Zapisy w umowach elektronicznych, na które warto uważać

Cyfrowy obieg dokumentów w firmach to dziś standard. Coraz więcej umów podpisujemy elektronicznie. To zarówno umowy z kontrahentami, klientami jak i współpracownikami. Jest łatwiej, taniej, bezpieczniej i szybciej. Jednak w dokumentach elektronicznych, które są kopią "papierowej" formatki, mogą znaleźć się mylące określenia.

Przed pandemią co trzeci Polak był zainteresowany korzystaniem z podpisu elektronicznego. Obecnie już ponad połowa z nas chciałaby sprawdzić możliwości jakie oferuje e-podpis – wynika z najnowszego badania na zlecenie ZBP i KIR (grudzień 2021), opublikowanego na łamach infor.pl. 

Podobny trend zauważalny jest również w firmach, gdzie dokumenty elektroniczne z powodzeniem zastępują papier. Wchodząc w cyfrowy świat prowadzenia biznesu warto zwrócić uwagę na zapisy, które nie mają praktycznego zastosowania w umowach zawieranych elektronicznie. Ich kształt wynika głównie z przyzwyczajeń, które budowaliśmy przez lata stosowania papieru. Sprawdźmy zatem które z nich warto zmodyfikować, aby uniknąć niedomówień i błędnych interpretacji.

Prawnie wiążące podpisywanie każdego dokumentu przez internet. Wszystko zawsze zgodne z oryginałem. Każda próba zmiany umowy - nawet usunięcie przecinka - widoczna natychmiast dla każdej ze stron.

Elektroniczna umowa pisemna? To nie ma sensu!

Decydując się więc na elektroniczne podpisywanie dokumentów, trzeba zdawać sobie sprawę, których sformułowań nie używać w umowach i w jaki sposób je skorygować. Eksperci Autenti - platformy do podpisywania i autoryzowania dokumentów online, wybrali cztery najczęstsze z nich: 

1."umowę zawarto w formie pisemnej". 

Forma pisemna to nie taka, w której treść umowy utrwalono pismem, a ta, która została własnoręcznie podpisana. W przypadku umów elektronicznych zapis ten może błędnie sugerować, że "oryginalna" umowa została zawarta na papierowym dokumencie, a plik elektroniczny stanowi tylko jej cyfrowe odwzorowanie. Z przepisów prawa cywilnego wynika, że umowy zawierane drogą elektroniczną mogą przyjmować formę dokumentową (plik elektroniczny podpisany zwykłym podpisem elektronicznym) lub formę elektroniczną (plik elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem). Warto pamiętać, że zgodnie z przepisami, kwalifikowany podpis elektroniczny ma ten sam skutek co podpis własnoręczny - innymi słowy jego użycie będzie wystarczające nawet wtedy, gdy przepisy przewidują dla danej czynności wymóg złożenia własnoręcznego podpisu pod rygorem nieważności.

2."umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron". 

W przypadku umów zawieranych drogą elektroniczną oryginałem dokumentu jest podpisany plik elektroniczny - nawet w przypadku cyfrowego powielenia takiego pliku, każda z "kopii" dokumentu ma walor oryginału.  

3."zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności". 

Zapis, choć niegroźny, będzie utrudniał dokonywanie wielu zmian w e-umowach, gdyż nie każda umowa wymaga zachowania formy pisemnej. Więcej, w przypadku większości z nich wystarczającą będzie forma dokumentowa i zastosowanie bazowego e-podpisu.

4."wszelkie oświadczenia, zawiadomienia oraz powiadomienia dokonywane przez strony w związku z obowiązywaniem i wykonywaniem umowy mogą być przekazywane drugiej stronie wyłącznie na piśmie". 

Zwrot "na piśmie" spowoduje, że poza elektronicznym dokumentem będziemy musieli tworzyć dodatkowe, papierowe wersje dokumentów. To zaprzeczenie funkcjonalności podpisu elektronicznego i wprowadzanie niepotrzebnego bałaganu w firmie. 

Decydując się więc na e-podpis, unikajmy powyższych zwrotów oraz zastosujmy w treści następujące zapisy: 

1. wszelkie zmiany niniejszej umowy, jej wypowiedzenie lub rozwiązanie dla swojej skuteczności wymagają formy dokumentowej,
2. umowa została zawarta w postaci elektronicznej (na platformie Autenti),
3. umowa została zawarta z chwilą złożenia ostatniego z podpisów elektronicznych stosownie do wskazania znacznika czasu ujawnionego w szczegółach dokumentu zawartego w postaci elektronicznej.

Dzięki nim unikniemy niepotrzebnych wątpliwości i nie wprowadzimy w błąd odbiorcy.

Bez drukowania, kopiowania i kurierów - postaw na e-podpis

Autoryzowanie umów podpisem elektronicznym jest bezpieczne, proste, wygodne i prawnie skuteczne, tak po stronie przedsiębiorcy, jak i każdego użytkownika, który odbiera i podpisuje dokument na swoim urządzeniu. 

Podstawowy podpis elektroniczny jest wystarczający dla zdecydowanej większości (ponad 90 %) dokumentów funkcjonujących w polskim obrocie gospodarczym. Można nim opatrzyć niemal wszystkie firmowe dokumenty, takie jak umowy, wnioski, kontrakty, raporty lub oświadczenia. Szczegółowa lista dostępna jest pod tym adresem.

E-podpis pozwala na zawarcie prawnie wiążącej umowy - bez drukowania, kopiowania, wysyłania jej pocztą, czekania w nieskończoność na złożenie podpisu i odesłanie przez wszystkie strony. Wystarczy w tym celu telefon, tablet lub laptop z dostępem do internetu.  

Z doświadczenia Autenti wynika, że większość dokumentów wysyłanych online na platformie jest podpisywana przez kontrahentów w ciągu pierwszej godziny od wysłania wiadomości. Czas ten można skrócić nawet do średnio 15 minut.

Niczym nieograniczone i prawnie wiążące podpisywanie każdego dokumentu przez internet. Wszystko zawsze zgodne z oryginałem. Każda próba zmiany umowy - nawet usunięcie przecinka - widoczna natychmiast dla każdej ze stron.