Informatyczny ślad dłuższego pobytu w firmie może kosztować

Karty elektroniczne, którymi zatrudnieni potwierdzają przyjście i wyjście z firmy, indywidualne loginy komputerowe, zapisane w systemach daty i godziny sporządzenia dokumentów i prowadzenia służbowej korespondencji e-mailowej to już codzienność u wielu pracodawców. Inspektorzy pracy coraz częściej, po obejrzeniu kart ewidencji czasu pracy, proszą o informacje dotyczące wyrafinowanych śladów pozostawionych przez pracowników (np. loginy kasowe w marketach). Konfrontują te zapisy z kartami ewidencji czasu pracy i... stwierdzają istotne różnice.

Dowody na kilogramy

Coraz bardziej świadomi pracownicy umiejętnie wykorzystują te informatyczne ślady. Dochodząc przed sądami pracy wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, dołączają do pozwów kilogramy korespondencji e-mailowej, wykazy godzin logowania w systemach informatycznych, na ogół wprawiając tym swoich byłych szefów w zakłopotanie.

Tymczasem nie wszyscy pracodawcy wyciągnęli wnioski z tej już nienowej sytuacji. Nie interesują się zapisami w systemach informatycznych, uznając, że samo prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz zabezpieczenie się regulaminowymi zapisami o trybie i formie zlecania pracy nadliczbowej wystarczająco chroni ich przed roszczeniami pracowniczymi. Warto tu jednak przypomnieć ugruntowaną już w orzecznictwie zasadę, w myśl której „polecenie pracy w godzinach nadliczbowych (…) nie wymaga szczególnej formy. Brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych”. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 1998 r. (I PKN 122/ 98). Nawet więc gdy regulamin pracy przewiduje sformalizowaną procedurę zlecania pracy nadliczbowej (np. pismo zatwierdzone przez przełożonego), to jej niedochowanie w określonym wypadku wcale nie przekreśla ustalenia przez sąd pracy, że doszło do zlecenia takiej pracy.

Oczywiście „warunkiem przyjęcia dorozumianej zgody pracodawcy na pracę w godzinach nadliczbowych jest jego świadomość, że pracownik wykonuje taką pracę” (wyrok SN z 26 maja 2000 r., I PKN 667/99). Problem jednak sprowadza się do tego, że przy tzw. śladach informatycznych szefom trudno powoływać się na niewiedzę. Warto zatem włożyć trochę wysiłku i od czasu do czasu sięgnąć do danych zapisanych w systemach informatycznych. A w razie potrzeby wyjaśnić różnice między zarejestrowanym w nich a zewidencjonowanym czasem pracy.

Wyjaśnić różnice w zapisach

Nawet jeżeli szef ma w firmie opracowane szczegółowe zasady zlecania pracy w godzinach nadliczbowych czy - szerzej - pozostawania w zakładzie po normalnych godzinach pracy (stosownie do art. 1041 § 1 pkt 1 k.p. powinno to być ujęte w regulaminie pracy), to samo ich posiadanie nie gwarantuje bezpieczeństwa. Trzeba ich jeszcze skrupulatnie przestrzegać, a w razie zauważenia różnic między zapisami w karcie ewidencji czasu pracy a tymi w systemach informatycznych niezwłocznie wyjaśniać. O potrzebie roztropności w tym zakresie niech świadczy opisana sytuacja.

Przykład

W firmie na południu Polski pracownicy rejestrowali przyjście i wyjście do pracy kartami elektronicznymi (ich czytniki ustawiono przy wejściu do biurowca). Pracownica zwróciła się do przełożonej o zgodę na codzienne pozostanie w biurze po pracy przez około półtorej godziny. Ta dłuższa obecność była spowodowana tym, że mąż pracownicy zatrudniony nieopodal miał ją zabierać do domu samochodem (mieszkali ok. 40 km od miasta, gdzie oboje pracowali). Regulamin pracy przewidywał, że na pozostanie w biurze po normalnych godzinach pracy konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody przełożonego, zawierającej opis przyczyny takiego przedłużenia. Ponadto trzeba było powiadomić o tym ochronę budynku. Pracownica i jej przełożona uznały jednak, że nie warto aż tak formalizować sprawy i żadne dokumenty nie powstały. System informatyczny przez dwa lata rejestrował późniejsze o 1 - 1,5 godziny wyjścia pracownicy z budynku. Gdy w konflikcie rozstała się ona z firmą, postanowiła dochodzić od byłego pracodawcy wynagrodzenia za pracę
nadliczbową. Przed sądem twierdziła, że dzień w dzień pracowała w nadgodzinach, o czym świadczą zarejestrowane późniejsze jej wyjścia. Szef podawał natomiast, że powody pozostawania w biurze leżały po stronie pracownicy i nie miały żadnego związku z pracą. Nie ma na to jednak żadnych dowodów. W pierwszej instancji pracownica wygrała, ale pracodawca złożył apelację.

Chciałoby się powiedzieć: wystarczyło tylko przestrzegać ustalonej procedury. Pracownica złożyłaby podanie opatrzone własnoręcznym podpisem, przełożona zgodziłaby się na to i sprawa nie trafiłaby do sądu. Jeżeli pracodawca przegra w drugiej instancji, w dużej mierze sam sobie będzie winny. Lekkomyślność i nonszalancja przełożonej wręcz sprowokowały tę sytuację.

Grzegorz Orłowski
Autor jest radcą prawnym w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak