4 zwroty, które irytują w mailach pisanych po angielsku
Umiejętność komunikowania się z kolegami i przełożonymi nabiera ogromnej wagi, kiedy nasz zawodowy świat rozciąga się na obszar międzynarodowy. Wysyłając liczne wiadomości w języku angielskim, warto mieć na uwadze, że niektóre formułowania mogą być interpretowane inaczej, niż moglibyśmy przypuszczać.
Rebecca Zucker, specjalistka w zakresie szkolenia personelu kierowniczego oraz założycielka przedsiębiorstwa oferującego szkolenia z przywództwa, na łamach serwisu CNBC Make It podkreśla, które formuły komunikacyjne lepiej omijać, aby nie wydać się pasywno-agresywnym, nieszczerym czy niesolidnym.
1. "Not sure if you saw my last email..."
"Nie jestem pewien, czy otrzymałeś moją poprzednią wiadomość..." to fraza, którą w mailach służbowych stosuje się niezmiernie często. Badanie przeprowadzone w 2018 roku przez Adobe (Adobe Consumer Email Survey) ujawniło, że 25% ankietowanych uznało ją za najbardziej irytującą.
Chcąc upomnieć się o odpowiedź, rzecz jasna jest to możliwe, lecz wymaga to odpowiedniego podejścia. Twój mail z przypomnieniem powinien być zwięzły i zawierać konkretne pytanie. Skuteczniejsze od "Nie jestem pewien, czy otrzymałeś moją poprzednią wiadomość..." będzie zapytanie "czy możesz podzielić się swoimi uwagami na temat przesłanych materiałów?". Można również dodać zdanie w stylu "if I don’t hear from you by Friday, I’ll assume that everything looks good" (pol. jeśli się nie odezwiesz do piątku, będę zakładać, że wszystko jest w porządku) - sugeruje Rebecca Zucker.
2. "Per our conversation"
Wyrażenie "Per our conversation" jawi się jako nadmiernie oficjalne. W tłumaczeniu na polski oznacza "zgodnie z naszą rozmową". Częściej jednak w korespondencji po polsku spotyka się sformułowania typu "nawiązując do naszej rozmowy".
Zdaniem autorki, tak jak i inny często stosowanie zwrot "as discussed" ("zgodnie z tym, co zostało omówione"), wyrażenia z "per..." lepiej rezerwować dla dokumentów prawniczych. Jeśli nie prowadzimy określonego rodzaju dokumentacji, lepiej unikać tych formuł, jako że brzmią one zbyt chłodno i nieosobiście. Lepszym wyborem, zgodnie z sugestią ekspertki, jest używanie bardziej luźnych zwrotów, na przykład: "I’m attaching the article I mentioned during our call..." ("dołączam artykuł, o którym mówiłem/mówiłam podczas naszej rozmowy...").
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
Na obciachu zarobiła miliony! Polacy pokochali klapki Kubota - Alina Sztoch w Biznes Klasie
3. "I hope this email finds you well..."
W zależności od stopnia zażyłości z adresatem, taka forma wyrażenia może być więcej lub mniej szczera. Wprowadzenie, że mamy nadzieję, iż odbiorca jest w dobrym stanie, jest stosowne, kiedy wiadomość kierujemy do kogoś, z kim mamy dobrze ugruntowane relacje, ale niedawno nie było okazji do kontaktu. Wysłanie takiej formułki komuś, kogo ledwo znamy lub w ogóle nie znamy, może być nieadekwatne.
4. "Warmly, ..." lub inne automatycznie wygenerowane pozdrowienie końcowe
Większość standardowych form pozdrowień, jakie generują programy pocztowe - "Warmly", "Best", "Regards", "Many thanks", "Warm wishes", "Sincerely" - sprawia, że nasz e-mail wydaje się nieosobisty, według Zucker. Ekspertka radzi dopasowywać zakończenie wiadomości do natury relacji z odbiorcą oraz do tonu samej wiadomości. Omijanie pozdrowienia "Warmly" jest wskazane, gdy zwracamy się z pytaniem do działu księgowości o status płatności. Z kolei "Thanks" może wydać się nie na miejscu, jeśli przekazujemy współpracownikom bieżące informacje.
Zucker zaleca, aby dobierać formę zakończenia wiadomości z uwzględnieniem kontekstu. W rezultacie e-mail będzie prezentował się profesjonalnie. Oczywiście, w sytuacji gdy mamy do kogoś prośbę, zastosowanie znajdzie "Thanks". Natomiast przesyłając wiadomość do przyjaciela, lepiej wybrać formę, która bardziej odpowiada tonowi rozmowy, na przykład "Talk soon" lub "See you at tomorrow’s meeting!" - sugeruje ekspertka.
