Elektroniczna lista płac jest przywilejem dla największych firm

- Przeczytałam w DF z 28 listopada, że od nowego roku firmy mogą przechowywać listy płac wyłącznie na nośnikach elektronicznych. Okazało się, że przywilej ten uzyskali jednak najwięksi przedsiębiorcy prowadzący pełną księgowość. Co z pozostałymi, czy muszą nadal gromadzić listy płac w formie papierowej przez 50 lat? Czy tym dużym wolno zniszczyć dotychczasowe, papierowe listy? - pyta czytelniczka DOBREJ FIRMY.

Rzeczywiście, z udogodnienia tego skorzystają wyłącznie przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe, czyli spółki z o.o., akcyjne oraz pozostali, pod warunkiem osiągnięcia obrotów na poziomie 1200 tys. euro. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok mogą oni zapisać listy płac tylko na nośnikach elektronicznych, niszcząc papierowe za ten rok. Zmianę taką wprowadziła nowelizacja z 10 października br. ustawy o rachunkowości (DzU nr 214, poz. 1343), która ma obowiązywać właśnie od 1 stycznia 2009 r. To nie tylko duże ułatwienie, ale też oszczędność. Tradycyjne listy płac mamy bowiem obowiązek trzymać przez 50 lat od dnia zakończenia przez zatrudnionego u nas pracy. Wynika tak z art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 39, poz. 353 ze zm.). W razie postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości owe 50 lat biegnie od dnia wytworzenia konkretnej listy płac.

Teraz listy płac nawet większe zakłady muszą przechowywać w dokumentach papierowych. Pozostaje zatem trafne pytanie: co z mniejszymi firmami, czyli nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych? Wynika z tego, że nie mają one prawa stosować wyłącznie listy płac elektronicznej. Mają obowiązek sporządzać je na piśmie, a dla wygody wolno im jednocześnie prowadzić je dodatkowo w komputerze. Zawsze jednak, gdy zjawi się inspektor pracy, są zobowiązane wylegitymować się papierowymi listami. Inaczej dostaną grzywny.

-r.m.
Rzeczpospolita