E-faktury w sieci Castorama
Spółka Edison SA podpisała umowę z siecią handlową Castorama na usługę walidacji faktur elektronicznych. Sieć handlowa Castorama dzięki tej umowie zamierza wyeliminować całkowicie przepływ faktur papierowych, co znacznie uprości i obniży koszty obsługi finansowo-księgowej.
Edison realizuje proces walidacji faktur elektronicznych polegający na sprawdzaniu formalnym, księgowym i biznesowym każdego z dokumentów oraz na ich z odpowiadającymi im zamówieniami i innymi dokumentami. Proces wdrożeniowy polegający na podłączaniu dostawców sieci do systemu rozpoczął się już jakiś czas temu. Docelowo dla samej Castoramy system będzie przetwarzał ponad sto tysięcy dokumentów miesięcznie. Edison jest dostawcą usługi EDI (elektronicznej wymiany danych), która pozwala na całkowite zautomatyzowanie procesu wystawiania i odbierania faktur. Faktury w standardzie EDI są zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
- Faktura przesyłana w standardzie EDI nie wymaga żadnej kontroli lub inaczej mówiąc, kwestia wiarygodności faktur jest scedowana na operatora EDI, który gwarantuje stosowanie standardów europejskich (Umowa w Sprawie Europejskiego Modelu Wymiany Danych) - tłumaczy Tomasz Kuciel, prezes zarządu Edison SA. Dodaje, że firmy korzystające z e-faktur osiągają oszczędności - czasu, papieru, magazynowania dokumentów, przesyłek. Szacuje się, że w firma wysyłająca 1000 faktur oszczędza ok. 2 tys. zł.
Prezes Kuciel przekonuje, że faktura EDI ma wiele innych zalet – przede wszystkim jest zbiorem danych, a nie obrazem (PDF), co umożliwia automatyczną walidację opierającą się na połączeniu (matching) faktur z zamówieniami oraz innymi dokumentami księgowymi i logistycznymi. Nie wymaga również ręcznego jej wprowadzenia do systemu informatycznego odbiorcy faktury, co jest przecież konieczne w przypadku PDF.
- Zaletą faktury w standardzie EDI jest także fakt, iż nikt nie może zakwestionować, że jej forma elektroniczna jest niewystarczająca - oryginał jest elektroniczny, a wydruk jest zbędny (jest wprost fanaberią). W przypadku obrazu faktury (przesłanej w postaci pliku PDF) nie ma takiej kontroli biznesowej, która wszystkim uczestnikom - zarówno wystawcom jaki i odbiorcom - gwarantowałaby jednoznaczną ścieżkę audytu (odbiorca skazany jest na to by uwierzyć w ścieżkę zaproponowaną przez wystawcę). W praktyce zarówno wystawca obrazu faktury PDF jak i jej odbiorca i tak w konsekwencji drukują fakturę. Oznacza to, że przesłanie faktury w formacie PDF jest - de facto - przerzuceniem kosztów wydruku na odbiorcę i oszczędnością na kosztach wysyłki, a nie zawsze jest to model optymalny z biznesowego punktu widzenia - wyjaśnia prezes.