosimy i z którego przenosimy środki. Wszystko co przekroczy te limity, musi być zgłaszane do instytucji nadzorującej nasz projekt.

Zmiany w projekcie to norma, więc…

Z zasady tej wynika prosta praktyka – lepiej w mniejszej ilości zadań zmieścić więcej kosztów niż odwrotnie. Podzielenie budżetu na zbyt dużą ilość zadań znacząco zmniejsza bowiem pole manewru, w sytuacji gdy konieczne są zmiany. A zwykle są konieczne. Za wyjątkiem krótkich projektów, zmiany wprowadzane są właściwie prawie zawsze. Czas oczekiwania na zaakceptowanie zmian jest zwykle dłuższy niż regulaminowe dwa tygodnie, a decyzje o sfinansowaniu wydatków odbiegających od zaplanowanego budżetu trzeba podejmować często niezwłocznie. W tej sytuacji im bardziej elastyczny budżet, tym spokojniejszy beneficjent. Planując budżet, trzeba wziąć także pod uwagę limity narzucone na poszczególne zadania. Limity formalne i nieformalne. Zacznijmy od tych pierwszych. Limit procentowy dotyczy po pierwsze wysokości wydatków na cross-financing, czyli wydatków inwestycyjnych, do 10 lub 15 proc. wartości kosztów projektu. Drugi limit obejmuje koszty pośrednie, jeśli są rozliczane ryczałtem bez pokazywania dokumentów
potwierdzających dokonanie wydatków. Maksymalnie koszty te mogą stanowić 20 proc. w projektach o wartości do 2 milionów złotych oraz do 10 proc. w projektach powyżej 5 milionów. Trzeci formalny limit dotyczy wartości zadania odnośnie współpracy ponadnarodowej. Jeśli projekt jest projektem z komponentem współpracy ponadnarodowej, wartość tego zadania nie może być wyższa niż 30 proc. wartości projektu. Przekroczenie jednego z tych obostrzeń jest równoznaczne z odrzuceniem projektu.

Pozostaje jeszcze kwestia limitów nieformalnych. Tutaj jest dość duża różnorodność w zależności od miejsca, gdzie projekt jest składany. Przede wszystkim nieformalny limit stosowany jest w odniesieniu do zadania „zarządzanie projektem”, gdzie mieszczą się koszty całego personelu zarządzającego. Wysokość tego limitu waha się w różnych miejscach w Polsce od 10 do 30 proc. wartości projektu i w zasadzie, żeby sprawdzić jaki limit został przyjęty w danym województwie, trzeba podpytać pracowników instytucji ogłaszającej konkurs lub też pracowników regionalnego ośrodka EFS. Powinni wiedzieć. Istnieją wprawdzie zapowiedzi wprowadzenia limitu oficjalnymi dokumentami, na razie jednak obowiązuje poczta pantoflowa. Przekroczenie nieformalnego limitu nie może spowodować odrzucenia projektu, przynajmniej nie wprost. Projekt może natomiast otrzymać mniej punktów za zawyżone lub nieracjonalne koszty zarządzania. Warto pamiętać o tym, że koszty tego zadania jako jedynego w projekcie nie mogą ulec zwiększeniu, czyli to co
zostało zaplanowane na wynagrodzenia, delegacje czy zakupy sprzętu nie wzrośnie w trakcie całego projektu, choćby nawet okazało się, że wzrosły stawki podatków lub innych składowych wynagrodzenia niezależne od beneficjenta. Przypadki nieuwzględnienia tego typu zwyżek są już faktem w praktyce zarządzania projektami.

Koszty pod specjalnym nadzorem

Pokonawszy limity, trzeba przyjrzeć się wysokościom kosztów na poszczególne rodzaje wydatków. Kilka z nich znajduje się pod szczególnym nadzorem oceniających. Po pierwsze, personel projektu. O tym sporo już napisano, wynagrodzenia osób zarządzających projektem wciąż budzą emocje. I nie ma tutaj jednolitych zasad, to co da się sfinansować w jednym województwie, nie przejdzie w drugim. Trzeba stosować zdrowy rozsądek i pisać dobre, racjonalne i wyczerpujące uzasadnienia. Tyle można zrobić zawsze. Warto też nie rozbudowywać nadmiernie ilości personelu, a jeśli już jest go dużo, warto wskazać na ilość wykonywania zadań. Ta sama zasada dotyczy także wydatków związanych z zakupami sprzętu i innych przedmiotów nie służących odbiorcom, a pozostających u beneficjenta. Oceniający uwielbiają tropić wydatki, które (o zgrozo) mogłyby wzbogacić beneficjenta. Do tego nie mogą dopuścić. Podważane bywają zatem wszelkie zakupy w ramach cross-financingu takie jak komputery, drukarki, meble, ale także mniejsze wydatki na
czajniki, dziurkacze, papier a czasem także koszty delegacji. Uważać trzeba także określając koszty związane z noclegami i wyżywieniem, niezależnie od tego, czy dotyczą personelu projektu czy uczestników. Usługi cateringowe są jednym z najłatwiejszych do podważenia kosztów, bo spór o ich wysokość jest dość jałowy. Można przecież zjeść ciastko z kremem a można o połowę tańsze kruche ciasteczko z cukrem. Utrzymanie wysokiej jakości nie jest tutaj argumentem, który zawsze wybroni pyszne bajaderki i ptysie.

Podobnie rzecz ma się w przypadku kosztów noclegu. Nie ma co liczyć na luksusy i puchate szlafroki. Trzeba dawać sobie radę w skromniejszym standardzie, a jednocześnie zapewnić uczestnikom takie warunki, żeby zechcieli wybrać się na proponowane im szkolenie, a z motywacją bywa naprawdę różnie. Koszty, których wysokość jest kwestionowana to także, zwłaszcza w ostatnim roku, koszty promocji projektu. Walka z gadżetami rozpoczęła się na dobre i trzeba się pogodzić z faktem, że kolorowe długopisy, notesiki, parasole a nawet kurtki czy walizki nie będą już stanowiły doposażenia dla pracowników biura projektowego. Koszty promocji wchodzące w skład zadania zarządzania projektem, czyli niezmienne w trakcie całego projektu, powinny ograniczać się do niezbędnych elementów służących do informowania o współfinansowaniu z EFS i najlepiej jeśli trafiają do odbiorców a nie do personelu projektu.

Zlecenia usług ostrożnie

Nie warto jednak całkowicie rezygnować z kosztów promocji, bo może się okazać, że spełnianie obowiązków informacyjnych kosztuje zbyt wiele, by był to tylko dodatkowy wydatek dla projektodawcy. Co więcej, część kosztów promocji, aby nie obarczać objętego nieformalnym limitem zarządzania projektem, można przenieść do zadań związanych z rekrutacją czy szkoleniami. Wtedy notesiki dla uczestników nie obciążą nadmiernie zadania dotyczącego zarządzania. Warto pomyśleć o kosztach tablic informujących o współfinansowaniu w miejscu realizacji projektu, banerach do umieszczenia w innych miejscach wydarzeń, wszak baner zawsze dobrze wygląda na zdjęciach z projektu. Jeszcze jedną kwestią, na którą trzeba zwrócić uwagę przygotowując budżet, jest rozsądne podejście do zlecania usług. W tej kwestii nie obowiązuje limit, ale oceniający wie, że w każdym zleceniu ukryty jest zysk, który generuje dotykowy koszt, a przecież beneficjent mógłby pewne rzeczy zrobić własnymi siłami. Dlatego każde zlecenie powinno być we wniosku o
dofinansowanie dokładnie opisane. Nie ma wątpliwości, jeśli w grę wchodzą zadania wymagające specjalistycznego sprzętu, np. produkcja materiałów informacyjnych, ale już w przypadku organizacji konferencji można polemizować czy powinna to zrobić firma czy powinno się jednak wynająć salę, zorganizować catering i zaprosić prelegentów samodzielnie.

Meandrów budżetowych zasad tych pisanych i tych niepisanych jest całkiem sporo. Oprócz czytania wytycznych warto korzystać z opinii praktyków z jednym tylko zastrzeżeniem. To co w jednym miejscu uchodzi za oczywistą zasadę, w innym nie musi być respektowane, to co było słuszne dla jednego projektu, w innym może działać na jego szkodę. Trzeba szukać złotego środka, a ten można znaleźć, jedynie rzetelnie analizując przygotowanie projektu.

Anna Jarmuszkiewicz
Menedżer działu szkoleń i konferencji w redakcji ,,Funduszy Europejskich’’. Zrealizowała kilka dużych projektów w ramach programu Kapitał Ludzki