Uwaga na pułapki

Porady dla przedsiębiorcy, który chce pozyskać wsparcie z funduszy unijnych

Otrzymanie dotacji unijnej to wielki sukces dla przedsiębiorstwa. Dodatkowe środki finansowe można przeznaczyć na rozwój. Dochodzi też korzyść w postaci pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa w oczach klientów i konkurentów, kojarzonego z nowoczesnością i wysokim poziomem zarządzania. Zanim jednak pozyskamy dotację unijną czeka nas ciężka przeprawa.

Stosy dokumentacji i przepisów do wnikliwej analizy, urzędnicy niechętnie udzielający informacji, ponieważ sami są niedokładnie poinformowani. Dodatkowo przy wypełnianiu wniosku czyha na nas masa pułapek, które oddalają perspektywę unijnych pieniędzy. Jak ich uniknąć i napisać dobry wniosek? Nie ma jednej prostej odpowiedzi na to pytanie. Okazuje się bowiem, że diabeł tkwi w szczegółach. Współpracując z przedsiębiorcami podczas kolejnych okresów programowych, wychwyciliśmy błędy, jakie były popełniane podczas aplikowania o dotację unijną. Przedstawiamy je poniżej, aby uchronić przed błahymi błędami, które mogą być fatalne w skutkach.

Brak podpisu i eliminacja

W okresie przedakcesyjnym, podczas realizacji programów PHARE, przedsiębiorcy po raz pierwszy zetknęli się ze środkami UE. Przedsiębiorcy składający wnioski, często nieuważnie jeżeli w ogóle, czytali instrukcje do wniosku, nie parafowali wszystkich stron składanej dokumentacji, nie opieczętowywali jej tak, jak mówiła instrukcja. To było przyczyną odrzucenia aż 90 proc. wniosków z przyczyn formalnych. Po akcesji przedsiębiorcy uzyskali dostęp do większych środków i przystąpili do … popełniania tych samych błędów. Nadal nie czytali instrukcji wypełniania wniosków i niewłaściwie je podpisywali.

Po wprowadzeniu generatora wniosków nastąpił chaos, niektórzy z niego nie korzystali, sporządzając wnioski na niewłaściwych formularzach. Przedsiębiorcy nie dostarczali załączników, choć były one wskazane w instrukcjach. Wnioski wysyłane były pocztą, jak się okazywało zbyt późno. Zgodnie z instrukcją decydowała bowiem data nadejścia wniosku do instytucji finansującej a nie, jak się niektórym wydawało, data stempla pocztowego. Wiele wniosków ponownie odrzucono z przyczyn formalnych. W programie SPO Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw, działanie 2.2.1, było to około 60 proc. wniosków. Okres 2004-2006 zaowocował kolejnymi legendami o trudnościach, jakie wiążą się z pozyskaniem dotacji z funduszy Unii Europejskiej i sprawił, że polscy przedsiębiorcy coraz bardziej sceptycznie patrzyli na możliwości, jakie dają programy operacyjne.

Teraz można uzupełnić

Obecnie znajdujemy się w okresie finansowania na lata 2007-2013, przed nami nowe wyzwania, nowe perspektywy, ale także nowe wytyczne. Na szczęście dla przedsiębiorców, w większości programów zarówno regionalnych, jak i krajowych istnieje możliwość uzupełnienia złożonej już dokumentacji. W związku z tym pułapka w postaci całkowitej eliminacji wniosku na etapie formalnym przestała nas straszyć. Jeżeli jej nie ma, możemy maksymalnie skupić się na tym, aby nasz wniosek był jak najlepszy pod względem merytorycznym i dzięki temu otrzymał dotację. Aby napisać dobry wniosek należy bezwzględnie przestrzegać kilku zasad.

Po pierwsze, należy bardzo uważnie przeczytać uszczegółowienia do programu z jakiego chcemy aplikować. Musimy pamiętać, że aplikowanie o środki unijne to długi i żmudny proces. Jeżeli cierpliwości zabraknie nam już przy czytaniu pliku dokumentów, nie wróży to sukcesu i powodzenia całego procesu. Analiza uszczegółowienia do programu to swego rodzaju preludium do całego procesu, dowiemy się z niego czy możemy być beneficjentem i czy nasz projekt wpisuje się w ramy danego programu. Dowiemy się także, co najbardziej nas interesuje, jak wysokie dofinansowanie możemy otrzymać. Po szczegółowej analizie tego dokumentu możemy przystąpić do prac przygotowujących nas do napisania wniosku.

Ten etap także rządzi się żelaznymi zasadami, których należy przestrzegać, aby nie popełnić zasadniczych błędów i nie dołączyć do grona zawiedzionych. Należy bezwzględnie zapoznać się z dokumentami takimi jak instrukcja do wniosku o dofinansowanie, lista załączników i punktacja.

Punktacja jest ważna

Pierwszym dokumentem, po jaki powinniśmy sięgnąć jest ten zawierający punktację. Daje on możliwość przewidzenia, jak duże szanse na uzyskanie dotacji będzie miał planowany przez nas projekt patrząc przez pryzmat liczby punktów, które może otrzymać. Ale to nie wszystkie zalety. Jeżeli bowiem okaże się, że nasz pomysł na inwestycję nie uzyska odpowiednio dużo punktów, znając kryteria punktacji mamy jeszcze jedno wyjście. Możemy odpowiednio wymodelować nasz pomysł inwestycyjny, aby uzyskać maksymalną liczbę możliwych do zdobycia punktów. Znajomość punktacji wykorzystujemy w procesie pisania wniosku, akcentując w odpowiedni sposób wszystkie miejsca w dokumentacji odpowiedzialne za nadanie punktów. Zgodnie z instrukcją

Następnym krokiem, po zapoznaniu się z punktacją będzie szczegółowe zapoznanie się z instrukcją do wniosku. Dzięki niej będziemy mogli opracować konieczną do złożenia wniosku dokumentację. W tym miejscu należy podkreślić, że ,,z instrukcją się nie dyskutuje”, dokumentację wypełnia się zgodnie z nią bez żadnych odstępstw. Musimy pamiętać, że wniosek o dotację nie jest rozprawką na dowolny temat, posiada on instrukcję, którą musimy wykorzystać na każdym etapie pracy. Przy wypełnianiu dokumentacji trzeba pamiętać także o tym, żeby wypełniać wszystkie rubryki dokumentacji zgodnie z opisami.

Podczas sporządzania wniosku, nawet jeśli zapoznaliśmy się szczegółowo z dokumentacją konkursową, czyhają na nas następne pułapki. Przykładem mogą być niektóre działania przedsiębiorców w poprzednich okresach programowania. Często popełnianym błędem było wpisywanie we wniosku konkretnego modelu maszyny czy urządzenia, na które przedsiębiorcy starali się o dofinansowanie. Po upływie czasu od momentu złożenia wniosku do podpisania umowy o dofinansowanie okazywało się, że danego modelu maszyny nie można już zamówić, bowiem producent zakończył jego produkcję i wprowadził następny model. Przedsiębiorca oczywiście mógł zamówić nowszy i bardzo podobny model, miał jednak problem z jego rozliczeniem, wymagało to dodatkowych wyjaśnień. Takie sytuacje powodują niepotrzebne komplikacje w przebiegu całego procesu. Można jednak ich uniknąć. Najlepiej w opisie danego urządzenia nie zamieszczać dokładnego, konkretnego modelu, a jedynie ogólną nazwę wraz ze szczegółowym opisem funkcjonalności.

Przemyślcie koszty zakupu

Innym błędem przy wypełnianiu wniosków jest bardzo dokładne szacowanie kosztu kupowanych maszyn, co przy spadku kursu euro powoduje spadek kwoty dofinansowania. W obliczu takiej ewentualności należy zawyżyć nieco koszt inwestycji, ponieważ dotacja jest zawsze szacowana od wartości mniejszej. Rozpatrzmy to na konkretnym przykładzie. Jeżeli przedsiębiorca we wniosku napisze, że maszyna kosztuje 1 mln zł a przysługuje mu dofinansowanie w wysokości 50 proc. to otrzyma 500 tys. złotych. Jeśli maszyna będzie w rzeczywistości kosztować 800 tys. zł to pomimo powyższego zapisu we wniosku, przedsiębiorca otrzyma 400 tys. zł. Jeżeli natomiast okaże się, że maszyna jest droższa i przypuszczalnie kosztuje 1 200 tys. zł, to beneficjent otrzyma jedynie 500 tys. zł.

Ważną kwestią jest wpis dokonywany w rubryce: osoba do kontaktu. W tym miejscu wpisać należy dane osoby, która posiada możliwie najwięcej wiadomości dotyczących wniosku i realizowanej inwestycji. Niekoniecznie jest to osoba decyzyjna, jak na przykład prezes firmy. Może być to szeregowy pracownik, który został oddelegowany do współpracy przy wniosku i w razie potrzeby udzieli dodatkowych informacji na ten temat. Ważne, aby pisząc wniosek myśleć już o jego rozliczeniu i właśnie pod tym kątem go opracować. Po złożeniu wniosku i podpisaniu umowy o dofinansowanie, realizacja inwestycji musi zostać przeprowadzona zgodnie ze sposobem opisanym wcześniej we wniosku. Trzeba wziąć pod uwagę, że wszelkie, nawet najmniejsze odstępstwa spowodują niestety trudności w rozliczeniu dotacji.

Żmudny proces

Reasumując, dzięki zmianie przepisów w obecnym okresie finansowania pułapki formalne są dla nas mniej groźne. Dzięki temu możemy w większej mierze skupić się na stworzeniu dobrego merytorycznie wniosku. Wykorzystajmy więc należycie tę okazję, pamiętając że ułatwienie formalne to nie przepustka do unijnej dotacji. Czeka nas bowiem długi i żmudny proces zbierania i kompletowania dokumentacji. Całą procedurę rozpoczynamy od wyboru odpowiedniego programu operacyjnego. Następnie dokonujemy wnikliwej analizy wytycznych do wybranego programu i upewniamy się, że planowana przez nas inwestycja wpisuje się w jego założenia. Kolejnym krokiem jest zapoznanie się z punktacją i weryfikacja naszej inwestycji pod kątem otrzymania konkretnej liczby punktów.

Pamiętajmy, że jeżeli na tym etapie okaże się, że inwestycja nie zdobyłaby wystarczającej liczby punktów, nie oznacza to, że nie mamy żadnych szans na dotację. W takim wypadku należy przeanalizować ponownie nasz projekt i spróbować przekształcić go tak, aby zdobył potrzebną, możliwie największą liczbę punktów. Przy modelowaniu inwestycji należy zachować pierwotne założenia funkcjonalne projektu i zdrowy rozsądek, aby nie otrzymać dotacji na projekt, który okaże się zupełnie nie takim, jaki chcieliśmy w swoim przedsiębiorstwie przeprowadzić. Mogłoby się wydawać, że na tym etapie jesteśmy już solidnie przygotowani do napisania wniosku. Jednak tak nie jest. Jeśli chcemy dobrze wypełnić wniosek, musimy jeszcze uważnie przeczytać instrukcję do wniosku. Po zapoznaniu się z tym dokumentem jesteśmy gotowi do rozpoczęcia prac nad wnioskiem, przy czym bierzemy pod uwagę aby nie przesadzić z dokładnością wszelkich danych. Należy pamiętać, że z tych danych będziemy później rozliczani.

Jak łatwo zauważyć podczas procedury aplikacyjnej wiele jest szczegółów, o których łatwo zapomnieć lub po prostu je zaniedbać, zwłaszcza kiedy ponaglają nas terminy. Procedura aplikacyjna to dopiero początek całego procesu pozyskiwania unijnych pieniędzy, więc jeśli brak nam cierpliwości, lepiej wcale go nie zaczynać. O tym, że warto starać się o dotacje powszechnie wiadomo. Można je przeznaczyć na dodatkowy rozwój przedsiębiorstwa a już sam fakt uzyskania dotacji pozytywnie wpływa na wizerunek firmy. Nie są to jednak „pieniądze za darmo”. Dobry wniosek napiszemy tylko wtedy, gdy uwzględnimy założenia programowe, dobrze przeanalizujemy dokumentację i przy sporządzaniu wniosku będziemy konsekwentnie stosować instrukcję.

Aleksander Luchowski
_ Dyrektor zarządzający w firmie doradczej SmartConsulting, specjalista w dziedzinie projektów finansowanych z funduszy strukturalnych. _