Jak pierwszy raz wystartować w przetargu

Spowolnienie gospodarcze skłania firmy do szukania zamówień w sektorze publicznym. O jedno zlecenie rywalizuje czasem kilkudziesięciu przedsiębiorców.

Powód jest prosty – przedsiębiorstwa tną koszty‚ a to oznacza mniej zleceń. Widoczne jest to zwłaszcza przy pracach budowlanych. Wiele inwestycji deweloperskich wstrzymano‚ małe firmy zajmujące się podwykonawstwem nie mają pracy. Coraz więcej z nich próbuje więc walczyć o zamówienia publiczne.

Jeszcze rok temu często brakowało chętnych do startu w przetargach na niewielkie roboty budowlane‚ takie jak remont szkoły. Teraz w każdym składane jest po kilka lub kilkanaście ofert. W przetargach zaczynają startować wykonawcy‚ którzy nigdy wcześniej nie działali na rynku zamówień publicznych.

Gdzie szukać przepisów

Wbrew pozorom nowicjusze mogą skutecznie rywalizować z bardziej doświadczonymi rywalami. Muszą jednak pamiętać‚ że korzystna cena to nie wszystko. Zamówienia publiczne rządzą się bowiem sztywnymi regułami. Wystarczy brak jednego zaświadczenia‚ aby przepadła nawet najkorzystniejsza oferta. Nie obędzie się więc bez przestudiowania przepisów prawa zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2006 r. nr 164‚ poz. 1163 ze zm.) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy. Istotne jest zwłaszcza rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów‚ jakich może żądać zamawiający od wykonawcy‚ oraz form‚ w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU nr 87‚ poz. 605 ze zm.).

Liczy się doświadczenie

Firmy‚ które dotychczas nie startowały w przetargach, powinny rozważyć skorzystanie z pomocy profesjonalnego doradcy. Zwróci on uwagę na niuanse formalne przy przygotowaniu oferty.

Nawet w małych przetargach zamawiający sprawdzają doświadczenie firm. Przy docieplaniu budynku szkoły będą więc żądać od wykonawców‚ aby złożyli wykaz zrealizowanych wcześniej tego typu zleceń. Nie oznacza to jednak‚ że przedsiębiorca, który nigdy wcześniej nie pracował dla administracji publicznej, jest z góry dyskwalifikowany. Równie dobrze bowiem może się wykazać zleceniami zrealizowanymi dla prywatnych firm.

Przykład 1
Niewielka firma zajmująca się ocieplaniem budynków‚ tynkowaniem i wykańczaniem elewacji otrzymywała dotychczas zamówienia od generalnego wykonawcy. Teraz chce sama wystartować w przetargu. Przedsiębiorstwo, na którego rzecz pracowała jako podwykonawca, może wystawić jej referencje potwierdzające doświadczenie‚ dzięki któremu będzie spełniała warunki postawione w przetargu.

Można połączyć siły

Mniejsza firma może mieć problem z wykazaniem doświadczenia‚ gdy nie realizowała jeszcze podobnego zadania. Sposobem na zdobycie zamówienia jest w takim wypadku nawiązanie współpracy z innymi przedsiębiorcami. Ich doświadczenie się wówczas sumuje.

Przykład 2
Zamówienie dotyczy remontu szkoły wraz z rozprowadzeniem kabli do Internetu. Firma ma doświadczenie w remontach‚ nigdy dotychczas nie zajmowała się okablowaniem. Z kolei inny przedsiębiorca działający w tym samym mieście nie wykonywał wcześniej prac remontowych‚ ale od lat zajmuje się kładzeniem kabli. Osobno żadna z tych firm nie ma szans wystartować w przetargu. Razem jednak spełnią warunki. Aby wspólnie ubiegać się o zamówienie, nie trzeba nawet zawierać umowy konsorcjum. Wystarczy ustanowić pełnomocnika. Może nim być jeden z przedsiębiorców wchodzących w skład konsorcjum.

Bez dokumentów ani rusz

Małe przetargi trwają tak krótko‚ że może zabraknąć czasu na zdobycie wszystkich wymaganych zaświadczeń. Dlatego warto to zrobić niejako na zapas‚ tym bardziej że pozostaną aktualne przez trzy lub sześć miesięcy. Chodzi np. o zaświadczenie o wpisie do rejestru działalności gospodarczej (czy odpis z właściwego rejestru)‚ dokument z ZUS potwierdzający opłacanie składek i z urzędu skarbowego poświadczający‚ że przedsiębiorca nie zalega z podatkami. Wymagane też jest zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności za wybrane przestępstwa. Pełen katalog dokumentów‚ których może wymagać zamawiający‚ jest wyliczony we wspomnianym rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów.

Uwaga na wadium

Nawet w małych przetargach zamawiający żądają wpłacenia wadium. To zabezpieczenie na wypadek‚ gdyby wybrany wykonawca nie chciał lub nie mógł podpisać umowy.

Zmienione kilka miesięcy temu przepisy dodały jeszcze jedną sytuację‚ gdy wadium przepada. Zamawiający zatrzymuje je‚ gdy wykonawca na żądanie nie uzupełni dokumentów. W praktyce jeśli firma nie jest pewna‚ że spełnia warunki udziału w przetargu, lepiej, by w nim nie startowała. Może bowiem stracić wadium.

Przykład 3
Zamawiający wymaga‚ aby przedsiębiorcy wcześniej zrealizowali co najmniej jedną podobną inwestycję i potwierdzili to referencjami. Firma wykonywała wcześniej tego typu prace‚ ale o mniejszej wartości, niż oczekuje zamawiający. Mimo tego decyduje się na start w przetargu. Ponieważ dokumenty nie potwierdzają spełnienia warunków, zostaje wezwana do ich uzupełnienia. Nie może jednak dostarczyć takich‚ które potwierdzałyby realizację inwestycji o żądanej wartości. W efekcie traci wpłacone wadium. Wadium nie przepada, jeśli wykonawca udowodni‚ że nieuzupełnienie dokumentów wynikało z niezależnych od niego przyczyn. W praktyce najczęściej jest to niemożliwe‚ dlatego wiele firm musiało się pogodzić ze stratą niemałych pieniędzy.

| ZDANIEM EKSPERTA Robert Krynicki radca prawny w kancelarii Krynicki‚ Cieślik i Partnerzy Chociaż zabrzmi to banalnie, podstawowa rada, jakiej udzieliłbym firmie pierwszy raz próbującej swych sił na rynku zamówień publicznych, to uważne czytanie ogłoszenia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ewentualna niezgodność oferty z tymi dokumentami najczęściej będzie dyskwalifikować w przetargu. Przedsiębiorcy‚ którzy dotychczas nie mieli do czynienia z zamówieniami, muszą też zmienić swój sposób myślenia. Na rynku komercyjnym obowiązują zupełnie inne zasady. Regułą jest chociażby negocjowanie oferty. W przetargu to, co zaproponujesz‚ jest ostateczne. Nie warto proponować rozwiązań lepszych od tych, jakich wymaga zamawiający. Najczęściej zostanie to potraktowane jako niezgodność treści oferty z treścią specyfikacji. Trzeba ściśle trzymać się tego, co zapisano w specyfikacji. |
| --- |

| Składanie oferty Krok 1 – Znajdź ogłoszenie Wszystkie ogłoszenia o zamówieniach poniżej tzw. progów unijnych publikowane są w Biuletynie Zamówień Publicznych‚ do którego każdy ma bezpłatny dostęp (www.portal.uzp.gov.pl). Pozwala on na wyszukiwanie m.in. według wartości‚ rodzaju (np. usługi) czy miejsca. Można też skorzystać z komercyjnych baz danych‚ które zazwyczaj oferują dużo dokładniejsze sposoby wyszukiwania. Krok 2 – Sprawdź, czy spełniasz warunki W ogłoszeniu muszą zostać podane warunki udziału w postępowaniu. Sprawdź, czy jesteś w stanie je spełnić – inaczej nie warto nawet pobierać specyfikacji. Krok 3 – Pobierz specyfikację Wszystkie informacje na temat zamówienia znajdziesz w dokumencie zwanych specyfikacją istotnych warunków zamówienia. W przetargu nieograniczonym musi ona zostać opublikowana w Internecie. Krok 4 – Zadawaj pytania Jeśli jakieś sformułowania użyte w specyfikacji są niejasne, możesz prosić o wyjaśnienia. Każdy wykonawca ma prawo zadawać pytania zamawiającemu. Ten zaś jest
zobowiązany na nie odpowiedzieć‚ chyba że prośba wpłynie na mniej niż sześć dni przed terminem składania ofert. Krok 5 – Przygotuj ofertę O tym, jak to zrobić, przesądza specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Ze względu na sformalizowane procedury trzeba się dokładnie trzymać zawartych w niej instrukcji. Niezgodność treści oferty z treścią specyfikacji może oznaczać jej odrzucenie. Krok 6 – Dołącz wszystkie dokumenty Poza samą ofertą zamawiający musi też otrzymać dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Dołącz więc wszystkie wymagane w ogłoszeniu zaświadczenia. Krok 7 – Pilnuj terminów Jeśli twoja oferta wpłynie po wyznaczonej przez zamawiającego godzinie, zostanie odesłana bez otwierania. Warto o tym pamiętać szczególnie wtedy‚ gdy jest wysyłana pocztą czy przez kuriera. Data nadania nie ma bowiem żadnego znaczenia. Decyduje moment otrzymania oferty przez zamawiającego. Krok 8 – Wyjaśniaj na czas Jeśli któregoś z dokumentów zabraknie lub będzie nieprawidłowy, zostaniesz
poproszony o jego uzupełnienie. Zrób to w wyznaczonym terminie. Inaczej nie tylko zostaniesz wykluczony z przetargu‚ lecz także utracisz wpłacone wadium. Krok 9 – oprotestuj nieprawidłowości Jeśli jakieś decyzje zamawiającego są niezgodne z przepisami, możesz złożyć protest. Ważne, byś zrobił to w terminie – inaczej zostanie odrzucony bez merytorycznego badania. Krok 10 – Złóż odwołanie Jeśli zamawiający nie uwzględni protestu, pozostaje jeszcze odwołanie się do Krajowej Izby Odwoławczej. |
| --- |

Sławomir Wikariak
Rzeczpospolita