Jak przestrzegać zasady konkurencyjności w projektach programu Kapitał Ludzki

Przygotowanie i realizacja postępowania o udzielenie zamówienia muszą odbywać się przy zachowaniu uczciwej konkurencji i równym traktowaniu wykonawców. W zależności od projektu, beneficjenci zobowiązani są do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych lub ponoszą wydatki zgodnie z zasadą konkurencyjności, która wprowadza tryb znacznie bardziej uproszczony niż przewidziane w ustawie. Zgodnie z art. 3 ust. 5 ustawy prawo zamówień publicznych, ustawę stosuje się, jeśli zachodzą trzy okoliczności (łącznie). Po pierwsze, ponad 50 proc. wartości udzielanego przez beneficjenta zamówienia jest finansowane ze środków publicznych bądź przez inne podmioty wymienione w dokumencie. Po drugie, wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę ustaloną w drodze rozporządzenia przez prezesa Rady Ministrów, i po trzecie – projekt dotyczy określonych robót budowlanych. W innych przypadkach beneficjent zobowiązany jest do stosowania zasady konkurencyjności.

W świetle zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zamówienie to odpłatna umowa, którą zawiera beneficjent - partner oraz wykonawca. Przedmiot zamówienia, czyli dostawy, usługi lub roboty budowlane, opisuje się za pomocą nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (rozporządzenie Komisji WE nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007 r.). Beneficjent powinien dokładnie przeanalizować budżet projektu, a następnie określić zamówienia, które będą się powtarzać i w których istnieje możliwość przekroczenia progu 14 tys. euro netto. Zasada konkurencyjności dotyczy zamówień związanych z projektami, których wartość przekracza kwotę 14 tys. euro netto wyrażoną w złotych (średni kurs euro ustalony jest przez prezesa Rady Ministrów w rozporządzeniu, zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy z 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych. Zamówienia te realizowane są przez wykonawcę, czyli osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną, nieposiadającą osobowości prawnej, która składa ofertę, ubiega
się o udzielenie zamówienia lub zawiera umowę w sprawie zamówienia na rzecz beneficjenta.

Nie każde takie zamówienie jest jednak objęte zasadą konkurencyjności. Istnieją dwa warunki wyłączające stosowanie zasady konkurencyjności. Po pierwsze, personel realizujący zamówienia jest powiązany z beneficjentem w określony sposób. Obie strony łączą sformalizowane relacje zawodowe, a wykonawca należy do grona stałych współpracowników beneficjenta. Mogą to być np. eksperci, trenerzy, czy wykonawcy zapisani w bazie prowadzonej przez beneficjenta. Drugim wyłączeniem jest realizacja zadań przez wykonawcę, z którym beneficjent współpracuje stale lub w powtarzalny sposób w okresie przynajmniej roku poprzedzającego moment złożenia wniosku o dofinansowanie projektu. Instytucja pośrednicząca, instytucja wdrażająca lub instytucja pośrednicząca II stopnia może nałożyć na beneficjenta obowiązek udowodnienia współpracy z wykonawcą wyłonionym bez przeprowadzania procedury związanej z zasadą konkurencyjności.

Stałą współpracą nie jest realizacja kilku zadań przez podmiot niepowiązany formalnie z beneficjentem! Firma szkoleniowo-doradcza, otrzymała z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dofinansowanie na realizację szkolenia. Od lat współpracuje z grupą trenerów, do których ma zaufanie i jest pewna, że szkolenie przeprowadzą profesjonalnie. Na rynku znajduje się wiele firm, wielu trenerów zajmujących się tą tematyką, ale jednak są to osoby obce, niesprawdzone, a beneficjent chce uniknąć zagrożenia, jakim jest niewłaściwe przeprowadzenie szkolenia, ponieważ może to skutkować odebraniem dofinansowania. Sprawdzeni trenerzy znajdują się w bazie ekspertów beneficjenta, a wzajemne relacje są sformalizowane – została podpisana umowa o współpracy. W takim przypadku firma szkoleniowo-doradcza może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania zasady konkurencyjności i zatrudnić swoich trenerów. Inaczej wyglądałaby sytuacja, gdyby owi „zaufani trenerzy” nie mieli podpisanej umowy o współpracy z beneficjentem, a ich
zawodowe relacje ograniczałyby się do jednorazowego szkolenia zorganizowanego kilka miesięcy wcześniej. Co prawda beneficjent był z nich zadowolony, ale tak nikły związek między nimi nie zwalnia z obowiązku zastosowania procedur, które łączą się z zasadą konkurencyjności.

Beneficjent w celu sprawdzenia, do którego z zamówień ma zastosowanie zasada konkurencyjności, musi brać pod uwagę wszystkie zamówienia określonego rodzaju w ramach wniosku o dofinansowanie oraz przeanalizować, czy wartość zamówień może wzrosnąć i tym samym przekroczyć próg 14 tys. euro netto. W trakcie realizacji wartość zamówienia określona w umowie z wykonawcą może wzrosnąć do 50 proc. Jeśli wzrośnie ponad ten limit, to beneficjent zobowiązany jest do ponownego stosowania zasady konkurencyjności. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekracza 14 tys. euro netto, beneficjent nie musi stosować zasady konkurencyjności, ale zobowiązany jest do posiadania przynajmniej trzech ofert, co należy udokumentować w protokole. Nie musi on zatem wysyłać zapytania ofertowego. Wystarczy, że przedstawi przynajmniej dwie alternatywne oferty (dostępne np. na stronie internetowej) innych wykonawców znajdujących się na rynku. Zasadę konkurencyjności należy zastosować także do zamówień, które nie przekraczają 14 tys. euro
netto, jeśli w trakcie realizacji projektu okazało się, że konieczne jest zwiększenie wartości albo zakresu usługi lub dostawy i w konsekwencji wartość zamówienia przekroczy wspomniany próg. Przestrzeganie zasady konkurencyjności wymaga wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. Beneficjent musi przy tym pamiętać o zachowaniu uczciwej konkurencji i równym traktowaniu wykonawców. Po pierwsze, trzeba zwrócić uwagę na obowiązki zamawiających, które służyć mają zachowaniu konkurencyjności przy postępowaniach prowadzonych w trybie negocjacji bez ogłoszenia i zapytania o cenę. Zamawiający musi przedmiot zamówienia opisać tak, aby nie utrudniał uczciwej konkurencji, kryteria oceny muszą być jasne i przejrzyste, a warunki podmiotowe udziału w postępowaniu muszą uwzględniać wielkość, specyfikę i stopień skomplikowania zamówienia – nie mogą być ani za niskie, ani za wysokie. Równe traktowanie wykonawców oznacza z kolei, że wymagania formalne i merytoryczne muszą być takie same dla
wszystkich potencjalnych wykonawców.

Ponadto należy zamieścić na stronie internetowej beneficjenta, jeśli ją posiada, a także w jego siedzibie - zapytanie ofertowe. W zapytaniu trzeba zawrzeć opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny, jakim podlega oferta (mogą zawierać wymagania dotyczące zatrudnienia osób bezrobotnych, osób niepełnosprawnych lub osób, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym) oraz termin składania ofert, nie krótszy niż siedem dni od dnia otrzymania zapytania ofertowego. Spośród otrzymanych ofert beneficjent wybiera najkorzystniejszą. Beneficjent może także dzielić zamówienia, czyli powierzać wykonanie usługi bądź dostawy kilku wykonawcom. Musi jednak zastosować zasadę konkurencyjności, jeżeli suma części zamówienia przekracza 14 tys. euro netto. W zapytaniu ofertowym, poza powyższymi informacji, musi zaznaczyć, że chodzi o realizację częściowych zamówień. Postępowanie może zatem zakończyć się wyborem kilku wykonawców.

Wybór wykonawcy powinien być w odpowiedni sposób udokumentowany – poprzez sporządzenie protokołu. Zamieszcza się w nim informacje o przynajmniej trzech podmiotach, do których wysłano zapytanie ofertowe, dane o sposobach upublicznienia protokołu, wykaz ofert, które otrzymano w odpowiedzi, daty ich wpływu oraz treści merytoryczne. Ponadto w protokole wskazuje się, która oferta została wybrana i dlaczego oraz zamieszcza umowę w formie pisemnej (forma elektroniczna bądź faks nie są dopuszczalne). Przykład: beneficjent środków unijnych chce zorganizować kursy obsługi komputera, które przeznaczone będą dla osób bezrobotnych. Zgodnie z planowanym budżetem na zakup potrzebnych pomocy oraz materiałów (materiały biurowe, komputery itp.) wyda 65 tys. zł. Jest to kwota przekraczająca równowartość 14 tys. euro netto wyrażoną w złotych, a więc beneficjent musi zastosować zasadę konkurencyjności. Przy zachowaniu uczciwej konkurencji i równym traktowaniu wykonawców, wysyła zapytanie ofertowe do pięciu firm, które realizują
tego typu szkolenia. To samo zapytanie ofertowe umieszcza także na swojej stronie internetowej oraz w siedzibie. W zapytaniu podaje szczegółowe informacje o przedmiocie zamówienia, dokładnie charakteryzuje kryteria, na podstawie których zostanie wybrana oferta i wyznacza termin, do którego można składać oferty – 14 dni od daty otrzymania zapytania ofertowego. Po upływie tego okresu, beneficjent dokładnie analizuje otrzymane oferty pod kątem przyjętych kryteriów oceny i podejmuje decyzję o wyborze wykonawcy. Następnie sporządza protokół, w którym opisuje i dokumentuje wszystkie swoje działania.

Czasami beneficjent, mimo dopełnienia obowiązku wysłania oraz zamieszczenia na stronie internetowej i w siedzibie zapytania ofertowego, otrzymuje tylko jedną ofertę. W takiej sytuacji uznaje się, że dopełnił wymogów, które wynikają z umowy o dofinansowanie projektu i może, bez ponownego przeprowadzania postępowania wymaganego przez zasadę konkurencyjności, udzielić zamówienia. Beneficjent powinien przy tym zachować całą dokumentację potwierdzająca, że powyższe czynności miały miejsce. Podobnie jest w sytuacji, gdy beneficjent uzna, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców zamówienia. Na wniosek instytucji pośredniczącej, instytucji wdrażającej lub instytucji pośredniczącej II stopnia, może on jednak zostać wezwany do uzasadnienia swojej decyzji. Musi wówczas przedstawić obiektywne przesłanki, które skłoniły go do przyjęcia takiego stanowiska.

Firma chce przykładowo rozszerzyć swoją działalność o produkcję elektronicznych elementów do innowacyjnych maszyn produkujących części do zgrzewarek do metalu. Aby rozpocząć produkcję, firma musi najpierw wyszkolić pracowników, którzy będą wytwarzać te części. Na rynku jest tylko jedna firma, która prowadzi tego typu szkolenia, a więc beneficjent nie ma wyboru i wysyła tylko jedno zapytanie ofertowe, do tej konkretnej firmy. W protokole dokładnie opisuje i dokumentuje sytuację, żeby w razie potrzeby, na wniosek instytucji pośredniczącej uzasadnić swoje działania. Beneficjent nie zawsze może swobodnie składać zapytanie ofertowe. Z reguły nie ma problemu z dotarciem do szerszego grona osób prawnych, ale w przypadku osób fizycznych sytuacja się komplikuje, ponieważ ich dane osobowe oraz dane dotyczące kwalifikacji, nie są upubliczniane. Dodatkowym utrudnieniem mogą być uwarunkowania realizacji projektu lub rodzaj zadań, które przewidziane są w projekcie. Beneficjent wie, że na rynku znajduje się wielu
potencjalnych wykonawców, jednak nie ma możliwości dotarcia do nich. W takiej sytuacji powinien spróbować znaleźć potencjalnych wykonawców za pomocą serwisów dla profesjonalistów i umieścić ogłoszenia w miejscach, gdzie można znaleźć danego rodzaju specjalistów.

Przykład: beneficjent chce realizować projekt na obszarze gminy wiejskiej. Projekt związany jest z udzielaniem korepetycji uczniom ze szkół znajdujących się na tym terenie, którzy mają problemy z nauką języków obcych oraz przedmiotów ścisłych. Beneficjent ma do czynienia z dwoma utrudnieniami – pierwsze związane jest z uwarunkowaniami, a drugie – ze znalezieniem specjalistów. Beneficjent wie, że na rynku znajduje się wielu specjalistów – nauczycieli, jednak ma do nich utrudniony dostęp. Nie posiada możliwości dotarcia do ich danych osobowych oraz do informacji o kompetencjach, które posiadają. W takiej sytuacji beneficjent powinien najpierw spróbować znaleźć potencjalnych wykonawców za pomocą serwisów przeznaczonych dla profesjonalistów takich jak Golden Line czy Profeo, ale także umieścić ogłoszenia dotyczące zapytania ofertowego w miejscach, w których najczęściej można znaleźć potencjalnych wykonawców, czyli w tym przypadku w szkołach. Oprócz tego beneficjent nie może zapomnieć o umieszczeniu ogłoszenia w
swojej siedzibie oraz na swojej stronie internetowej, jeśli taką posiada.

Na koniec należałoby zaznaczyć, że niestosowanie zasady konkurencyjności może skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowany, a instytucja przyznająca dofinansowanie lub określony organ kontrolny zastosować korekty finansowe określone w umowie o dofinansowanie projektu. Beneficjent musi o tym pamiętać.

Zobacz dokumenty źródłowe:

Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dostępne na: www.efs.gov.pl/Dokumenty
Zmiany zasady konkurencyjności, dostępne na: www.pokl.wup-krakow.pl/index.php/aktualnosci
Nowe uregulowania dotyczące zasady konkurencyjności, dostępne na: www.efs.wup.poznan.pl/strony/348.php
Aktualizacja wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Kapitał Ludzki, dostępne na: www.efs.gov.pl/Dokumenty/ZmianyWDokumentach
Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dostępne na: http://www.efs.gov.pl/Wiadomosci/Documents

Agnieszka Leoniewska
Dział Funduszy Unijnych w firmie Blue Tax Group