Mleczarnia zinformatyzowana

W przetwórstwie mleka mamy do czynienia z produktami krótkotrwałymi, wymagającymi natychmiastowego przetwarzania, co powoduje, że branża jest bardzo podatna na wszelkie wahania rynku, nie tylko po stronie odbiorców, ale również po stronie zaopatrzeniowej - mówi Andrzej Chabrzyk, architekt rozwiązań biznesowych SAP Polska. Według niego, w ramach działań biznesowych charakterystycznych dla branży mlecznej można wydzielić trzy obszary: logistykę i organizację zaopatrzenia, logistykę wytwarzania (kluczowym zagadnieniem jest tutaj zarządzanie kosztem wytwarzania i jego optymalizacja) oraz zarządzanie logistyką dystrybucji i sprzedaży wyrobów gotowych, włączając w to relacje z partnerami biznesowymi. W każdym z tych obszarów zastosowanie znajdują rozwiązania informatyczne.

- Jeśli chodzi o logistykę i organizację zaopatrzenia, stosuje się rozwiązania do zarządzania kontraktami z producentami mleka, umowami partnerskimi czy też całym łańcuchem finansowym - wyjaśnia Andrzej Chabrzyk. Kluczowe znaczenie mają kwestie dotyczące kontroli jakości. Koniecznością dla przedsiębiorstw działających w branży mleczarskiej jest prowadzenie okresowych inspekcji u producentów mleka i wyrywkowych kontroli partii surowca. Związana z tym dokumentacja podlega archiwizacji i musi być dostępna na żądanie organów kontrolnych.

- Z logistycznego punktu widzenia kolejny istotny obszar to zarządzanie flotą pojazdów - uważa przedstawiciel SAP.

- W obszarze wewnętrznym (tzw. back office) istnieje cały wachlarz rozwiązań, które znajdują zastosowanie w sektorze przetwórstwa mlecznego. Począwszy od controllingu kosztów i operacyjnego, przez zarządzanie jakością, po zarządzanie gospodarką magazynową i materiałową.

Zarządzanie sprzedażą i relacjami z partnerami biznesowymi stanowi trzeci obszar działań biznesowych firm z branży mleczarskiej. W tym przypadku przedsiębiorstwa mogą do utrzymywania relacji ze swoimi klientami korzystać na przykład z systemów CRM.

Trudna branża

Janusz Małgorzaciak, ekspert rozwiązań ERP Microsoft Dynamics w firmie Microsoft, zgadza sie, że branża mleczarska jest bardzo wymagająca. - Mleczarnie muszą spełniać szereg przepisów i norm dotyczących transportu, produkcji i magazynowania towaru, które powinny odbywać się w odpowiedniej temperaturze, a surowe mleko musi zostać przerobione na gotowy produkt zaledwie w ciągu doby od przyjęcia go przez zakład produkcyjny - wyjaśnia. - Bardzo ważne jest, aby system informatyczny wspierał przedsiębiorstwo w przestrzeganiu zasad systemu HACCP.

Nasz rozmówca zwraca uwagę, że przedsiębiorstwa z sektora mleczarskiego poszukują narzędzi IT, które przede wszystkim mogą im pomóc w synchronizacji i koordynacji pracy. Innym wyzwaniem dla tego typu oprogramowania jest zapewnienie firmom sprawnego zarządzania łańcuchem dostaw, co w przypadku dużych ograniczeń czasowych ma niebagatelne znaczenie. - W aplikacjach IT dla przedsiębiorstw z branży mleczarskiej istotna jest także możliwość współpracy z innymi systemami i urządzeniami wykorzystywanymi w firmie, np. czytnikami kodów kreskowych.

Pozwala to na znacznie prostsze zarządzanie towarem czy maszynami produkcyjnymi, dzięki czemu poszczególne etapy produkcji następują po sobie płynnie, zwiększając tym samym efektywność działania firmy. Ponadto, w przypadku rozległych i skomplikowanych działań logistycznych, istotna jest możliwość współpracy systemu z narzędziami OLAP - mówi Janusz Małgorzaciak.

Przedstawiciel Microsoftu rekomenduje przedsiębiorstwom z branży mleczarskiej zarówno systemy klasy CRM, jak i ERP. - Ponieważ firmy te współpracują z dużą liczbą kontrahentów oraz z bardzo rozproszoną i niezwykle liczną grupą dostawców, systemy usprawniające relacje z klientami mogłyby znacznie ułatwić wiele procesów zachodzących w przedsiębiorstwie - wyjaśnia. - Z tego typu rozwiązań korzysta jeszcze stosunkowo niewiele firm.

Nie tylko ERP

Popularne stają się za to systemy klasy ERP, ułatwiające zarządzanie organizacją. Firmy wykorzystują je najczęściej do usprawnienia łańcucha dostaw. Systemy klasy ERP mają za zadanie skoordynować dostawy surowca od rolników tak, aby odbywały się one regularnie, a firma miała stale zapewnioną minimalną ilość surowca, niezbędną do wyprodukowania towaru, do dostarczenia którego się zobowiązała.

- Zagadnienia charakterystyczne dla branży to m.in. obsługa dystrybucji, kontraktacji, kontrola zjawiska zmiany wagi produktów, konieczność współpracy z drukarkami etykiet - wylicza Edyta Kozek, konsultant Centrum Rozwoju Biznesu Comarch ERP. - Odpowiedni system ERP pozwala na obsługę wszystkich tych działań, a także na elastyczne dostosowanie do modeli działania wypracowanych przez firmę. Jak wskazuje przedstawicielka Comarchu, przetwórstwo spożywcze wymaga przede wszystkim skutecznego zarządzania procesami produkcyjnymi - od definiowania technologii produkcji (odpowiednie proporcje surowców, precyzyjnie określone parametry typu temperatura czy czas), przez planowanie czynności produkcyjnych w taki sposób, aby optymalnie wykorzystywać dostępne zasoby i surowce, aż po określanie rzeczywistych kosztów wytworzenia.

- Ważnym obszarem funkcjonalnym w branży spożywczej jest szeroko pojęta logistyka - mówi Edyta Kozek. Produkty spożywcze wymagają bowiem specyficznych warunków przechowywania, konieczna jest więc stała kontrola nad ich czasem zalegania w magazynach. Systemy informatyczne muszą także wspomagać magazynierów w optymalnym rozplanowaniu rozmieszczenia zapasów. Standardem staje się wykorzystanie technologii mobilnych.

Mobilne kolektory danych przyspieszają inwentaryzację, przyjmowanie i wydawanie towarów, przygotowywanie wysyłki. Często wykorzystywane są systemu znakowania z wykorzystaniem kodów kreskowych.

- Firmy z przemysłu spożywczego stosują w coraz szerszym zakresie również narzędzia raportujące klasy Business Intelligence - wyjaśnia Edyta Kozek. - W branży, gdzie często ceny surowców są bardzo wyrównane, nawet niewielka obniżka kosztów może przynieść ogromne korzyści.

Umiejętne wykorzystanie analiz Business Intelligence daje możliwość określenia, w którym obszarze działania firma może zaoszczędzić, a gdzie powinna inwestować. Istotne jest również stałe monitorowanie wielkości i struktury sprzedaży.

Adam Joachimski z BPSC zwraca uwagę, że branża mleczarska charakteryzuje się sporą różnorodnością oprogramowania dedykowanego specyficznym obszarom działalności, aplikacje obejmują więc całą ścieżkę surowca oraz produktu - od transportu mleka od producentów po niekonwencjonalne rozwiązania magazynowe. - Do najbardziej charakterystycznych rozwiązań należy oprogramowanie wspomagające kontrolę parametrów mleka - wyjaśnia.

- Rozpoczyna się ona w momencie pobierania od dostawcy do specjalistycznych cystern, a kończy, kiedy trafia do linii technologicznych producenta nabiału. Obszarem wyjątkowo zaawansowanym w przedsiębiorstwach jest również automatyka przemysłowa. Surowiec wędruje w zamkniętym systemie, a oprogramowanie steruje wszelkimi pompami, mieszalnikami czy zaworami. Gotowe produkty trafiają do magazynu wysokiego składowania, który musi uwzględniać specyfikę produktów mleczarskich.

Specyfika branży

- Tylko integracja wszystkich danych daje pozytywne i odczuwalne rezultaty - uważa Karol Krawczyk z Virgo Grupa Macrologic.

- Firmy z sektora mleczarskiego mają niezwykle długi czas i wysoki koszt uzyskania informacji o technicznych kosztach wytwarzania i całkowitych kosztach, z czego wynika rentowność poszczególnych wyrobów.

Według naszego rozmówcy, aby system zastosowany w przemyśle mleczarskim mógł dostarczyć wartościowe dane, powinien spinać dane począwszy od momentu odbioru surowca, kontrolować rozliczanie tras odbioru i konwojentów, poprzez proces produkcji, rozliczanie czasu pracy i zarządzanie personelem, aż po kontrolę opakowań zwrotnych. Daje to obraz systemu informatycznego, który powinien wspierać zarządzanie dokumentami, zarządzania flotą, produkcją, CRM, HR i BI.

- Mleczarstwo wymaga dedykowanych rozwiązań - mówi Karol Krawczyk. - Dedykowane moduły muszą uwzględniać takie parametry, jak jednostki tłuszczu, plazmy, białka. Do tego dochodzi nieregularność wartości surowca dostarczanego w poszczególnych dniach i okresach przez różnych producentów. Zmienność i szybka rotacja pomiędzy wydziałami i nakładające się na to zaniki technologiczne niemal na każdym etapie produkcji wymagają od dostawcy rozwiązań ERP bardzo dobrej znajomości wymagań technologicznych. - System musi wszystkie normatywne i nienormatywne straty techniczne rozliczać z uwzględnieniem trzech podstawowych jednostek - wskazuje Karol Krawczyk. Bardzo wrażliwą sferą analiz jest właściwe uchwycenie zużytego w trakcie produkcji surowca i materiałów bezpośrednich. Wynika to ze zmiennych wartości parametrów surowca, przy czym są one poznawane zdecydowanie później - w skrajnym przypadku nawet 14 dni po dostawie od producenta mleka. Dodatkowo cykle produkcyjne mogą być bardzo długie, w przypadku serów
dojrzewających zamykają się po 3-6 tygodniach.

- Wdrażany system powinien wspierać utrzymanie norm HACCP i pozwalać rejestrować wszystkie badania kontrolne, które rozpoczynają się już przy odbiorze mleka - mówi Karol Krawczyk.

W przypadku jakichkolwiek niezgodności towaru z wyznaczonymi normami jakości konieczna jest szybka i sprawna identyfikacja odbiorców i śledzenie wadliwych partii. - Precyzyjna identyfikacja dotyczy zarówno odbiorców gotowego wyrobu, jak i dostawców surowców - wyjaśnia Norbert Wierbiłowicz, prezes zarządu w firmie 7milowy. - Przyczyną złej jakości może być bowiem wadliwy surowiec użyty do produkcji, a więc konieczne jest szybkie określenie jego dostawcy. Zdaniem prezesa Wierbiłowicza, w branży mleczarskiej system musi również gwarantować automatyczną rejestrację zdarzeń zachodzących na produkcji. Firmy mleczarskie coraz częściej posiadają własne magazyny oraz budują własną sieć dystrybucyjną.

- W takim przypadku konieczne jest wdrożenie systemu ERP, który będzie aktywnie wspierał zarządzanie całym łańcuchem dostaw artykułów mlecznych - uważa prezes firmy 7milowy. - Realizacja zasady FIFO (first in first out), kolejkowanie wysyłek, planowanie tras i przestrzeni ładunkowej floty to jedne z kilku elementów, na które firmy mleczarskie powinny zwrócić uwagę w czasie informatyzacji przedsiębiorstwa.

Jarosław Maślanek