Obowiązek faktur ustrukturyzowanych dla przedsiębiorców: najważniejsze przepisy

KSEF - Co to jest i dla kogo obowiązek?

KSEF (Krajowy System e-Faktur) to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Obecnie jest ona rozwiązaniem opcjonalnym, z którego korzystają wyłącznie chętni przedsiębiorcy. Już niedługo nastąpi zmiana przepisów, a obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obligatoryjny i objęci nim zostaną:

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Faktury ustrukturyzowane - od kiedy obowiązkowe?

Od października 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło działania pilotażowe KSeF z udziałem podatników. Resort m.in. opublikował m.in. strukturę logiczną faktury ustrukturyzowanej FA(2), udostępnił narzędzia informatyczne oraz zbierał dane związane z korzystaniem z nowego rozwiązania. Od początku 2022 roku faktury ustrukturyzowane (u-faktury) funkcjonują jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji (obok faktur papierowych i faktur elektronicznych). Jednak zgodnie z decyzją derogacyjną Rady Unii Europejskiej z dnia 17 czerwca 2022 roku już od 1 lipca 2024 roku wystawianie u-faktur stanie się obowiązkowe dla prawie wszystkich przedsiębiorców. Wyjątek stanowią firmy zwolnione z podatku VAT, których zmiany w zakresie wystawiania obejmą od 1 stycznia 2025 roku, przy czym faktury zakupowe będą otrzymywać w pierwszym lipcowym terminie.

Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych

Faktura ustrukturyzowana to szczególny typ faktury elektronicznej, charakteryzującej się w pełni cyfrowym formatem XML. Jest on zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRDWE) na platformie ePUAP. Taka forma zapisu pozwala na precyzyjne definiowanie struktury dokumentu, gwarantując jego jednolitość i spójność. Faktura ustrukturyzowana może być łatwo odczytywana na różnych systemach, np. w przypadku, gdy strony transakcji korzystają z odmiennego oprogramowania do fakturowania. Takie rozwiązanie z jednej strony ułatwia wymianę danych między przedsiębiorstwami, z drugiej zapewnia przekazywanie ich w sposób sprawny i bezpieczny.

Jak informuje resort finansów, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie tylko oznacza, że będzie je musiał wystawiać każdy przedsiębiorca, ale i że tradycyjne papierowe faktury wyjdą z powszechnego obiegu. Zastąpią je u-faktury przesyłane do KSeF. Platforma działa na podstawie modelu poświadczeń, tzn. aby z niej korzystać, wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja użytkownika w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie użytkownik otrzymuje uprawnienia do przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Podmiotami uprawnionymi do korzystania z KSeF mogą być (bezpośrednio) podatnik lub (pośrednio) osoba przez niego uprawniona (osoba fizyczna) lub osoba reprezentująca organ egzekucyjny.

Każda u-faktura przesłana do systemu posiada specjalny numer identyfikujący. System weryfikuje jej poprawność semantyczną, a jeśli zawiera błędy, to automatycznie ją odrzuca. Dokument odrzucony uznawany jest za niewystawiony: nie można wystawić do niego korekty czy go anulować. Podatnik mu poprawić i ponownie przesłać do systemu.

Odrzucenie faktury może nastąpić zarówno z powodu niezgodności struktury pliku, jak i wprowadzenia jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. System nie weryfikuje błędów rachunkowych, dlatego jeśli takowe się pojawią, to po stronie podatnika leży wystawienie faktury korygującej. Korzystanie z KSeF niezgodnie z odgórnymi zaleceniami grozi konsekwencjami.

E-Faktury - jakie są konsekwencje niespełnienia obowiązku?

Niewłaściwe korzystanie z KSeF może skutkować karą finansową, a nawet zostać potraktowane jako przestępstwo. Konsekwencje dotyczą podatników, którzy:

• nie wystawią faktury w KSeF lub zrobią to poza obowiązującym terminem
• wystawią nieprawidłowy dokument podczas awarii lub offline
• nie prześle do systemu faktur stworzonych w trakcie awarii lub offline.

Przewidziane kary finansowe mogą wynieść do 100% VAT wykazanego na fakturze lub 18,7% całkowitej kwoty faktury w przypadku podatników zwolnionych z VAT. Wysokość kary zależy od okoliczności naruszenia, historii naruszeń, działań przedsiębiorcy w celu naprawy błędów oraz zysków z naruszenia przepisów.

Niedopełnianie obowiązków w zakresie wystawiania faktur i rachunków za wykonane świadczenia może być też traktowane jako przestępstwo z art. 62 § 1, 2 i 2a kks, jednak tylko wówczas, gdy zostało popełnione umyślnie, zarówno w zamiarze bezpośrednim, jak i ewentualnym.

Pierwsze kary dotyczące nieprawidłowego fakturowania mają być nakładane po roku od wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Jak przygotować swoją firmę do KSEF?

Warto już teraz podjąć kroki, dzięki którym nie dasz się zaskoczyć nowym przepisom. Im szybciej to zrobisz, tym lepiej dla Ciebie.

Na początek warto wiedzieć, że w KSeF można wystawiać i rejestrować faktury na 2 sposoby. Pierwszy polega na bezpośrednim ich przetwarzaniu z pośrednictwem interfejsu KSeF, drugi – wystawiania faktur w systemie finansowo księgowym lub typu EDI (do elektronicznego przetwarzania dokumentów) zgodnym z opublikowanym wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Pierwsze rozwiązanie jest darmowe, dlatego sprawdzi się głównie w przypadku mikro i małych firm, które faktury wystawiają sporadycznie. Średnie i większe przedsiębiorstwa potrzebują sprawnej automatyzacji, dlatego w ich przypadku lepszym rozwiązaniem będzie oprogramowanie komercyjne, integrujące firmowe środowisko IT z KSeF. Ważne jest ciągłe zapewnienie utrzymania aktualności dokumentów elektronicznych zgodnie z wytycznymi wskazywanymi w wielu aktach prawnych, które mogą zmieniać się nieregularnie, co pokazują również przykłady z innych krajów.

Podejmując kroki przygotowujące firmę na nowe przepisy, warto nie tylko dokładnie zapoznać się z dokumentacją i terminami Ministerstwa Finansów, ale i zweryfikować obecnie używany system księgowy w firmie. Sprawne wysyłanie i odbieranie u-faktur zapewni Ci wyłącznie taki, dzięki któremu przygotujesz fakturę elektroniczną zgodną ze standardem wymaganą przez resort finansów. Na szczęście KSeF wyposażono w API pozwalające integrować z platformą zewnętrzne systemy informatyczne i aplikacje.

Jeśli zdecydujesz się na integrację z KSeF za pomocą EDI, to najistotniejszy będzie wybór dostawcy oprogramowania. W tej kwestii warto postawić nie tylko na sprawdzone rozwiązania, ale i doświadczenie czy opinie o usługodawcy. Jednym z liderów cyfrowej transformacji i obiegu dokumentów w Polsce jest Infinite IT Solutions istniejąca na rynku już ponad 20 lat, na bieżąco współpracująca z Ministerstwem Finansów i ponad 100 tys. użytkowników. Firma umożliwia błyskawiczną integrację środowiska IT z KSeF za pomocą platformy Infinite EDI, która pomoże Ci nie tylko skutecznie przygotować się do nadchodzących zmian, ale i znacząco usprawnić obieg dokumentów firmowych.

System zapewnia zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi, transparentność przepływu wszystkich faktur oraz ich statusów, pełną integrację z KSeF, ciągłą aktualizację, opiekę techniczną czy obsługę wielu faktur jednocześnie, w wielu formatach i w wielu plikach. Wszystkie dowody transakcji są archiwizowane, a w razie potrzeby faktury można wystawiać ręcznie i wygodnie przeszukiwać. Szczegóły dotyczące Infinite EDI dostępne są na stronie dostawcy: infinite.pl.

Podsumowanie

KSEF to nowoczesna platforma do elektronicznego wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca 2024 roku będą z niej musieli korzystać prawie wszyscy przedsiębiorcy w Polsce. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, a nawet prawnych. Warto jak najszybciej dostosować się do nowych przepisów, korzystając z odpowiedniego oprogramowania i narzędzi, które zintegrują KSeF z potrzebami i możliwościami przedsiębiorstwa.