Trzeci sektor bliżej funduszy

Organizacje pozarządowe coraz śmielej sięgają po unijną pomoc, ale ciągle są słabo do tego przygotowane

Trend w wykorzystywaniu funduszy unijnych przez organizacje pozarządowe wykazuje w ciągu ostatnich 4 lat tendencję wzrostową. W pierwszych latach dostępności funduszy strukturalnych organizacje pozarządowe ostrożnie podchodziły jednak do działań dostępnych w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego – a można było pozyskać dotacje pokrywające niemalże w 100 procentach koszty projektów.

Większość organizacji pozarządowych działających w Polsce ma niewielkie doświadczenie w aplikowaniu o fundusze Unii Europejskiej – w okresie 1999 – 2004 ubiegało się o fundusze przedakcesyjne tylko 14 proc. wszystkich organizacji non-profit. Zainteresowanie ze strony fundacji i stowarzyszeń możliwościami skorzystania z funduszy strukturalnych w latach 2004 – 2006 deklarowało przed akcesją Polski do UE ponad 2/3 wszystkich organizacji. W początkowym okresie programowania w ramach SPO Rozwój Zasobów Ludzkich zostało złożonych niewiele wniosków, z czego większość odpadała z powodów błędów formalnych bądź niedopełnienia najistotniejszych wymagań merytorycznych. Niewielka ilość umów dotacyjnych podpisanych do końca 2005 z beneficjentami – przedstawicielami trzeciego sektora - wynikała z braku doświadczenia w „projektowym’’ podejściu do prowadzonej działalności i tworzenia dokumentów stanowiących podstawę przy aplikowaniu o fundusze unijne.

Trzeba zachować płynność

Istotnym problemem dla organizacji non-profit w staraniu się o fundusze UE była także obawa przed dużą skalą finansowanych projektów – spora część wyrażała obawę, iż skorzystanie z funduszy unijnych utrudnia im brak wymaganych środków własnych oraz zbyt mały potencjał finansowy i personalny w stosunku do wielkości projektów: czas trwania, ilość pracy do wykonania i umiejętne zarządzanie projektem. Niestety w większości przypadków obawy te były zasadne, ponieważ uzyskanie pozytywnej oceny złożonego przez beneficjenta wniosku to dopiero połowa sukcesu: drugą stanowi zrealizowanie projektu w sposób zapewniający osiągniecie założonych celów i zgodnie z przyjętym harmonogramem i budżetem oraz prawidłowe rozliczenie gwarantujące zwrot wszystkich środków finansowych poniesionych na realizację projektu.

Stowarzyszenia i fundacje nie zawsze zdawały sobie także sprawę z konieczności utrzymania płynności finansowej oraz posiadanie stabilności organizacji w czasie realizacji projektu. Trzeba bowiem być przygotowanym na pokrywanie kosztów związanych z harmonijną realizacją projektu, w sytuacji gdy opóźnieniu ulegnie wypłata transz częściowych bądź wypłata końcowej transzy - rozliczającej projekt.

W bieżącym okresie programowania organizacje pozarządowe mogą uczestniczyć w konkursach ogłaszanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w regionach (województwa) oraz przez ministerstwa na poziomie krajowym. Projekty realizowane przez organizacje pozarządowe można podzielić na obszary tematyczne w związku z problematyką społeczną, jakiej powinny dotyczyć, aby spełniać wymagania konkursowe: wzmacnianie potencjału zawodowego przedsiębiorstw i pracowników oraz rynek pracy otwarty dla wszystkich; zatrudnienie i integracja społeczna; wzrost jakości edukacji na wszystkich poziomach; wzmacnianie systemu administracji rządowej i samorządowej. Zainteresowanie możliwością pozyskania dofinansowania (przeważnie stuprocentowego) jest bardzo duże, o czym świadczą ilości projektów składanych w ramach ogłoszonych konkursów na poziomie przekraczającym kilkukrotnie wartość przewidzianej w danym konkursie alokacji. Z jakością wniosków jest nadal różnie: spora część odpada już przy ocenie formalnej. *Uwaga na stawki
w budżecie *

Narzucony sposób opracowania dokumentów aplikacyjnych wymaga przemyślenia i sprzężeniu kilku podstawowych elementów: celów i rezultatów projektu, czyli tego, co chcemy osiągnąć w wyniku realizacji projektu; grupy docelowej, czyli odbiorców pomocy realizowanej w ramach projektu; harmonogramu realizacji zadań, czyli zaplanowania w czasie wszystkich działań, budżetu projektu. Proces aplikowania o fundusze unijne wymaga od beneficjentów nie tylko wiedzy na temat szczegółów programu operacyjnego, ale także zagłębienia się w przepisy regulujące m.in. zasady zamówień publicznych, prawidłowe rozliczanie projektów i wydatkowania środków zgodnie z zasadami narzuconymi przez instytucje pośredniczące.

Doświadczenie organizacji non-profit, które z powodzeniem ubiegały się o dotacje w latach 2004-2006 zwiększyło zainteresowanie możliwościami pozyskania funduszy UE. Uzyskanie dotacji na projekt to połowa sukcesu, drugą stanowi prawidłowa realizacja projektu. Prawidłowa realizacja to znaczy zgodnie z zasadami określonymi w umowie o dotację, przepisami unijnymi i krajowymi.

Przed podpisaniem umowy warto jest ponownie przeanalizować nasz projekt pod kątem wykonalności, tzn. czy zaplanowane działania mogą zostać zrealizowane przy wykorzystaniu środków finansowych uznanych na etapie aplikowania. Pod pojęciem środków uznanych przez instytucję wdrażającą należy rozumieć całkowitą wysokość wsparcia przyznanego oraz jego podział na poszczególne pozycje budżetu, czyli zaplanowane działania. Wykonalność projektu jest związana z budżetem projektu – realne stawki przyjęte dla poszczególnych pozycji w budżecie powinny wynikać ze średnich stawek rynkowych – jeśli zostały zaniżone, to należy zastanowić się nad odstąpieniem od realizacji projektu.

Kolejnym etapem jest rozpoczęcie realizacji projektu po podpisaniu umowy: należy zaplanować działania operacyjne, przeprowadzić spotkanie osób zaangażowanych w realizację projektu, szkolenie wprowadzające dotyczące projektu dla trenerów. Jednym z czynników warunkujących przeprowadzenie projektu z sukcesem jest dbałość o ciągłość realizowanych zadań i dotrzymywanie warunków umowy. Zapisy w umowie regulują podstawowe kwestie związane z wprowadzaniem ewentualnych zmian, ze sprawozdawczością i monitoringiem projektu. Kolejnym ważnym aspektem, szczególnie w początkowej fazie realizacji projektu, jest problematyka zamówień publicznych. Ze względu na fakt, iż dotacje pochodzące ze środków finansowych Unii Europejskiej stanowią pomoc publiczną, zasady ich wydatkowania i rozliczania podlegają przepisom właściwym do wydatkowania środków publicznych, czyli ustawie o zamówieniach publicznych.

Nie omijajcie ustawy

Wszystkie zaplanowane w budżecie wydatki niezbędne do realizacji projektu podlegają stosowaniu ustawy i za prawidłowość wydatkowania środków odpowiada beneficjent, dlatego warto na etapie ustalania budżetu zaplanować obsługę prawną projektu, która zapewni przygotowanie niezbędnej dokumentacji przetargowej. Beneficjent odpowiada za zastosowanie właściwego trybu przetargowego oraz przechowywanie dokumentacji przetargowej wraz z kompletem dokumentów projektu. Niedopuszczalne jest rozdzielanie wydatków na odrębne pozycje kosztowe w celu ominięcia ustawy o zamówieniach publicznych, np. zlecenie przeprowadzenia szkolenia dotyczącego tej samej tematyki kilku osobom – mamy tutaj bowiem do czynienia z jednym zamówieniem publicznym i jego wartość jest sumą planowanych wynagrodzeń wszystkich szkoleniowców. Należy pamiętać o tym, że wybór osób fizycznych wykonujących usługi w ramach projektu (np. koordynatora projektu, księgowego, szkoleniowca, terapeuty itp.) na podstawie umowy cywilno-prawnej, czyli umowy zlecenia lub
umowy o dzieło, również podlega ustawie Prawo zamówień publicznych.

Powyższe wskazówki są przykładami najważniejszych zagadnień, które mogą przysporzyć problemów w trakcie realizacji projektów dotowanych z Unii Europejskiej. Niezależnie od rodzaju projektów realizowanych przez organizacje pozarządowe przy udziale środków unijnych osoby odpowiedzialne za ich przebieg powinny na bieżąco weryfikować bieżące rozliczanie wydatkowanych środków, sprawozdawczość, poziom wskaźników osiąganych w trakcie projektu oraz po jego zakończeniu, a także zgodność działań z przepisami krajowymi i UE.

Ewa Labus
_ ekspert ds. funduszy europejskich, właścicielka firmy EUroPerfect _