KSeF – nowoczesna platforma do fakturowania

KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest nowoczesną platformą teleinformatyczną o ogólnopolskim zasięgu do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną.

Pozwala ona na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Zastąpi dotychczasową możliwość wystawiania faktur papierowych i obecnie stosowanych faktur elektronicznych. System e-faktur KSeF usprawni proces fakturowania, dzięki czemu system podatkowy zostanie maksymalnie uszczelniony, a przedsiębiorcy będą mogli znacznie łatwiej przeprowadzić transakcje biznesowe. Docelowo ma on funkcjonować we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Dzięki zastosowaniu tego nowoczesnego rozwiązania przedsiębiorcy nie będą musieli prowadzić fizycznej dokumentacji, a co za tym idzie, ryzyko wystąpienia błędów zostanie zmniejszone do minimum. Dodatkowo system ten uchroni właścicieli firm przed bałaganem, a nawet zgubieniem ważnych dokumentów. Ma to być doskonały sposób na walkę z szarą strefą i nieuczciwą konkurencją, która nie płaci podatków i manipuluje cenami oferowanych usług i sprzedawanych towarów. 

Zgodnie z najnowszymi regulacjami prawnymi, obowiązek korzystania z krajowego systemu e faktur wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2024 roku. Będzie to jedyna dopuszczalna forma dokumentowania transakcji biznesowych dla podatników VAT mających siedzibę lub na stałe prowadzą działalność gospodarczą na terenie Polski.

KSeF dotyczy wyłącznie transakcji sprzedażowych B2B. Nie obowiązuje on transakcji B2C. Dokumenty, które zostaną wystawione z pominięciem systemu do fakturowania, nie będą uznawane za fakturę. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT będą zobowiązani do uczestnictwa w systemie KSeF od 1 stycznia 2025 roku.

Z systemu KSeF nie muszą korzystać podatnicy nieposiadający siedziby swojej firmy lub stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski. Osoby te będą wystawiać fakturę poza krajowym systemem e-faktur. Warto też zwrócić uwagę, że ta e-faktura nie będzie dostępna dla podatników, którzy korzystają z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS), procedur w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób lub szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS).

Na obecną chwilę przedsiębiorcy mają jeszcze rok, aby przygotować się do zmian. W tym czasie muszą oni dostosować nie tylko swoje programy księgowe, ale również procedury i umowy z kontrahentami. Krajowy system e faktur KSeF udostępnia środowisko testowe i aplikacje dla firm, dzięki czemu przedsiębiorcy będą mogli od 1 stycznia 2022 do 31 grudnia 2023 przetestować platformę i systematycznie wdrażać funkcjonowanie systemu KSeF w swojej firmie.

Obecnie podatnicy VAT, poza możliwością wystawienia faktury ustrukturyzowanej, mogą korzystać z jednej z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca towaru lub usług może wystawić:

• fakturę papierową,
• fakturę elektroniczną (PDF, XML, faktury z podpisem elektronicznym),
• fakturę elektroniczną ustrukturyzowaną (to tak zwana faktura elektroniczna, która wystawiana jest za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur).

Obecnie wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest dobrowolne, dlatego właściciel firmy nie ma obowiązku korzystania z nich, a nabywca może zgodzić się na jej odbiór poprzez potwierdzenie, lecz nie jest to wymóg.

System KSeF to system, który ma wspierać działalność handlową i zapewniać bezpieczeństwo polskim kontrahentom. Przystąpienie do programu gwarantuje szereg korzyści. Podatnicy mogą liczyć na szybszy zwrot podatku VAT. Może on być skrócony z 60 do 40 dni. Przedsiębiorcy zwolnieni są z konieczności przechowywania fizycznych faktur. System KSeF ułatwia rozliczenie. Podatnik na żądanie nie będzie musiał przesyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur.

Faktura ustrukturyzowana to taka faktura, która wystawiana jest za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Ma ona przydzielony indywidualny numer identyfikacyjny, który pozwala na znalezienie jej w systemie. Wystawiana jest ona według określonego schematu, a następnie zapisana w formacie elektronicznym. Podobnie jak dotychczas, potwierdza ona transakcję sprzedaży i zakupu.

E-faktura z KSeF będzie mieć zawsze taki sam wygląd. Wzór, według którego jest ona wystawiana, znajduje się w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Faktura ustrukturyzowana zapisana będzie w podstawowym formacie XML, który bez problemu odczytują wszystkie programy księgowe.

Aby podatnik mógł wystawić e-fakturę KSeF musi mieć dostęp do platformy i założone na niej indywidualne konto. Warto wspomnieć, że nowoczesne programy do księgowania lub umożliwiające fakturowanie są zintegrowane z KSeF, dzięki czemu przedsiębiorca bez problemu będzie mógł wystawić fakturę przez posiadany program.

E-faktura zostanie wystawiona, gdy podatnik prześle ją do Krajowego Systemu e-Faktur.

Data wygenerowania faktury w systemie będzie datą otrzymania faktury. Oznacza to, że data wystawienia faktury KSeF u sprzedawcy jest równoznaczna z datą jej otrzymania u nabywcy. Faktura ustrukturyzowana w momencie, gdy zostanie wystawiona, uzyskuje swój unikalny numer w systemie Ministerstwa Finansów. Warto jednak pamiętać, że otrzymany numer w systemie KSeF nie jest tożsamy z numerem faktury.

E-faktura, którą będzie można zarejestrować w systemie KSeF musi mieć jednolitą strukturę i zawierać takie dane, jak data wystawienia faktury, numer faktury, NIP sprzedawcy, kwotę oraz symbol przypisany po przekazaniu do KSeF.

Ministerstwo Finansów wskazało we wzorze cztery rodzaje pól. Podzielone są one ze względu na obowiązek ich wypełnienia. Wyróżnia się:

• pola obligatoryjne,
• pola logiczne,
• pola fakultatywne,
• pola opcjonalne.

Pola obligatoryjne są wymagane, bez nich plik XML nie może zostać uznany na fakturę.        

Zgodnie z przyjętymi zasadami, podatnik nie będzie mógł wycofać błędnej wystawionej faktury. Jeśli będzie ona nieprawidłowa, przedsiębiorca będzie musiał wystawić fakturę korygującą. W wysłanej fakturze nie można poprawić danych. W przypadku, gdy e-faktura zostanie wystawiona przez pomyłkę, trzeba będzie skorygować jej wartość do zera.

Warto pamiętać, że faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w KSeF faktury pierwotnej, co umożliwi automatyczne powiązanie ze sobą faktury pierwotnej z fakturą korygującą.

Podczas awarii KSeF, faktury ustrukturyzowane będą wystawiane według ogólnie obowiązującego schematu XSD, a do nabywcy będą przekazywane w uzgodniony z nim sposób z pominięciem systemu do fakturowania. Użytkownik KSeF będzie informowany o czasie trwania awarii w Biuletynie Informacji Publicznej MF. Po powrocie systemu do sprawności przedsiębiorca, w ciągu 7 dni od zakończenia awarii, będzie miał obowiązek przesłać faktury wystawione w czasie awarii do KSeF w celu nadania im numerów identyfikacyjnych.

Podatnik, który nie zastosuje się do przepisów i wbrew powszechnemu obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej, wystawi w okresie awarii KSeF fakturę niezgodną z obowiązującym schematem lub nie prześle do systemu faktury wystawionej w czasie awarii systemu w określonym terminie, będzie podlegać karze pieniężnej. Wysokość kary może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku ukazanego na wybranej fakturze, a w przypadku, gdy podatek nie zostanie wykazany to 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.

Muszą Państwo jednak pamiętać, że każdorazowo kara finansowa będzie nie mniejsza niż 1000 zł w przypadku niewystawienia faktury albo wystawienia jej w okresie awarii KSeF niezgodnie ze schematem lub 500 zł, gdy podatnik nie prześle faktury w wyznaczonym terminie od czasu ustania awarii KSeF.

Kary pieniężne będą nakładane na podatnika dopiero od 1 stycznia 2025 roku. Ministerstwo daje podatnikowi 6-miesięczny okres przejściowy, który pomoże wyeliminować błędy i wszelkie nieprawidłowości.

KSeF to nowoczesna platforma ułatwiająca prowadzenie transakcji gospodarczych.

Umożliwia wystawianie faktury VAT, która następnie w czasie rzeczywistym będzie udostępniana kontrahentom. Opublikowany projekt ustawy dotyczący obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur sprawia, że dla prawie wszystkich właścicieli firm faktury ustrukturyzowane staną się jedynym typem faktur wystawianych w związku z prowadzoną sprzedażą.