Outsourcing IT sposobem na oszczędności

Gospodarczy dołek to jeden z powodów większego zainteresowania usługami outsourcingu IT. Przedsiębiorstwa praktycznie każdej branży poszukiwały w ub.r. oszczędności, a powierzenie obsługi w zakresie IT podmiotowi zewnętrznemu, przeprowadzone z głową i poprzedzone analizą, może przynieść wymierne oszczędności.

- W 2009 roku odczuliśmy znaczne zainteresowanie usługami outsourcingu wśród naszych klientów, co prawdopodobnie wynikało z przeprowadzonej przez nich analizy rentowności tego typu rozwiązań, a także ze wzrostu efektywności proponowanych w tym zakresie usług - zauważa Romuald Rutkowski, prezes Asseco Business Solutions.

Zdaniem naszego rozmówcy, przedsiębiorstwa poszukują dróg obniżenia kosztów działalności, a jedną z nich jest optymalizacja posiadanych w danej chwili zasobów.

- Outsourcing wpisuje się w powyższą strategię, pozwalając ograniczyć jednorazowe inwestycje w IT - twierdzi Rutkowski. - Rozłożenie kosztu na miesięczne opłaty za zewnętrzne usługi w wielu przypadkach pozwala uniknąć trudnych dziś do uzyskania kredytów.

Jak wskazuje prezes Asseco Business Solutions, z oferty usług outsourcingowych korzystają przede wszystkim przedsiębiorstwa z sektora energetycznego oraz finansowego. Do kolejnej grupy odbiorców można zaliczyć firmy, które zajmują się dostarczaniem produktów i usług zaawansowanych technologicznie i wykorzystujące sieć kooperantów; znaczący udział w rynku tych usług posiada np. sektor motoryzacyjny.

Firmy najczęściej podejmują decyzję o współpracy outsourcingowej w takim zakresie, jaki postrzegają za mało ryzykowny. Według Waldemara Sokołowskiego z Centrum Outsourcingowego BCC, to bardzo popularna strategia, przede wszystkim w przedsiębiorstwach, które dopiero zaczynają zdobywać doświadczenie w tego rodzaju współpracy. Najchętniej outsourcują wybrane usługi i kompetencje, pozostawiając sobie pełną kontrolę nad własnością rozwiązań czy infrastruktury.

Z czasem obawy ustępują na rzecz dostrzegania kolejnych korzyści, możliwych do osiągnięcia dzięki bliższej i pełniejszej współpracy.

- To naturalny i obopólnie korzystny proces - ocenia Sokołowski. - Firma outsourcingowa również zyskuje bezcenny czas. "ucząc się" klienta i obniżając po swojej stronie ryzyko współpracy o większym zakresie i odpowiedzialności.

Na zakres outsourcingu może wpływać np. profil firmy. Firma posiadająca sieć przedstawicielstw regionalnych chętnie poszuka wsparcia dla rozproszonej infrastruktury IT, a firma produkcyjna znajdzie lokalnego partnera zarządzającego centralnymi systemami informatycznymi.

Outsourcingiem powinny być zainteresowane szczególnie te firmy, które mają lokalizację tam, gdzie trudno o wykwalifikowaną kadrę informatyczną. Bardzo duże znaczenie ma także potrzeba wysokiego poziomu ochrony danych.

Oddanie w outsourcing aplikacji biznesowych przede wszystkim eliminuje wysokie koszty zatrudnienia lub szkoleń, które dodatkowo są obciążone ryzykiem rotacji pracowników.

- Outsourcing to również stały dostęp do profesjonalnej kadry, która jest w stanie szybko i profesjonalnie rozwiązać problem - przekonuje Sokołowski. - Zlecenie zewnętrznej firmie utrzymania systemu informatycznego sprawia, że klient nie musi się martwić planowanymi oraz nieplanowanymi sytuacjami ograniczającymi dostępność pracowników.

Software na miarę

Piotr Witczyński, dyrektor w dziale konsultingu Oracle EMEA, zwraca uwagę na przydatność outsourcingu IT w modelu SaaS (Software as a Service). Według niego, rozwiązania takie sprawdzają się właśnie w okresie gorszej koniunktury gospodarczej.

- Chociaż firmy IT kierują taki model głównie do przedsiębiorstw średnich i mniejszych, paradoksalnie jak na razie największe zainteresowanie aplikacjami hostowanymi obserwujemy w obszarze dużych korporacji - wyjaśnia Witczyński. Według niego, jest to związane przede wszystkim z faktem, że duże przedsiębiorstwa są zwykle powiązane kapitałowo z właścicielami lub partnerami zachodnimi, gdzie taki model używania aplikacji biznesowych jest dużo bardziej rozpowszechniony.

W Polsce usługa SaaS nie zdobyła jeszcze takiej popularności, na jaką zasługuje. Wynika to, zdaniem Witczyńskiego, często z braku odpowiedniej kultury informatycznej i kultury zarządzania. Nasze firmy wciąż nie mają doświadczenia w prawidłowej ocenie, czy SaaS może opłacić się w konkretnej sytuacji biznesowej; wiąże się to z faktem, że zarządy przedsiębiorstw mają często problem z prawidłową wyceną kosztów swojej własnej działalności. Trudność polega na tym, że IT jako usługa zewnętrzna ma przeważnie wyższą jakość niż ta, którą może zaoferować własny dział informatyki. Oszacowanie tej różnicy i przełożenie jej na wyniki finansowe firmy nie jest proste i wymaga dużego doświadczenia. Mimo ostrych cięć kosztów, większość firm zdaje sobie sprawę, że z inwestycji w IT nie da się zrezygnować, chociażby dlatego, że innowacje w tym obszarze decydują o utrzymaniu konkurencyjności. Artur Wieretiło, dyrektor generalny Enterprise Services HP Polska, właśnie w tym widzi opłacalność dla outsourcingu.

- Dostawcy tych usług skłonni są realizować projekty zakładające rozłożenie płatności w czasie i pozwalające na elastyczne udostępnianie zasobów, zależnie od potrzeb i możliwości finansowych klienta - wyjaśnia. - W ten sposób przedsiębiorstwo korzysta z szerokiego wachlarza modeli biznesowych i finansowych. Szukając obszarów, w których spodziewać się można oszczędności, należy zwrócić szczególną uwagę na te, w które zaangażowana jest znaczna liczba użytkowników lub w których przetwarzana jest duża liczba transakcji biznesowych.

- Outsourcing tych działań może przynieść przedsiębiorstwu duże oszczędności - mówi Artur Wieretiło. Jako przykład przedstawiciel HP wskazuje sezonowość lub projektowy charakter prac w niektórych firmach, co przekłada się na zmienny poziom wykorzystania IT. Obecnie dostępne są rozwiązania, które umożliwiają zamówienie mocy obliczeniowej i przestrzeni do przechowywania danych w postaci usługi abonamentowej. W usłudze tej wartość zamówienia można zwiększać i zmniejszać bez dodatkowych opłat. Aby móc obsłużyć szczyt cyklu koniunkturalnego, tradycyjna infrastruktura musi być zwymiarowana w taki sposób, aby uwzględnić maksymalne obciążenie. W pozostałym jednak okresie moc obliczeniowa jest wykorzystywana w ograniczonym stopniu.

- Model utility computing pozwala na elastycznie zarządzanie infrastrukturą - tłumaczy Wieretiło. - Przedsiębiorstwo może dokupywać niezbędne zasoby na czas planowanego, maksymalnego obciążenia i zwalniać je, gdy nie są już potrzebne.

Zanim wybierzesz

Jednak każdą decyzję o oddaniu IT w outsourcing, częściowo czy całościowo, powinna wyprzedzać analiza tego zagadnienia, o czym przypomina Arnold Nowak, prezes zarządu spółki itelligence. Jego zdaniem, korzyści z takiego rozwiązania, oprócz oszczędności, dotyczą także bezpieczeństwa. - Poziom bezpieczeństwa gwarantowany przez zespół doświadczonych specjalistów outsourcera jest znacznie wyższy, niż gdyby IT opiekował się informatyk zatrudniony na etacie u klienta - uważa Nowak. Do tego dodaje uporządkowanie procedur i wykorzystywanych rozwiązań technologicznych.

Podczas samego procesu wyboru firma narażona jest na sporo ryzyk związanych np. ze źle sformułowanym zapytaniem ofertowym czy też podpisaniem niepełnej umowy SLA.

- Profesjonalny dostawca usług wskaże klientowi problematyczne obszary, nieprofesjonalny zaproponuje niższą cenę i po prostu podpisze kontrakt, mając świadomość, że największy problem pojawi się wkrótce po stronie klienta - przestrzega prezes itelligence.

Przy wyborze dostawcy warto, jak radzi Nowak, poświęcić trochę czasu na sprawdzenie, jakich procedur przestrzega, a także jak te procedury i systemy działają w rzeczywistości. Zdarza się czasem, że usługodawca obiecuje dotrzymanie pewnych standardów na wyrost, będąc przekonanym, że szybko uruchomi brakujące systemy czy też napisze kilka procedur. Niestety, to się z reguły nie udaje. Sprawnie działającą organizację oraz dobrze działające systemy buduje się latami.

Ostrożnie polski rynek usług outsourcingowych w zakresie IT ocenia Patrycja Ptaszek-Strączyńska, członek zarządu Macrologic. Według niej, zainteresowanie tym segmentem usług jest od kilku lat niezbyt duże.

- Podstawowym powodem jest bardzo niski poziom zaufania społecznego w Polsce - wyjaśnia nasza rozmówczyni. Według niej, jest to istotny parametr determinujący współpracę w sytuacji, w jakiej spółka ma powierzyć drugiej organizacji utrzymywanie jej strategicznych danych. Z tego powodu w Polsce każdy przedsiębiorca przedkłada bezpośrednią kontrolę nad infrastrukturą informatyczną, zamiast powierzyć ją dostawcy usług.

Robert Bonat
DYREKTOR DZIAŁU KONSULTINGU MARKETPLANET

Inwestycja na raty

Zainteresowanie outsourcingiem wyraźnie wzrosło. I to po obu stronach rynku. Widać to po kierowanych ofertach firm z branży, po przygotowywanych przez nie nowych usługach. Jednak coraz częściej również w zapytaniach ofertowych pojawia się outsourcing jako jeden z rozpatrywanych wariantów albo wręcz jako jedyny dopuszczalny wariant. A umowy typu SLA stały się już swojego rodzaju kanonem w kontraktach IT.

Z drugiej jednak strony mało słychać o realizowanych ostatnio spektakularnych kontraktach outsourcingowych. Z pewnością w nowych przedsięwzięciach na wariant outsourcingu zarządzający firmami patrzą dużo bardziej przychylnym okiem. Jeśli nie mamy budżetu inwestycyjnego, to dlaczego nie rozważyć możliwości outsourcingu procesów, pokrywanego z bieżących budżetów operacyjnych?

Jarosław Maślanek
Nowy Przemysł