Inspektor pracy nie tylko nakłada kary, ale też szkoli i doradza

Warto znać również swoje prawa w trakcie kontroli oraz tzw. pewniaki, tj. zagadnienia, którymi prawie zawsze interesują się inspektorzy. Kontrole różnią się nieco od siebie choćby ze względu na to, że ich uczestnikami są coraz to nowe podmioty. Konieczne jest więc uwzględnienie podczas kontroli nie tylko jej tematyki, specyfiki branży lub danego przedsiębiorstwa, ale również osobowości i temperamentu osób. Mimo tych odmienności przebieg wizyty jest sformalizowany; przepisy ściśle regulują prawa i obowiązki obu stron.

O każdej porze
Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, dotyczących legalności zatrudnienia oraz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, o każdej porze dnia i nocy. Z reguły jednak robią to w godzinach pracy urzędu, czyli mniej więcej 7.30 – 15.30 albo 8.00 – 16.00. Zdarzają się również wizyty np. w sklepach wielkopowierzchniowych we wczesnych godzinach rannych, jeszcze przed otwarciem supermarketu dla klientów, gdy odbywa się dostawa towaru i jego rozładowywanie na regałach. Bywają też kontrole późnym wieczorem, np. tuż przed zamknięciem placówki, a nawet już po jej zamknięciu dla klientów, kiedy obsługa podlicza utarg w kasach, uzupełnia towar na półkach czy sprząta.

Z zaskoczenia

Inspektorzy pracy nie muszą nas uprzedzać o zamiarze skontrolowania naszego zakładu. Wynika tak z art. 24 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (DzU nr 89, poz. 589 ze zm.). Z zaskoczenia działają jednak sporadyczne, gdy: - uprzedzenie mogłoby znacząco wpłynąć na wynik kontroli, - okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie inspekcji u przedsiębiorcy, np. ze względów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przykład 1

Inspektor pracy dowiedział się, że firma ABC zatrudnia na czarno studentów. W takiej sytuacji uprzedzenie pracodawcy o zamiarze przeprowadzenia kontroli w zakresie legalności zatrudnienia mogłoby spowodować, iż ewentualni nielegalni pracownicy zostaliby zwolnieni z obowiązku świadczenia pracy w dniu kontroli.

Przykład 2

Jeden z przechodniów powiadomił telefonicznie Państwową Inspekcję Pracy o zauważonym remoncie kamienicy, gdzie robotnicy wchodzą na niezabezpieczone rusztowania i sami nie są wyposażeni w środki ochrony indywidualnej, np. w kaski czy szelki bezpieczeństwa. Ze względu na bezpośrednie zagrożenie życia i zdrowia pracujących na wysokości inspektor pracy niezwłocznie udał się pod wskazany adres, w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Zwykle inspektorzy uprzedzają jednak o swoim przybyciu. Czynią to najczęściej telefonicznie, w przeddzień zaplanowanej kontroli. Jeśli ma ona dotyczyć zagadnień prawnych, np. czasu pracy, wynagrodzeń, urlopów itp., to nie jesteśmy w stanie w ciągu dnia uzupełnić lub wyprostować wszystkich nieprawidłowości w dokumentacji personalnej. Zaanonsowanie lustracji pozwala natomiast uniknąć sytuacji, kiedy inspektor nie zastaje pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby mającej dostęp do dokumentów kadrowych, np. akt osobowych, ewidencji czasu pracy, lisy płac -patrz przykład 3.

Jako drudzy

Inspektorów pracy nie dotyczy ograniczenie podejmowania i prowadzenia równocześnie więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Wynika to z art. 82 ust. 1 pkt 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU nr 173, poz. 1807 ze zm.) w związku z art. 16 konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy nr 81 z 11 lipca 1947 r., dotyczącej inspekcji pracy w przemyśle i handlu (DzU z 1997 r. nr 72, poz. 450). Oznacza to, że inspektorowi wolno wkroczyć do zakładu, nawet jeśli kontrolę przeprowadza w nim np. ZUS, urząd skarbowy czy inspekcja sanitarna.

Przykład 3

Inspektor pracy odbył niezapowiedzianą kontrolę w firmie X, podczas której sprawdzał, czy zatrudnieni mają aktualne badania lekarskie potwierdzające ich zdolność do pracy i czy przeszli szkolenia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Informacje te znajdują się w aktach osobowych poszczególnych pracowników. Spółka X przechowuje je w szafie pancernej, do której kluczem dysponują jedynie prezes firmy i dyrektor kadrowy. W dniu kontroli okazało się, że dyrektor jest na urlopie wypoczynkowym, a prezes na spotkaniu biznesowym poza siedzibą firmy. W związku z tym inspektor musi zaczekać na powrót prezesa do zakładu (w tym czasie może np. skontrolować zagadnienia bhp, pomieszczenia pracy, zaplecze higieniczno-sanitarne) lub przełożyć wizytę na później.

Przykład 4

PIP zaplanowała wspólną kontrolę z sanepidem w jednym ze sklepów. W związku z tym kontrolujący z obu instytucji muszą albo jednocześnie wejść do firmy, albo też inspektor sanitarny jako pierwszy. Jego obecność w zakładzie nie blokuje bowiem możliwości rozpoczęcia wizyty przez inspektora pracy. Jeśli jednak zdarzy się tak, że to inspektor pracy pojawi się najpierw, kontroler z sanepidu musi zaczekać do zakończenia kontroli PIP.

Bez zgody skarżącego szef nie dowie się, kto na niego doniósł

Każdy inspektor pracy dysponuje rejestrem pracodawców działających na terenie województwa, który powstaje na podstawie zgłoszeń nowo powstałych zakładów. W ten sposób łatwiej znajdzie firmę, do której się udaje

Zwykle interesuje nas, dlaczego kontroler zawitał właśnie do nas. W praktyce w grę wchodzą trzy przyczyny:
- wykonywanie harmonogramu kontroli, ustalanego centralnie na cały rok planu działania inspektorów w kraju lub też w poszczególnych województwach, tj. okręgowych inspektoratach. Harmonogram może uwzględniać typy podmiotów kontrolowanych (banki, sklepy wielkopowierzchniowe) lub też problemy sezonowe (np. odśnieżanie dachów);
- realizacja tematów, bo również one są wyznacza- ne centralnie dla całej Polski lub poszczególnych wo- jewództw. Determinuje: przedmiotowy zakres kontroli, np. czas pracy, wynagrodzenia, urlopy, legalność zatrudnienia, przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy;
- reakcja na skargi – pisma wpływające do Państwowej Inspekcji Pracy głównie od aktualnie zatrudnionych i byłych pracowników, jak również związków zawodowych lub społecznych inspektorów pracy.

Według harmonogramu lub w temacie

Jeśli chodzi o audyty harmonogramowe czy tematyczne, do ich przeprowadzenia są skrupulatnie dobierane zakłady, które gwarantują rzeczowe zrealizowanie założeń. Każdy okręgowy inspektorat dysponuje bowiem rejestrem pracodawców działających na terenie jego województwa, który powstaje na podstawie zgłoszeń nowo powstałych zakładów pracy do PIP.

Przykład 5

Inspektor pracy otrzymał od swojego przełożonego polecenie przeprowadzenia kontroli w zakresie czasu pracy kierowców. Kontrolę taką najlepiej jest odbyć w firmie transportowej, choć przecież nie tylko takie zakłady zatrudniają szoferów. Jednak w firmie transportowej nie ma ryzyka, że na miejscu kontroler nie znajdzie żadnego kierowcy. W związku z tym w rejestrze pracodawców inspektor szuka przedsiębiorstwa o takim właśnie rodzaju działalności.

W praktyce jednak najbardziej pracodawców nurtuje pytanie, czy do kontroli nie doszło czasami w następstwie skargi. Na to pytanie rzadko jednak uzyskają odpowiedź od inspektora pracy. Przepisy zakazują bowiem ujawnienia tego faktu podmiotowi kontrolowanemu (art. 44 ust. 3 ustawy oraz art. 15c konwencji). Wolno im to zrobić jedynie, gdy skarżący wyraził zgodę na piśmie. W takiej sytuacji inspektor może ograniczyć się do sprawdzenia wyłącznie faktów opisanych w skardze i dotyczących tylko osoby ją składającej. Skarżący nie wyrażają zwykle zgody na ujawnienie swoich personaliów. Inspektor pracy musi wówczas dołożyć wszelkich starań, by ukryć powód wizyty przed pracodawcą - patrz przykład 6. Wskutek donosu

Aktualnie zatrudnieni i byli pracownicy składają około 65 proc. wszystkich skarg. Coraz częściej do PIP wpływają również zarzuty anonimowe, stanowiące 16 proc. ogólnej liczby skarg. Ponieważ jednak nie spełniają one wymogów proceduralnych, tj. nie zawierają wskazania autora (imienia i nazwiska) oraz jego adresu (miejscowości, ulicy, nr domu i mieszkania oraz kodu pocztowego)
, z reguły pozostają bez rozpatrzenia. Pozwala na to art. 63 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego. Okręgowy inspektor pracy będący szefem inspektorów na szczeblu województwa ma prawo zdecydować w drodze wyjątku o tym, że anonim zostanie rozpoznany, czyli na skutek jego złożenia dojdzie do kontroli. Stanie się tak zawsze, jeśli skarga dotyczy bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia zatrudnionych. Sporadycznie zdarza się również, że inspektorzy podejmują czynności kontrolne nawet na podstawie telefonicznego zgłoszenia choćby anonimowego o bezpośrednim zagrożeniu życia lub zdrowia pracowników czy osób postronnych. Podobnie jest w
przypadku nieprawidłowości opisywanych w mediach, np. w prasie, radiu czy telewizji.

Przykład 6

Pan Jan złożył skargę na byłego pracodawcę, że nie wypłacił mu wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przez ostatnie trzy miesiące zatrudnienia. Nie wyraził przy tym zgody na ujawnienie swoich danych byłemu szefowi. Rozpoczynając kontrolę, inspektor poinformował pracodawcę, że zbada kwestie związane z wypłatą wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Poprosił też o imienną listę osób aktualnie zatrudnianych oraz ostatnio zwolnionych. Z listy wybrał kilkanaście nazwisk i zweryfikował prawidłowość opłacania ich wynagrodzenia.

Przykład 7

PIP dostała telefoniczne zgłoszenie, że na skrzyżowaniu ulic Konwaliowej i Różanej w Warszawie jest przeprowadzany remont instalacji kanalizacyjnej, gdzie znajduje się niezabezpieczony wykop. Ze względu na zagrożenie publiczne bezpieczeństwa zarówno pracujących w wykopie, jak i przechodniów inspektor pracy niezwłocznie zainterweniował.

Jeśli więc w zakładzie występuje choćby jeden z wymienionych problemów, to prędzej czy później powinniśmy się spodziewać inspektora pracy. W szczególności gdy nie wypłacamy pracownikom wynagrodzenia za pracę lub innych świadczeń pieniężnych ze stosunku pracy. Doświadczenie pokazuje, że zatrudnieni dopóty znoszą różne niedogodności związane z pracą, np. pracę w godzinach nadliczbowych, brak odpoczynków czy nieodpowiednie warunki bhp, dopóki otrzymują należne im wynagrodzenie. Gdy zaprzestajemy wypłaty choćby niewielkiej części świadczeń, ich cierpliwość się kończy i decydują się na dochodzenie swoich praw.

| Na co zażalenia Skargi do PIP dotyczą najczęściej: - wynagrodzeń (34 proc. ogółu skarg), a zwłaszcza jego niewypłacenia lub nieterminowego wypłacenia, braku zapłaty za godziny nadliczbowe czy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, - nawiązania i rozwiązania stosunku pracy (19 proc. ogółu skarg), a głównie niepotwierdzenia na piśmie rodzaju i warunków zatrudnienia, niewydania świadectwa pracy, błędów w treści świadectw pracy, nieprawidłowości związanych z wypowiadaniem umów o pracę czy niezgodności rodzaju zawartej umowy z charakterem wykonywanej pracy, np. zlecenie zamiast umowy o pracę, - czasu pracy (14 proc. ogółu skarg), np. nieprawidłowości w zakresie pracy w godzinach nadliczbowych, sporządzania ewidencji (np. prowadzenie podwójnej dokumentacji z tego zakresu), konieczności wykonywania pracy w dni wolne, niedziele i święta, zatrudniania z naruszeniem przepisów o odpoczynku, - warunków pracy (12 proc. ogółu skarg), w tym braku lub niewłaściwie przeprowadzonych badań wstępnych, braku
szkoleń w zakresie bhp, zaniedbań stwarzających lub mogących stwarzać zagrożenie życia i zdrowia pracowników. |
| --- |

Kontroler może sprawdzić nawet przedsiębiorcę korzystającego z usług samozatrudnionych

Wizytacji podlegają nie tylko pracodawcy. Inspekcja ma prawo badać, jakie warunki zatrudnienia oferujemy zleceniobiorcom czy jednoosobowym firmom, z którymi współpracujemy

Kontroluje ona przede wszystkim pracodawców, tj. jednostki organizacyjne, choćby nieposiadające osobowości prawnej, a także osoby fizyczne, jeśli tylko zatrudniają pracowników. Wystarczy więc, że dany podmiot angażuje jedną osobę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, a jest już pracodawcą. Już od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika nawet na cząstkę etatu mamy obowiązek zawiadomienia na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i wojewódzkiego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności, jak również o każdej zmianie w tym zakresie, w szczególności o zmianie technologii lub profilu produkcji mogącej spowodować zwiększenie zagrożenia zdrowia pracowników. Nie tylko pracodawcy

Od 1 lipca 2007 r. rozszerzono krąg podmiotów będących w zasięgu zainteresowania PIP. Od tej daty inspektorzy pracy przeprowadzają również kontrole u przedsiębiorców niebędących pracodawcami, o ile na ich rzecz świadczą pracę osoby fizyczne, w tym wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą.

Przedsiębiorcami są osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonujące we własnym imieniu działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Osobami świadczącymi na ich rzecz pracę, ale niebędącymi pracownikami, mogą być natomiast zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła, osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, czyli tzw. samozatrudnieni, oraz pracujący na czarno. Należy jednak pamiętać, że te podmioty nie podlegają pełnej kontroli PIP, a jedynie zagadnień związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz kontrolą legalności zatrudnienia.

Liczy się głównie bhp

Uprawnieni do kontroli przedsiębiorców niebędących pracodawcami mają na celu sprawdzenie, czy realizują nałożony na nich obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom fizycznym świadczącym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy lub prowadzącym na własny rachunek działalność gospodarczą. Chodzi również o weryfikację przestrzegania ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.), czyli czy:
- opłacają składki na Fundusz Pracy,
- prawidłowo zatrudniają bezrobotnych,
- mają zezwolenia na pracę dla angażowanych obcokrajowców,
- agencje zatrudnienia uzyskały wpis do tego rejestru i czy działają zgodnie z wymogami określonymi w art. 18a ustawy.

Ponadto inspektor pracy sprawdza stan zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy dla:
- osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w ramach prac społecznie użytecznych,
- osób przebywających w zakładach karnych i zakładach poprawczych i wykonujących pracę,
- żołnierzy w służbie czynnej, wykonujących powierzoną im pracę,
- studentów i uczniów niebędących pracownikami, odbywających zajęcia na terenie zakładu pracy.

Przykład 8

W warsztacie samochodowym odbywają praktyki uczniowie zasadniczej szkoły mechanicznej. Rodzic jednego z nich poskarżył się PIP na to, że syn nie otrzymał kombinezonu roboczego. Mimo że uczeń nie jest pracownikiem, inspektorowi pracy wolno skontrolować stan przestrzegania przepisów i zasad bhp w warsztacie. Musimy udostępnić dokumentację na zewnątrz, ale wystarczą kserokopie

Zwykle kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego, tj. w zakładzie pracy lub też w innych miejscach wykonywania jego zadań.

Nie jest to jednak reguła bezwzględna

Dla przykładu: inspektor pracy udał się na kontrolę do firmy budowlanej, gdzie zamierzał sprawdzić warunki pracy robotników i legalność zatrudnienia. Tematyka kontroli wymaga, by realizował swoje zadania w dwóch miejscach: dotyczące warunków pracy w miejscu jej świadczenia przez zatrudnionych, czyli na budowie, a legalność zatrudnienia w siedzibie pracodawcy, gdzie są przechowywane akta osobowe. Inspektor przyjrzy się więc umowom o pracę i innym dokumentom stanowiącym podstawę zatrudnienia, np. umowom cywilnym.

Outsourcing jest modny

Coraz częściej korzystamy z outsourcingu kadr i księgowości poza naszą siedzibę. Polega on na powierzeniu spraw kadrowo-księgowych związanych z zatrudnianiem zewnętrznemu podmiotowi, np. niezależnemu biuru rachunkowemu. W takiej sytuacji nie ma potrzeby sprowadzania dokumentów płacowych i personalnych do naszej siedziby, bo inspektor pracy przeprowadzi swoje czynności w biurze. Oczywiście kontrola w biurze może dotyczyć wyłącznie kwestii związanych z kontrolowanym zakładem pracy. Inspektor nie może jej zatem rozszerzyć np. na warunki pracy panujące w pomieszczeniach biura >patrz przykład 9. W trakcie kontroli może również zajść potrzeba odbycia niektórych czynności w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP, tj. okręgowego inspektoratu pracy lub jednego z oddziałów terenowych.
Dzieje się tak, gdy np.
- w siedzibie firmy nie ma warunków technicznych do przeprowadzenia kontroli, np. chodzi o kiosk z prasą, który nie ma jakiegokolwiek zaplecza, w związku z tym nie ma możliwości wyznaczenia miejsca do pracy dla inspektora;
- inspektor pracy w trakcie kontroli przeprowadza czynności, które wymagają zapewnienia osobnego pomieszczenia, np. przesłuchuje pracowników w charakterze świadków na jakąś okoliczność będącą przedmiotem kontroli. Przesłuchania muszą odbywać się bez udziału osób postronnych, w tym również pracodawcy;
- rodzaj wizyty wymaga, by inspektor przeanalizował dużą ilość dokumentów (np. ewidencję czasu pracy lub listy płac) w celu ustalenia stanu faktycznego. Czynności takie niejednokrotnie zajmują kilka dni. W takim wypadku inspektor nie musi przesiadywać nad dokumentami w siedzibie pracodawcy, ale może je sprawdzić w swoim pokoju w siedzibie PIP.

Oryginały zostają u właściciela

Oczywiście co do zasady inspektor zabiera z zakładu wyłącznie kserokopie. Jedynie w sporadycznych i szczególnie uzasadnionych przypadkach wypożycza z firmy (zawsze za pokwitowaniem) oryginały dokumentów. Dzieje się tak np. przy kontroli tzw. wykresówek rejestrujących czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę, gdyż po skserowaniu są one często nieczytelne.

Decyzję o przeprowadzeniu danej czynności kontrolnej w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP podejmuje inspektor pracy, choć pracodawca może wystąpić z taką propozycją -patrz przykład 10.

Przykład 9

Warsztat mechaniczny przekazał prowadzenie spraw kadrowych firmy, w tym również akt osobowych pracowników, do zewnętrznego biura kadrowo-finansowego. W związku z przeprowadzaną w warsztacie kontrolą PIP inspektor zażądał wglądu do teczek personalnych wybranych osób. Pracodawca skontaktował się z biurem rachunkowym i umówił inspektora na spotkanie z pracownikiem tego biura, który prowadzi sprawy kadrowe warsztatu. Dzięki temu nie ma potrzeby sprowadzania teczek osobowych do siedziby kontrolowanej firmy, a jednocześnie inspektor, przeglądając akta, w razie jakichkolwiek wątpliwości uzyska wyjaśnienie od kompetentnego specjalisty.

Przykład 10

Inspektor pracy zawitał na kontrolę do niewielkiego sklepiku osiedlowego. Oprócz pomieszczenia, w którym odbywa się sprzedaż, lokal ma jeszcze niewielkie zaplecze magazynowe. Służy ono właścicielowi i pracownikom sklepu za pomieszczenie socjalne (jest w nim stolik ogrodowy). W związku z warunkami lokalowymi właściciel sklepu zaproponował, że dostarczy inspektorowi pracy potrzebne dokumenty do siedziby okręgowego inspektoratu pracy i udzieli na miejscu niezbędnych wyjaśnień. Nie ma przeszkód, by inspektor przystał na tę propozycję, choćby ze względu na własny komfort pracy jak również możliwość uniknięcia dezorganizacji pracy sprzedawców.

Agata Lankamer-Prasołek
Rzeczpospolita