Centra Usług Wspólnych, czyli razem taniej

Centra Usług Wspólnych pozwalają na ograniczenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw, zwłaszcza tych dużych, o rozproszonej terytorialnie strukturze. Do centrów przekonuje się coraz więcej podmiotów z sektora przemysłowego.

Powodem utworzenia Centrum Usług Wspólnych w EdF Polska było ujednolicenie i zintegrowanie wielu funkcji operacyjnych, wykonywanych dotychczas niezależnie w dziesięciu spółkach grupy. Projektem objęte zostały Elektrownia Rybnik, Elektrociepłownie Wybrzeże, Elektrociepłownia Kraków, Zespół Elektrociepłowni Wrocławskich Kogeneracja, Toruńska Energetyka Cergia, Elektrociepłownia Zielona Góra, Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Tarnobrzegu, Everen, Energokrak oraz EDF Polska.

Centrala Centrum Usług Wspólnych zlokalizowana jest w Krakowie. - Jesteśmy dużą grupą w Polsce i ten projekt pozwoli nam osiągnąć wszelkie korzyści wynikające z jej wielkości - zapewnia Philippe Castanet, prezes zarządu EdF Polska. - Utworzenie Centrum Usług Wspólnych to również kluczowy etap w procesie budowy silnej Grupy EdF w Polsce, zdolnej do skutecznego konkurowania na krajowym rynku energii.

Centralizacja i synergia

Zdaniem prezesa Castaneta, podstawowym celem, który przyświecał utworzeniu CUW, było uzyskanie efektu synergii.
Centrum zapewnia spółkom obsługę m.in. w zakresie finansowania, krótkookresowego zarządzania środkami pieniężnymi, rachunkowości, controllingu, budowania systemów informatycznych, zakupu sprzętu i oprogramowania, wyboru dostawców, zarządzania umowami, zarządzania gospodarką materiałową oraz zarządzania procesami inżynieryjnymi w spółkach Grupy EdF w Polsce.

- Centrum Inżynierii to nowatorskie rozwiązanie polegające na utworzeniu zespołu złożonego z najlepszych inżynierów ze spółek grupy, odpowiadającego za przedsięwzięcia remontowe, modernizacyjne i rozwojowe, co umożliwi zarówno obniżenie kosztów remontów i eksploatacji urządzeń wytwórczych, jak również skuteczne realizowanie działań rozwojowych EdF w Polsce - wyjaśnia Philippe Castanet.

Ponadto powołano dział badawczo-rozwojowy, który w powiązaniu z działem badawczo-rozwojowym EdF i we współpracy między innymi z polskimi uczelniami będzie odpowiadał za analizę przyszłych uwarunkowań i minimalizowanie ryzyk eksploatacyjnych związanych z nowymi, środowiskowymi i technologicznymi wyzwaniami dla grupy w Polsce. - Naszym największym wyzwaniem związanym z utworzeniem Centrum jest osiągnięcie efektów synergii związanych z wielkością w Polsce - mówi Philippe Castanet. Chodzi także o skorzystanie z naszych dużych możliwości zakupów urządzeń i materiałów.

Decyzje technologiczne mają być lepsze dzięki scentralizowanemu zespołowi inżynierii. Firma chce też uniknąć dublowania procesów w poszczególnych jednostkach.

Elastyczne centrum

Artur Jeziorowski, menedżer w dziale doradztwa biznesowego Ernst & Young, wyjaśnia, że terminem Centrum Usług Wspólnych (ang. Shared Services Center) określa się wydzieloną organizacyjnie jednostkę, której celem jest obsługa transakcji (precyzyjnie zdefiniowanych procesów i czynności) na rzecz co najmniej kilku jednostek biznesowych. Dzięki konsolidacji wykonania czynności w jednym miejscu (często w lokalizacjach o niższych kosztach pracy) skala działalności centrów usług wspólnych pozwala dostarczyć wyższą wydajność po niższych kosztach.

- Motywacją dla wprowadzenia zmian polegających na centralizacji danej funkcji w ramach centrum usług wspólnych jest redukcja kosztów działań, podniesienie przejrzystości i jakości procesów przez nią realizowanych, skuteczna i bieżąca kontrola procesowa, podniesienie jakości i terminowości świadczonych usług oraz elastyczności jednostek biznesowych odciążonych od rutynowych działań wspierających - mówi Artur Jeziorowski.

Jak wyjaśnia przedstawiciel Ernst & Young, obecnie na świecie przeważają tzw. centra transakcyjne cechujące się efektywną obsługą masowych i rutynowych transakcji, wykorzystujące specjalistyczne umiejętności i kwalifikacje, które działają w sposób ustandaryzowany dzięki precyzyjnie zdefiniowanym procesom regulującym sposób ich działania. Wśród procesów realizowanych w centrach usług wspólnych przeważają dziś te wspierające działalność kluczową, a więc m.in. procesy finansowoksięgowe, usługi teleinformatyczne oraz procesy związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Aleksandra Stelmach-Gryszka, starszy konsultant z SSC COE w dziale doradztwa biznesowego PricewaterhouseCoopers, zauważa, że CUW najlepiej sprawdzają się w przypadku dużych firm o zasięgu międzynarodowym z rozproszonymi funkcjami wsparcia.

- Najpopularniejsze branże, które decydują się na powołanie centrów usług, to bankowość i finanse, następnie telekomunikacja, przemysł, handel oraz media i rozrywka - wyjaśnia nasza rozmówczyni.
- Jako pierwsze zaczynały się rozwijać centra w branży przemysłowej i handlowej.

Natomiast ostatnio widać trend w branży bankowej i finansowej, która do tej pory była słabo reprezentowana ze względu na obostrzenia prawne.
Chociaż najczęściej w centrach świadczone są usługi informatyczne, finansowo- księgowe i obsługa klienta, istnieją jednak również CUW wyspecjalizowane w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, procesami wiedzy, łańcuchem dostaw, marketingiem itp.
- CUW może sprawdzić się także w przypadku mniejszych firm, które zamierzają optymalizować swoje procesy albo na przykład planują rozwój przez akwizycje i chcą się do tego przygotować poprzez centralizację funkcji wsparcia - mówi Stelmach-Gryszka.

- Coraz więcej polskich firm jest zainteresowanych otwarciem centrów i składa do nas zapytania ofertowe odnośnie zasadności wprowadzenia u nich CUW. Rośnie również świadomość i znajomość tematu wśród polskich firm w tym zakresie.

Koszty do korekty

Zdaniem Artura Jeziorowskiego z Ernst & Young, podstawową korzyścią wynikającą z wdrożenia organizacji opartej na zasadach centrum usług wspólnych jest znaczące ograniczenie kosztów działań dzięki wykorzystaniu efektów skali, zmniejszeniu jednostkowych kosztów transakcyjnych, optymalizacji zatrudnienia i akumulacji siły nabywczej (np. przy zakupach). Zwykle po upływie krótkiego czasu od momentu uruchomienia centrum uzyskuje się także widoczną i, co najważniejsze, trwałą poprawę efektywności działań. Centrum usługowe dzięki gromadzeniu wiedzy eksperckiej, standaryzacji procesów oraz ustanawianiu najlepszych praktyk dąży bowiem do doskonałości procesowej i efektywności kosztowej.

W wyniku wdrożenia zmian uzyskuje się także większą satysfakcję obsługiwanych przez centrum klientów, ponieważ CUW może szybciej dostosowywać się do zmieniających się potrzeb, oferując usługi przez dobrze sprecyzowany kanał obsługi (m.in. umowy SLA/OLA regulujące zakres i poziom świadczenia usług). Nie bez znaczenia są także możliwe do uzyskania korzyści dla pracowników. Dzięki przejrzystemu i efektywnemu (opartemu na wynikach związanych z jakością, terminowością i efektywnością) zarządzaniu oraz koncentracji fachowego personelu i specjalistycznych kompetencji centrum usług umożliwia szybszą karierę i szybszy rozwój. Jednocześnie przedsiębiorstwo uzyskuje lepszą koncentrację na działalności podstawowej. Po odseparowaniu działalności pomocniczej zarządzający mogą koncentrować się na realizacji inicjatyw w biznesie strategicznym.

Aleksandra Stelmach-Gryszka z PricewaterhouseCoopers wyjaśnia, że przy ograniczaniu kosztów dzięki CUW nie chodzi wyłącznie o przeniesienie części przedsiębiorstwa do krajów o niższych kosztach pracy. Centra zatrudniają często znaczną liczbę specjalistów w stosunkowo wąskich dziedzinach, co sprawia, że wykonują oni swoje obowiązki szybciej, taniej i efektywniej.

− W centrum łatwiej o dostęp do najlepszych globalnych standardów, a także wprowadzanie usprawnień - kontynuuje nasza rozmówczyni. - Pojawia się bowiem efekt synergii wynikającej z koncentracji wiedzy, narzędzi, a nade wszystko obecności dużej liczby ludzi o odpowiednich umiejętnościach i kwalifikacjach.
CUW znacznie ułatwiają wprowadzanie standaryzacji i optymalizacji procesów. Pozwala to również na większą elastyczność, firma dysponuje bowiem szerokim wachlarzem umiejętności, języków oraz doświadczeń swoich pracowników. Z tym z kolei wiąże się lepsza kontrola i szybkość podejmowania decyzji.

Typowym scenariuszem przy zakładaniu CUW jest przenoszenie funkcji z poszczególnych jednostek, a następnie grupowanie ich procesami. Sprawia to, że informacja w CUW jest skoncentrowana i dużo bardziej zestandaryzowana, co pozwala na łatwość i porównywalność danych dotyczących różnych podmiotów. Ponadto CUW, które najczęściej są osobnymi jednostkami, zapewniają lepszą kontrolę ze względu na niezależność.

Jarosław Maślanek