Zacznij dzień od sprzątnięcia biurka
Zaglądając do kalendarza świąt dziwnych i nietypowych naprawdę trudno znaleźć daty wolne od choćby jednej okazji. O ile jednak wiele z tych "świąt" kierowana jest do bardzo wąskich grup społecznych czy zawodowych, o tyle obchodzony w drugi poniedziałek stycznia Dzień Sprzątania Biurka, kierowany jest niemal do wszystkich.
Wprawdzie sprzątanie miejsca pracy tylko raz do roku wydaje się pomysłem dość ryzykownym, jednak wiele osób przyznaje się do tego, że gruntowne porządki robi jeszcze rzadziej.
*Polecamy: * Najstarsze prostytutki na świecie
Tymczasem psychologowie pracy i osoby zajmujące się zarządzaniem zasobami ludzkimi, zwracają uwagę jak duże znaczenie dla efektywności działania pracownika, a także jego motywacji do pracy i własnej samooceny, ma stan miejsca pracy. Zgodnie z opiniami specjalistów stosy papierów, fotografie, maskotki, zalegająca korespondencja, kalendarze, notatniki, gazety i cała masa innych przedmiotów, pod którymi ugina się blat biurka, rozprasza uwagę pracownika, zabiera mu energię do pracy i działa wybitnie demotywująco. Jednocześnie bałagan stanowi marną wizytówkę osoby, która pracuje w takim nieładzie. Chaos na stanowisku pracy jest źle widziany nie tylko przez większość pracodawców, ale także przez klientów stykających się z takim pracownikiem.
Bałaganiarze, którzy chcą jakoś obronić sterty walających się na blacie przedmiotów, często sięgają po cytat z Einsteina: "Jeśli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, to czego oznaką jest puste biurko?" Jednak pomiędzy brakiem jakichkolwiek przedmiotów na stanowisku pracy, a zwyczajnym bałaganem jest ogromna przestrzeń, w której z pewnością można znaleźć najlepsze dla siebie miejsce.
Każdy pracownik ma inne potrzeby i przyzwyczajenia - także te dotyczące warunków pracy. Niektórych rozpraszają przedmioty, który nie są związane z wykonywanym właśnie zadaniem. Inni, by czuć się w firmie dobrze, potrzebują swoje miejsce pracy "oswoić". Na biurkach takich osób zazwyczaj znajdują się osobiste drobiazgi - zdjęcie dziecka, maskotka, czy ulubiony obrazek. Nie ma jednoznacznych wytycznych, co powinno znajdować się na biurku, by jego właściciel optymalnie wykorzystywał swój potencjał w pracy, istnieją jednak pewne ogólne zasady, do których warto się zastosować.
Specjaliści HR są zdania, że nadmiar dokumentów na biurku nie tylko utrudnia organizację pracy, ale przede wszystkim odbiera energię pracownikowi. - I więcej mamy przed sobą różnych dokumentów czy papierów, tym bardziej przygniata nas nadmiar pracy. Cały czas mamy przed oczami przypomnienie, jak wiele mamy do zrobienia, jak dużo zadań do wykonania.
*Polecamy: * Najstarsze prostytutki na świecie
- U większości osób taki widok powoduje zniechęcenie i utratę zapału do pracy - przekonuje Agata Joć, specjalistka ds. HR. - Dlatego najlepszą zasadą jest trzymanie na biurku jedynie dokumentów dotyczących tej konkretnej sprawy, którą aktualnie się zajmujemy. Nie tylko nie będziemy "załamywać się" nadmiarem pracy, która jeszcze na nas czeka, ale też nie będziemy się rozpraszać innymi sprawami, lepiej skupimy na realizowanym właśnie zadaniu i szybciej się z nim uporamy. Dokumenty dotyczące zakończonej sprawy (o ile musimy je przechowywać, a nie są jedynie notatkami dla pamięci, które należy wyrzucić), spakujmy w jeden segregator, czy kopertę, opiszmy i schowajmy w szufladzie lub postawmy na regale - podpowiada specjalistka. - W ten sposób nie będziemy się zastanawiać, czy wszystkie zadania dotyczące tej sprawy już wykonaliśmy, a gdy z jakiegoś powodu będziemy musieli do niej wrócić, łatwo znajdziemy wszystkie potrzebne dokumenty.
Kłopoty w znalezieniu właściwych papierów, to kolejny powód, dla którego warto posprzątać swoje miejsce pracy. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Price Waterhouse Coopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits, przeciętny pracownik na szukanie potrzebnych dokumentów traci 150 godzin rocznie (czyli prawie miesiąc). Oznacza to, że każdego dnia, na przeszukiwanie zalegającej na biurku sterty nieuporządkowanych papierów marnujemy blisko godzinę. Sama możliwość odzyskania traconego w ten sposób czasu, pozwoli wyraźnie zwiększyć efektywność pracownika.
Okazuje się, że porządek w miejscu pracy ma też wpływ na samopoczucie pracownika i jego zdrowie psychiczne. Psychologowie z amerykańskiej firmy Open Ergonomice na podstawie badania 2 tys. osób ustalili, że u około 40 proc. ankietowanych bałagan na biurku i nadmiar zalegających na nim rzeczy powodują rozdrażnienie i agresję, prowadzące do różnych schorzeń natury psychicznej, a także fizycznej. Mimo odczuwanego dyskomfortu, większość badanych nie robiła nic, by zmienić swoją sytuację w miejscu pracy.
Jeśli spadek produktywności, marnotrawstwo czasu czy problemy natury psychologicznej nie są dla kogoś wystarczającą motywacją do zadbania o porządek na stanowisku pracy, warto zastanowić się nad jeszcze jednym aspektem bałaganu na biurku - może on zaważyć na naszej karierze zawodowej.
Z badań przeprowadzonych przez amerykański portal rekrutacyjny CareerBuilder wynika, że 27 proc. przełożonych utożsamia bałagan na biurku podwładnego z jego złą organizacją pracy i jest mniej skłonna awansować takiego pracownika. Potwierdzają to badania Career Survey. Blisko co trzeci pracodawca zadeklarował w nich, że nie wyobraża sobie awansowania podwładnego, który nie dba o porządek na swoim stanowisku pracy. Nie dziwi więc fakt, że w wielu amerykańskich firmach porządek na biurku stał się już jednym z elementów okresowej oceny pracowników. W Polsce takie praktyki nie są jeszcze powszechne. Jednak także w naszym kraju coraz większą wagę przykłada się do dobrego wizerunku i profesjonalizmu pracowników, a bałagan na stanowisku pracy z pewnością ten idealny obraz pracownika może zburzyć.
AD,JK,WP.PL