E-maile na dobre zagościły w polskich urzędach

Status prawny poczty elektronicznej nie jest do końca jasny. Kwestia ta odżyła za sprawą przesłuchań w komisji śledczej ds. ustawy hazardowej, gdy posłanka Beata Kempa (PiS) zaczęła dopytywać Marcina Rosoła, jak postępował z licznymi e-mai-lami, które wpływały do jego ministerialnego komputera: czy je czytał, przekazywał, zachował.

Czytają i odpowiadają

Jedno nie powinno budzić wątpliwości: wiadomości nie mogą trafiać do internetowego śmietnika. Powinny być odczytane, a nadawca zawiadomiony, co dalej z jego sprawą.

– E-maile traktujemy tak samo jak podania na piśmie, jeśli wymagają odpowiedzi, wysyłamy ją czy to tradycyjną pocztą, czy przez Internet i zawsze jest ona w urzędzie odnotowana – powiedział “Rz” Tomasz Jaworski, sekretarz gminy (wiejskiej) Ełk. – Jeśli dana sprawa nie należy do moich obowiązków, przekazuję ją właściwemu urzędnikowi.

Niektóre urzędy publikują nie tylko ogólne adresy e-mailowe, ale także kontakty do poszczególnych wydziałów. Tak jest np. w Urzędzie Miasta Gniezna.

– Niektóre sprawy, np. zgłoszenie urodzenia dziecka, można załatwić tylko osobiście, inne – pocztą, np. uzyskać odpis aktu stanu cywilnego, ale dostajemy też e-maile z takimi prośbami – mówi Anna Poterska, zastępca kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gnieźnie.

Prawo pozostaje nieco w tyle za praktyką. Wprawdzie art. 63 kodeksu postępowania administracyjnego mówi, że podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia)
mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza (umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej), a nawet ustnie do protokołu, to w § 3a stanowi, że podanie w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Ściśle rzecz biorąc, zwykły e-mail nie spełnia wymagań podania.

Nowoczesne podanie

Wiele urzędów nie jest aż tak rygorystycznych. I dobrze, co niedawno potwierdził warszawski Wojewódzki Sąd Administracyjny. Uwzględnił skargę Romana P., który wystąpił do GIODO o udostępnienie wyników kontroli ochrony danych osobowych w poznańskiej poczcie. Ponieważ wniosek złożył telefonicznie, a następnie e-mailem (podpisanym nickiem), GIODO zażądał podania danych personalnych. WSA orzekł, że wniosek przesłany do urzędu pocztą elektroniczną powinien być rozpatrzony tak jak każde inne pismo, i nakazał rozpoznanie wniosku Romana P. w ciągu 14 dni (sygn. II SAB/ Wa 57/09).

– E-maile w praktyce zastępują rozmowy z urzędnikiem (urzędem), które często uzupełniają wymianę pism. Stanowią więc dodatkowy element komunikacji na linii interesant – urząd. Są mniej sformalizowaną formą korespondencji – analizuje prof. Michał Kulesza z Uniwersytetu Warszawskiego. – Jeśli jednak e-mail zawiera element sprawy administracyjnej, to powinien być jak sprawa administracyjna potraktowany. W każdym wypadku zaś powinien być przez urzędnika przeczytany, a jego wpływ zarejestrowany w urzędzie.

Marek Domagalski