Jak dobrze zaplanować projekt

Nie wystarczy zatem sam pomysł na wdrożenie przedsięwzięcia, które w naszej opinii wydaje się być wartościowe i ambitne.

Czeka nas bowiem trudny i czasochłonny proces jego zaprojektowania, tak aby było spójne i logiczne, a w efekcie uzyskało oczekiwane wsparcie finansowe. Na etapie przygotowania projektu należy kierować się odpowiednio zdefiniowanymi zasadami postępowania. Zanim przystąpimy do sformułowania celu, działań i rezultatów naszego przedsięwzięcia, należy poddać wnikliwej analizie problem, do rozwiązania którego powinien przyczynić się projekt. Etap identyfikacji problemów stanowi istotny punkt na drodze planowania projektu, bowiem nierozpoznanie bądź błędne rozpoznanie problemów może w praktyce pociągnąć za sobą realizację nieprawidłowych działań prowadzących do wypracowania nietrafnie sformułowanych celów. Szczegółowe rozpoznanie problemów stanowi punkt wyjścia do definiowania celów projektu, zarówno celu głównego oraz celów szczegółowych. Cele projektu powinny przede wszystkim wynikać ze zdiagnozowanych problemów, przekładać się na działania oraz spełniać kryteria „SMART” (w zakresie ich szczegółowości,
mierzalności, akceptowalności, realności osiągnięcia, określenia w czasie).

Obszary planowania

Po przeprowadzeniu dogłębnej analizy sytuacji, stanowiącej uzasadnienie potrzeby realizacji naszego przedsięwzięcia, w dalszej kolejności po określeniu celu projektu i sposobów jego wypracowania, możemy przystąpić do kolejnego etapu tworzenia projektu. W fazie planowania przedsięwzięcia można wyodrębnić następujące podstawowe obszary: obszar merytoryczny – określenie działań (prowadzących do realizacji celów) oraz rezultatów projektu (ilościowych i jakościowych, wynikających bezpośrednio ze zrealizowanych działań, wpływających na realizację założonego celu); obszar czasowy – określenie ram czasowych projektu, harmonogramu realizacji przedsięwzięcia, obejmującego poszczególne etapy projektu, zadania do wykonania (z przyporządkowaniem zasobów niezbędnych do ich realizacji). Harmonogram powinien umożliwiać monitorowanie przedsięwzięcia oraz kontrolę ewentualnych odchyleń od planu; obszar finansowy – przygotowanie budżetu projektu w oparciu o kryterium niezbędności i racjonalności. Budżet powinien wynikać z
zaplanowanych wcześniej działań projektowych, w przeciwnym razie istnieje ryzyko, że w trakcie procedury aplikacyjnej wydatki będą zakwestionowane (uznane za niekwalifikowalne) przez podmiot oceniający projekt.

Już w fazie planowania powinna być podjęta przez projektodawcę decyzja o wdrażaniu przedsięwzięcia w określonym zespole. Do realizacji projektów mogą przystąpić zarówno pojedyncze podmioty, ale także partnerstwa, konsorcja i porozumienia - pod warunkiem, że koncentrują się one na tej samej problematyce i wspólnych interesach. Instytucje zarządzające nie stawiają warunków, co do realizacji projektów wyłącznie w układach partnerskich, pozostawiając decyzję w tym zakresie projektodawcom. Niemniej taka decyzja musi być przemyślana i świadoma z punktu widzenia potrzeb programu i charakteru proponowanego wsparcia (uwzględniając przy tym indywidualne kompetencje partnerów). Tylko przy takim założeniu możliwe jest powodzenie projektu. Powołanie projektu przez przedstawicieli kilku instytucji z pewnością zapewnia kompleksowe i innowacyjne podejście do realizowanych zadań, dzięki dopełniającym się obszarom działalności partnerów. Współpraca międzysektorowa oparta na doświadczeniu i zaangażowaniu członków partnerstwa
stanowi o sukcesie projektu oraz przynosi wymierne korzyści w postaci oczekiwanych rezultatów przedsięwzięcia. Prawidłowy kształt projektu partnerskiego uzależniony jest także od właściwego podziału prac i obowiązków pomiędzy partnerów, sformalizowanego w postaci umowy partnerskiej. Członkowie partnerstwa zamierzającego wspólnymi zasobami osiągnąć wyznaczony cel, powinni od początku wiedzieć jaki jest ich zakres obowiązków oraz praw. Wszystkie zadania partnerów winny wynikać z zapisów wymienionej umowy. Decydując się na realizację projektu w formule partnerstwa, każdy partner musi być włączony w proces jego przygotowania.

Czytaj dokumenty programowe

Na etapie projektowania nie można pominąć analizy dostępnych źródeł dofinansowania, ponieważ w taki sposób oceniamy realne możliwości uzyskania dotacji na uruchomienie naszego projektu. Potencjalni projektodawcy muszą zapoznać się z zapisami dokumentów programowych, w których szczegółowo określono kryteria, jakie należy spełnić, aby szanse na wsparcie finansowe projektu były wysokie (m.in. w wymienionych dokumentach określono propozycje typów projektów, odbiorców pomocy oraz instytucje, które są uprawnione do realizacji projektów, wytyczne w zakresie konstruowania budżetów i kwalifikowania wydatków itp.). Zwieńczeniem procesu przygotowywania projektu jest opracowanie go w formie wniosku o dofinansowanie, najczęściej poprzez aplikację: generator wniosków aplikacyjnych (dostępną m.in. na stronach internetowych instytucji ogłaszających konkursy na składanie wniosków o dofinansowanie). Sporządzając wniosek aplikacyjny powinniśmy posługiwać się instrukcją jego wypełniania, która krok po kroku określa ścieżkę
postępowania. Na portalach funduszy strukturalnych zamieszczone zostały wzory kart oceny formalnej i merytorycznej wniosków o dofinansowanie oraz przydatne przewodniki, które posłużyć mogą nam w roboczej weryfikacji i określeniu, czy nasz projekt wpisuje się w wytyczne programowe i spełnia wszystkie wymagane kryteria wyboru.

Należy pamiętać, że kompleksowe podejście do procesu tworzenia projektu, zgodnie z założonym wcześniej planem działania wpływa na jego jakość. Projekty, które zostaną opracowane w sposób przemyślany, z wykorzystaniem pomocnych i sprawdzonych metod tworzenia przedsięwzięć oraz w oparciu o wymagania zgłoszone przez instytucje zarządzające w dokumentach programowych, mają duże szanse powodzenia na etapie ubiegania się o wsparcie finansowe, jak i w fazie ich realizacji (np. będą odpowiadały potrzebom grupy docelowej, cele projektu będą realnie zdefiniowane, tym samym możliwe do osiągnięcia, zapewniona zostanie trwałość korzyści przedsięwzięcia). Ważne jest wyczerpujące opisanie poszczególnych kroków w realizacji projektu oraz świadome rozpoznanie zagrożeń, które mogą pojawić się w trakcie jego wdrażania. Po co? Aby móc je ograniczyć zagrożenia do minimum. Wszystko to ma wpływ na pozytywną ocenę przedsięwzięcia i jego sprawną realizację.

Pomoc unijna zaplanowana dla Polski na lata 2007-2013 jest kilkakrotnie wyższa, aniżeli w starym okresie programowania 2004-2006. Dzięki czemu nasze szanse na uzyskanie dotacji wzrastają. Należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że dzięki zrealizowanym przedsięwzięciom w minionym okresie programowania, wielu z nas przystąpi do aplikowania o środki unijne z konkretnym bagażem wiedzy, umiejętności oraz doświadczeń, a także z większą świadomością. Warto tutaj zaznaczyć, że ocenie merytorycznej podlegać będzie potencjał projektodawcy w realizacji projektów, w celu zbadana jego wiarygodności i możliwości prawidłowej realizacji projektu). Stąd też wielkie wyzwanie stoi nie tylko przed projektodawcami, ale także przed instytucjami, które będą rozpatrywały dokumentację aplikacyjną.

Katarzyna Urban
Departament Projektów Europejskich Doradztwo Gospodarcze DGA S.A.