Urzędy będą pracować szybciej. Rząd wprowadza kluczowe zmiany

Szykują się duże zmiany w urzędach stanu cywilnego. Rząd zajmie się we wtorek nowelizacją przepisów, które odbiurokratyzują polskie urzędy i pozwolą skrócić kolejki po akty stanu cywilnego. Nie zmienią się natomiast koszty. Za pełen odpis nadal trzeba będzie zapłacić 33 zł, a za skrócony - 22 zł.

Kiedyś akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu były wydawany od ręki. Dziś trzeba na nie często poczekać kilka dni, a niekiedy nawet tygodni. Wszystko przez zmiany, które weszły w życie ponad rok temu wraz z uruchomieniem Systemu Rejestrów Państwowych.

Od kwietnia ubiegłego roku odpis dokumentu można odebrać nie tylko w urzędzie, który go wydał, ale również w każdym innym na terenie Polski. Na tej zmianie "ucierpiały" przede wszystkim urzędy w dużych aglomeracjach, gdzie liczba wniosków o wydanie takich dokumentów zdecydowanie wzrosła.

W Warszawie co miesiąc do urzędów wpływa 18,5 tys. wniosków, w Krakowie 5,8 tys., we Wrocławiu 5,3 tys., w Łodzi 4,5 tys., a w Poznaniu około 3,7 tys. Projekt realizuje więc postulaty kierowników urzędów z tych miast.

Najważniejszym z nich jest możliwość wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księgach stanu cywilnego z wykorzystaniem danych zamieszczonych w aplikacjach wspierających rejestrację, czyli bez konieczności przenoszenia tych aktów do centralnego rejestru. Innymi słowy, gdy obywatel wnioskuje o odpis "po staremu", czyli na przykład o akt urodzenia w miejscu urodzenia, dostanie go szybciej, bo urzędnik będzie miał łatwiejszy dostęp do jego danych.

W dużych miastach takie wnioski nadal stanowią zdecydowaną większość. Nowelizacja pozwoli usprawnić wydawanie dokumentów, które w Warszawie stanowią 86 proc. wszystkich wniosków, a w Łodzi, Krakowie czy Poznaniu - nawet ponad 90 procent.

Odpisy takie wydawane byłyby według nowego wzoru, zgodnie pod względem formy i treści z wymaganiami przewidzianymi w przepisach.

Kłopotliwe przenoszenie

Wraz z wprowadzeniem elektronicznego Systemu Rejestrów Państwowych, przed urzędnikami stanu cywilnego stanęło również zadanie przeniesienia dokumentów z papieru do komputera. Od 1 marca 2015 r. każdy akt przenoszony z papierowej księgi stanu cywilnego do rejestru wymagał jednak dodatkowego zaangażowania kierownika urzędu lub jego zastępcy, który uwierzytelnia ten dokument w systemie.

- Powstała baza usług stanu cywilnego, ona docelowa ma gromadzić wszystkie akty stanu cywilnego. Ktoś kto jest urodzony w jednej części kraju mógł sobie odpis bez problemu załatwić w drugiej części kraju. Aby to było możliwe, to wszystkie akty stanu cywilnego, które są rozproszone po różnych urzędach stanu cywilnego, trzeba migrować do jednej bazy i na tym polega problem – mówił niedawno radiowej jedynce rzecznik ministerstwa cyfryzacji Karol Manys.

Taka procedura oznacza dużą stratę czasu i w efekcie dłuższe kolejki do urzędów, gdy przyjdzie do wydania odpisu aktu stanu cywilnego.

Żeby zapobiec przesadnej biurokracji, minister administracji wnioskuje, by takie uprawnienia przyznać również szeregowym urzędnikom. To pozwoliłoby na przyspieszenie procedury, szczególnie że co miesić przenoszonych jest około 360 tysięcy takich dokumentów.

"Przyznanie takich uprawnień pracownikom przyspieszyłoby nie tylko sam proces przenoszenia aktu stanu cywilnego, ale również przebieg wydawania odpisów z takiego aktu" - czytamy w uzasadnieniu projektu. Do kierownika stanu cywilnego będzie natomiast należała ocena, czy pracownik, który otrzyma takie uprawnienia, jest "godny zaufania".

Ukłon w stronę Episkopatu

Trzecia ze zmian dotyczy natomiast unieważnienia niektórych aktów, do których przy przenoszeniu wkradły się błędy lub zostały omyłkowo wydane dwukrotnie, a dotyczyły tego samego zdarzenia (na przykład dwukrotnie wydany akt zgonu).

Dziś w systemach informatycznych znajduje się mnóstwo dokumentów, w których aż roi się od błędów i mogą one wprowadzać urzędników w błąd. Niestety, usunięcie takich aktów z systemu wiązało się ze skomplikowaną procedurą. Po nowelizacji wystarczy już tylko decyzja kierownika urzędu. Dodatkowe uprawnienia w tej materii otrzymał również wojewoda.

Swoje wywalczył również Kościół katolicki. "Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Konferencji Episkopatu Polski wprowadzono regulacje określające liczby wydawanych przez kierownika urzędu stanu cywilnego zaświadczeń, stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz liczby załączanych do tego zaświadczenia formularzy" - czytamy w uzasadnieniu projektu.

Zdaniem pomysłodawców, zmiany nie będą skutkować żadnymi konsekwencjami dla budżetu państwa. W ocenie skutków regulacji koszt nowelizacji określono więc na 0 zł, ale z jednym wyjątkiem.

"Najprawdopodobniej, skorzystanie z proponowanego rozwiązania będzie się wiązało z koniecznością dostosowania aplikacji wspierających. Niemniej zakres tych zmian i ewentualne ich koszty będą zależne od rodzaju wykorzystywanej aplikacji i umowy zawartej przez dany urząd" - zauważają projektodawcy i za przykład podają miasto stołeczne Warszawę. Władze stolicy zapewniają, że "koszty będą znikome, gdyż większość zostanie zrealizowana w ramach umowy serwisowej, jako dostosowanie do obowiązujących przepisów prawa".

Dla obywateli nie zmieni się nic, poza skróconymi kolejkami do urzędów. Za odpis zupełny trzeba zapłacić 33 zł, a za skrócony - 22 zł.