Firmowe dokumenty należy przechowywać przez 5 lat

Podatkową księgę przychodów i rozchodów, dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe dotyczące płatnika składek i ubezpieczonego, a także wszelkie inne dokumenty i rejestry wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej podatnicy zobowiązani są przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego. Okres ten wynosi 5 lat i, co istotne, liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Przedawnieniu z końcem 2013 r. ulegną zatem firmowe dokumenty z 2007 r. Należy jednak pamiętać, że okres 5-ciu lat może się wydłużyć, jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W pewnych okolicznościach bieg wymaganego okresu przechowywania ksiąg i dokumentów podatkowych może zostać zawieszony, a nawet przerwany. Zawieszenie skutkuje czasowym wstrzymaniem maksymalnie do 3 lat i może być spowodowane np. wniesieniem skargi do sądu administracyjnego. Wraz z wznowieniem biegu czas, jaki upłynął do momentu zawieszenia, zostaje wliczony do wymaganego okresu 5 lat.

Bieg terminu przedawnienia będzie natomiast przerwany, gdy przykładowo przedsiębiorca ogłosi upadłość. Konieczne będzie rozpoczęcie naliczania wymaganego okresu przechowywania od początku.

Niezwykle długi okres obowiązkowego przechowywania dotyczy dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorca, jako płatnik składek ubezpieczeniowych i społecznych, musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty służące do obliczenia podstawy wymiaru renty czy emerytury przez okres 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z ubezpieczonym.

Ważny jest też sam sposób przechowywania. Archiwizowane dokumenty trzeba uporządkować wedle okresów sprawozdawczych. Ponadto, jeśli chodzi o księgi prowadzone przy użyciu komputera, podatnik musi systematycznie dokonywać rezerwowych kopii danych. Sam nośnik danych powinien być odporny na uszkodzenia zewnętrzne i zapewniać trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy niż okres przechowywania wymagany ustawowo. Podatnik musi też chronić dane przed dostępem nieupoważnionych podmiotów.

Miejscem przechowywania jest zawsze miejsce wykonywania działalności. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której podatnik na potrzeby przechowywania dokumentów korzysta z firmy oferującej usługi w tym zakresie – archiwizowane dokumenty trafią wtedy do niej.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care