NIK: Centralne zamówienia powinny bardziej uwzględniać potrzeby zamawiających

Izba w informacji o wynikach kontroli wskazała też na wysokie wynagrodzenia Centrum Usług Wspólnych (CUW), pobierane za organizowanie przetargów na rzecz instytucji centralnych, co często podnosiło koszty całego postępowania. "Wynagrodzenie dla CUW za przeprowadzenie postępowania niwelowało niekiedy ekonomiczny efekt skali zamówienia centralnego. Kontrola wykazała, że propozycje wysokości wynagrodzeń przedkładane przez CUW Szefowi KPRM były akceptowane bez pogłębionej, sformalizowanej analizy pomimo, że jednostki krytycznie odnosiły się do zasadności ustalenia wysokości części z nich" - zaznaczyli kontrolerzy.

Ponadto, pomimo włączenia kontrolowanych przez NIK podmiotów do centralnego systemu zamówień, nie nastąpiło w nich zmniejszenie liczby osób zajmujących się zamówieniami publicznymi, a co się z tym wiąże nie obniżono kosztów osobowych.

Celem kontroli Najwyższej Izby Kontroli była ocena prawidłowości i efektywności funkcjonowania Centralnego Systemu Zamówień Publicznych (CSZP) w wybranych jednostkach administracji rządowej, od momentu jego powołania w 2011 r. NIK zbadała, jak centralne zamówienia są planowane i realizowane przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, Centrum Usług Wspólnych i poszczególne jednostki administracji centralnej. Izba chciała też sprawdzić, jak działa obecny system, w porównaniu z wcześniejszym systemem zdecentralizowanym, w którym każda z jednostek sama realizowała zamówienia.

Jak wykazała kontrola, mimo pozytywnej oceny kosztów centralnych zamówień, większość jednostek administracji centralnej rezygnowała z nich w ostatnich latach, na rzecz samodzielnego organizowania przetargów. Choć wprowadzenie takiej możliwości miało być jedynie uzupełnieniem i wyjątkiem od obowiązku uczestnictwa w CSZP, to od początku funkcjonowania centralnego systemu (ruszył w 2011 r.), systematycznie wzrastała liczba jednostek administracji rezygnujących z centralnych zakupów. Podczas gdy w 2011 r. rezygnowało z nich tylko 9 proc. jednostek, to w 2013 r. już 75 proc., a do końca sierpnia 2014 r. aż 91 proc.

Tymczasem, jak przekonuje Najwyższa Izba Kontroli, największe korzyści z centralnych zakupów można osiągnąć dzięki efektowi skali - im więcej instytucji w nich uczestniczy, tym większe oszczędności niesie system.

Zdaniem kontrolerów NIK system organizowanych centralnie zakupów dla jednostek organizacji centralnej jest znacznie bardziej wydajny i pozwala ograniczać wydatki związane z zamówieniami publicznymi. Potwierdziły to wyniki ankiety przeprowadzonej w 58 jednostkach administracji centralnej, z których 71 proc. wskazało, że ceny uzyskiwane wskutek uczestnictwa w zamówieniach organizowanych przez centralnego zamawiającego (CUW) były niższe, niż w przypadku samodzielnego ich organizowania. Przeciwnego zdania było 29 proc. ankietowanych instytucji.

Dlatego zdaniem NIK system ten należy nadal rozwijać, lecz powinien on bardziej zwracać uwagę na potrzeby zamawiających. Zaleca zatem kancelarii premiera staranniejsze przygotowywanie wykazu zamówień centralnych na dany rok, w oparciu o zapotrzebowanie centralnych urzędów i ministerstw. Ma to zapewnić CUW więcej czasu na przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień.

"Centralny system zamówień publicznych - pomimo, że nie zapewnia każdorazowo sprawnych dostaw towarów i usług dla jednostek administracji rządowej - w przypadku zdecydowanej większości tych dostaw generuje korzyści ekonomiczne, co pozytywnie oddziałuje na efektywność wydatków publicznych. System zamówień centralnych powinien być dalej rozwijany. Konieczne jest jednak dokonanie skutecznej ewaluacji jego działania, w kierunku optymalizacji struktury przedmiotowej zamówień centralnych pod kątem ich opłacalności, dostępności i dostosowania do potrzeb odbiorców" - czytamy w informacji o wynikach kontroli NIK.

NIK stwierdziła również przypadki opóźnień w realizacji zadań planistycznych, głównie przy ogłaszaniu wykazu zamówień centralnych czy też udostępnianiu elektronicznych formularzy zapotrzebowania. Wpływało to niekorzystnie na uzyskiwane w takich zamówieniach ceny i dodatkowo skłaniało jednostki administracji do przeprowadzania zamówień na własną rękę, na co KPRM wyrażała zgodę.

Izba rekomenduje w związku z tym wdrożenie sformalizowanych procedur planowania, zarówno w KPRM jak i w CUW. Ponadto, w celu skłaniania jednostek administracji centralnej do korzystania z zamówień w CUW, NIK postuluje, aby odstępowanie od centralnych zakupów, podlegało rygorowi składania szefowi KPRM szczegółowych uzasadnień takiej konieczności.

Wyniki kontroli wskazują też, że KPRM nie zaangażowała się w wystarczającym stopniu w organizację i wdrażanie CS ZP, uznając - nie zawsze słusznie - że zasadniczy ciężar tych procesów powinien spoczywać na CUW. W okresie objętym kontrolą w KPRM nie przeprowadzano kompleksowych analiz efektywności CSZP.

"Analiz takich nie mogły zastąpić doraźne i ograniczone działania, takie jak organizowanie spotkań i narad z uczestnikami CSZP, bieżące robocze analizy dokumentów wykonawczych przedkładanych przez CUW czy przeprowadzenie ankiety wśród podmiotów objętych CSZP. Brak analiz, zdaniem NIK, utrudniał skuteczne zarządzanie systemem, w tym rzetelne przygotowywanie wykazów zamówień centralnych i ustalanie wynagrodzenia dla CUW" - uważa Izba.

NIK przeprowadziła kontrolę z własnej inicjatywy między 21 sierpnia 2014 r. a 5 stycznia 2015 r. Dotyczyła ona okresu od lipca 2011 r. do 31 sierpnia 2014 r. Przeprowadzono ją w trzech ministerstwach: zdrowia, edukacji narodowej i sprawiedliwości; czterech urzędach marszałkowskich: łódzkim, mazowieckim, kujawsko-pomorskim i zachodniopomorskim, a także Kancelarii Prezesa Rady Ministrów i Centrum Usług Wspólnych. (PAP)

(planujemy kontynuację tematu)