Firmowe dokumenty należy przechowywać przez 5 lat

Księgi podatkowe i inne dokumenty związane z działalnością, np. faktury VAT, trzeba przechowywać przez 5 lat – tyle czasu ma fiskus na przeprowadzenie ewentualnej kontroli podatnika.

Obraz
Źródło zdjęć: © Jupiterimages

Podatkową księgę przychodów i rozchodów, dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe dotyczące płatnika składek i ubezpieczonego, a także wszelkie inne dokumenty i rejestry wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej podatnicy zobowiązani są przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego. Okres ten wynosi 5 lat i, co istotne, liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Przedawnieniu z końcem 2013 r. ulegną zatem firmowe dokumenty z 2007 r. Należy jednak pamiętać, że okres 5-ciu lat może się wydłużyć, jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co zawiesza, a co przerywa bieg terminu przedawnienia

W pewnych okolicznościach bieg wymaganego okresu przechowywania ksiąg i dokumentów podatkowych może zostać zawieszony, a nawet przerwany. Zawieszenie skutkuje czasowym wstrzymaniem maksymalnie do 3 lat i może być spowodowane np. wniesieniem skargi do sądu administracyjnego. Wraz z wznowieniem biegu czas, jaki upłynął do momentu zawieszenia, zostaje wliczony do wymaganego okresu 5 lat.

Bieg terminu przedawnienia będzie natomiast przerwany, gdy przykładowo przedsiębiorca ogłosi upadłość. Konieczne będzie rozpoczęcie naliczania wymaganego okresu przechowywania od początku.

Aż 50 lat przy dokumentacji pracowniczej

Niezwykle długi okres obowiązkowego przechowywania dotyczy dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorca, jako płatnik składek ubezpieczeniowych i społecznych, musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty służące do obliczenia podstawy wymiaru renty czy emerytury przez okres 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z ubezpieczonym.

Oprócz czasu, istotny też sposób

Ważny jest też sam sposób przechowywania. Archiwizowane dokumenty trzeba uporządkować wedle okresów sprawozdawczych. Ponadto, jeśli chodzi o księgi prowadzone przy użyciu komputera, podatnik musi systematycznie dokonywać rezerwowych kopii danych. Sam nośnik danych powinien być odporny na uszkodzenia zewnętrzne i zapewniać trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy niż okres przechowywania wymagany ustawowo. Podatnik musi też chronić dane przed dostępem nieupoważnionych podmiotów.

Miejscem przechowywania jest zawsze miejsce wykonywania działalności. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której podatnik na potrzeby przechowywania dokumentów korzysta z firmy oferującej usługi w tym zakresie – archiwizowane dokumenty trafią wtedy do niej.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care

Źródło artykułu: Tax Care
Wybrane dla Ciebie
Sądny dzień dla cen słodyczy. Brak odpowiedzi na najważniejsze pytanie
Sądny dzień dla cen słodyczy. Brak odpowiedzi na najważniejsze pytanie
Nadchodzą trzy niedziele handlowe. W życie wchodzą nowe przepisy
Nadchodzą trzy niedziele handlowe. W życie wchodzą nowe przepisy
Na promocjach bankowych zarobił 61 tys. zł. Oto jego sekret
Na promocjach bankowych zarobił 61 tys. zł. Oto jego sekret
Problemy giganta w Polsce. UOKiK wlepił milionową karę
Problemy giganta w Polsce. UOKiK wlepił milionową karę
Tak wyglądają klejnoty skradzione z Luwru. Mamy zdjęcia
Tak wyglądają klejnoty skradzione z Luwru. Mamy zdjęcia
IKEA tnie zatrudnienie. Redukcja kilkuset etatów
IKEA tnie zatrudnienie. Redukcja kilkuset etatów
ZUS zmienia terminy wypłat. Te grupy dostaną pieniądze wcześniej
ZUS zmienia terminy wypłat. Te grupy dostaną pieniądze wcześniej
Rewolucja w polskich sadach. Oto jak zbiera się teraz jabłka
Rewolucja w polskich sadach. Oto jak zbiera się teraz jabłka
Zamykają zakład w Niemczech. Produkcja trafić m.in. do Polski
Zamykają zakład w Niemczech. Produkcja trafić m.in. do Polski
Skarbówka dała zielone światło. Te wydatki wliczysz do kosztów
Skarbówka dała zielone światło. Te wydatki wliczysz do kosztów
Duża zmiana na Poczcie już wkrótce. Mówią o rewolucji
Duża zmiana na Poczcie już wkrótce. Mówią o rewolucji
Ta opłata to obowiązek. Kontrolerzy robią zdjęcia aut. 800 zł kary
Ta opłata to obowiązek. Kontrolerzy robią zdjęcia aut. 800 zł kary