Notariusz przechowa także e-dokumenty

Do elektronicznego depozytu notarialnego trafią tylko dokumenty, które można opatrzyć e-podpisem. Mogą to być oświadczenia woli, umowy najmu, sprzedaży, zlecenia, niektóre umowy z bankiem, a nawet e-deklaracje podatkowe.

Z depozytu będą mogły skorzystać osoby prywatne, firmy, a także instytucje publiczne.
– Na pewno notariusz nie przyjmie elektronicznego oświadczenia woli spadkodawcy, bo testament musi być podpisany własnoręcznie – tłumaczy Marek Gruchalski, prawnik z Kancelarii Nowakowski i Wspólnicy. Przypomina, że e-dokumentem są wszelkie oświadczenia woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem.

Projekt już jest

Ministerstwo Gospodarki chce, by notariusze mogli przyjmować i przechowywać dokumenty elektroniczne. Przewiduje to projekt ustawy o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, który zakłada m.in. nowelizację ustawy – Prawo o notariacie. Trafił on do konsultacji międzyresortowych.

Dziś depozyt notarialny polega na tym, iż notariusz, w związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością, ma prawo przyjąć na przechowanie papiery wartościowe albo pieniądze w walucie polskiej lub obcej w celu wydania ich osobie wskazanej lub jej następcy prawnemu.

Protokół notarialny

Propozycja jest taka, by notariusz spisywał protokół z datą przyjęcia i danymi osoby składającej dokument. Wskazywałby też, komu i pod jakimi warunkami go wyda.

– Chodzi o to, by do czynności świadczonych przez notariusza dodać przyjmowanie na przechowanie e-dokumentów. Mają być przekazywane do notariusza w formie nośnika – dyskietki, płyty CD/DVD – lub pod e-mailowy adres – tłumaczy Anna Konfino, radca prawny w kancelarii Baker & McKenzie. Zmiana dostosowuje prawo o notariacie do nowych technologii, którymi mogą się posługiwać przedsiębiorcy – w szczególności e-podpisu. Może być zatem korzystna dla firm – uważa radca.

– Głównie chodzi o dokumenty w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów wykonujących zadania publiczne. Powinny one stanowić uporządkowane zbiory danych zapisane na informatycznym nośniku. Tylko takie dokumenty będą mogły być przechowywane u notariusza – podkreśla radca. Wystarczy przekazać je na adres poczty elektronicznej rejenta. Po sporządzeniu protokołu przyjmie je do depozytu. Na razie nie wiadomo, jakie mogą być koszty jego usługi.

Udogodnienie dla firm

Notariusze na razie nie chcą się wypowiadać o projekcie, odsyłają do Krajowej Rady Notarialnej. Renata Greszta, członek KRN, tłumaczy:
– Dostaliśmy projekt do zaopiniowania. Dopiero się z nim zapoznajemy.

– Składanie e-dokumentów do notarialnego depozytu będzie udogodnieniem dla firm. Trudno też przecenić korzyści wynikające z mniejszego zużycia papieru. Skuteczność nowelizacji zależy jednak od upowszechniania bezpiecznego e-podpisu – wyjaśnia Gruchalski.

Grzegorz Skowroński, prezes zarządu spółki spedycyjnej Sped Pro, uważa, że kopie e-dokumentów powinny być przechowywane w rejestrze prowadzonym przez upoważniony urząd państwowy.

– W ten sposób nie będzie pokusy ani możliwości dokonania zmiany w dokumencie. Jak nie dziś, to w przyszłości zawsze znajdzie się haker, który niezauważalnie złamie system – wyjaśnia. ∑

| Otylia Trzaskalska-Stroińska, dyrektor departamentu w Ministerstwie Gospodarki Proponowane zmiany w ustawie – Prawo o notariacie dotyczące elektronicznego depozytu są związane z dereglamentacją, czyli znoszeniem obciążeń administracyjnych przedsiębiorców. Dadzą początek nowoczesnemu przechowywaniu dokumentów przez notariuszy w formie elektronicznej. W praktyce nowelizacja powinna się przyczynić do wprowadzenia do obrotu rozszerzonej i unowocześnionej oferty elektronicznych usług depozytowych świadczonych przez notariuszy. Tworzenie, utrwalanie i przechowywanie e-dokumentów jest znacznie tańsze niż tradycyjne. Zakłada się, że przyjmowanie dokumentów elektronicznych nie będzie obligatoryjne. Ma to być jedynie dodatkowa usługa, o której świadczeniu zadecyduje sam notariusz. |
| --- |

Jerzy Kowalski