Obowiązek faktur ustrukturyzowanych dla przedsiębiorców: najważniejsze przepisy

KSEF (Krajowy System e-Faktur) to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Obecnie jest ona rozwiązaniem opcjonalnym, z którego korzystają wyłącznie chętni przedsiębiorcy. Już niedługo nastąpi zmiana przepisów, a obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obligatoryjny i objęci nim zostaną:

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Od października 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło działania pilotażowe KSeF z udziałem podatników. Resort m.in. opublikował m.in. strukturę logiczną faktury ustrukturyzowanej FA(2), udostępnił narzędzia informatyczne oraz zbierał dane związane z korzystaniem z nowego rozwiązania. Od początku 2022 roku faktury ustrukturyzowane (u-faktury) funkcjonują jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji (obok faktur papierowych i faktur elektronicznych). Jednak zgodnie z decyzją derogacyjną Rady Unii Europejskiej z dnia 17 czerwca 2022 roku już od 1 lipca 2024 roku wystawianie u-faktur stanie się obowiązkowe dla prawie wszystkich przedsiębiorców. Wyjątek stanowią firmy zwolnione z podatku VAT, których zmiany w zakresie wystawiania obejmą od 1 stycznia 2025 roku, przy czym faktury zakupowe będą otrzymywać w pierwszym lipcowym terminie.

Faktura ustrukturyzowana to szczególny typ faktury elektronicznej, charakteryzującej się w pełni cyfrowym formatem XML. Jest on zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRDWE) na platformie ePUAP. Taka forma zapisu pozwala na precyzyjne definiowanie struktury dokumentu, gwarantując jego jednolitość i spójność. Faktura ustrukturyzowana może być łatwo odczytywana na różnych systemach, np. w przypadku, gdy strony transakcji korzystają z odmiennego oprogramowania do fakturowania. Takie rozwiązanie z jednej strony ułatwia wymianę danych między przedsiębiorstwami, z drugiej zapewnia przekazywanie ich w sposób sprawny i bezpieczny.

Jak informuje resort finansów, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie tylko oznacza, że będzie je musiał wystawiać każdy przedsiębiorca, ale i że tradycyjne papierowe faktury wyjdą z powszechnego obiegu. Zastąpią je u-faktury przesyłane do KSeF. Platforma działa na podstawie modelu poświadczeń, tzn. aby z niej korzystać, wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja użytkownika w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie użytkownik otrzymuje uprawnienia do przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Podmiotami uprawnionymi do korzystania z KSeF mogą być (bezpośrednio) podatnik lub (pośrednio) osoba przez niego uprawniona (osoba fizyczna) lub osoba reprezentująca organ egzekucyjny.

Każda u-faktura przesłana do systemu posiada specjalny numer identyfikujący. System weryfikuje jej poprawność semantyczną, a jeśli zawiera błędy, to automatycznie ją odrzuca. Dokument odrzucony uznawany jest za niewystawiony: nie można wystawić do niego korekty czy go anulować. Podatnik mu poprawić i ponownie przesłać do systemu.

Odrzucenie faktury może nastąpić zarówno z powodu niezgodności struktury pliku, jak i wprowadzenia jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. System nie weryfikuje błędów rachunkowych, dlatego jeśli takowe się pojawią, to po stronie podatnika leży wystawienie faktury korygującej. Korzystanie z KSeF niezgodnie z odgórnymi zaleceniami grozi konsekwencjami.

Niewłaściwe korzystanie z KSeF może skutkować karą finansową, a nawet zostać potraktowane jako przestępstwo. Konsekwencje dotyczą podatników, którzy:

• nie wystawią faktury w KSeF lub zrobią to poza obowiązującym terminem
• wystawią nieprawidłowy dokument podczas awarii lub offline
• nie prześle do systemu faktur stworzonych w trakcie awarii lub offline.

Przewidziane kary finansowe mogą wynieść do 100% VAT wykazanego na fakturze lub 18,7% całkowitej kwoty faktury w przypadku podatników zwolnionych z VAT. Wysokość kary zależy od okoliczności naruszenia, historii naruszeń, działań przedsiębiorcy w celu naprawy błędów oraz zysków z naruszenia przepisów.

Niedopełnianie obowiązków w zakresie wystawiania faktur i rachunków za wykonane świadczenia może być też traktowane jako przestępstwo z art. 62 § 1, 2 i 2a kks, jednak tylko wówczas, gdy zostało popełnione umyślnie, zarówno w zamiarze bezpośrednim, jak i ewentualnym.

Pierwsze kary dotyczące nieprawidłowego fakturowania mają być nakładane po roku od wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Warto już teraz podjąć kroki, dzięki którym nie dasz się zaskoczyć nowym przepisom. Im szybciej to zrobisz, tym lepiej dla Ciebie.

Na początek warto wiedzieć, że w KSeF można wystawiać i rejestrować faktury na 2 sposoby. Pierwszy polega na bezpośrednim ich przetwarzaniu z pośrednictwem interfejsu KSeF, drugi – wystawiania faktur w systemie finansowo księgowym lub typu EDI (do elektronicznego przetwarzania dokumentów) zgodnym z opublikowanym wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Pierwsze rozwiązanie jest darmowe, dlatego sprawdzi się głównie w przypadku mikro i małych firm, które faktury wystawiają sporadycznie. Średnie i większe przedsiębiorstwa potrzebują sprawnej automatyzacji, dlatego w ich przypadku lepszym rozwiązaniem będzie oprogramowanie komercyjne, integrujące firmowe środowisko IT z KSeF. Ważne jest ciągłe zapewnienie utrzymania aktualności dokumentów elektronicznych zgodnie z wytycznymi wskazywanymi w wielu aktach prawnych, które mogą zmieniać się nieregularnie, co pokazują również przykłady z innych krajów.

Podejmując kroki przygotowujące firmę na nowe przepisy, warto nie tylko dokładnie zapoznać się z dokumentacją i terminami Ministerstwa Finansów, ale i zweryfikować obecnie używany system księgowy w firmie. Sprawne wysyłanie i odbieranie u-faktur zapewni Ci wyłącznie taki, dzięki któremu przygotujesz fakturę elektroniczną zgodną ze standardem wymaganą przez resort finansów. Na szczęście KSeF wyposażono w API pozwalające integrować z platformą zewnętrzne systemy informatyczne i aplikacje.

Jeśli zdecydujesz się na integrację z KSeF za pomocą EDI, to najistotniejszy będzie wybór dostawcy oprogramowania. W tej kwestii warto postawić nie tylko na sprawdzone rozwiązania, ale i doświadczenie czy opinie o usługodawcy. Jednym z liderów cyfrowej transformacji i obiegu dokumentów w Polsce jest Infinite IT Solutions istniejąca na rynku już ponad 20 lat, na bieżąco współpracująca z Ministerstwem Finansów i ponad 100 tys. użytkowników. Firma umożliwia błyskawiczną integrację środowiska IT z KSeF za pomocą platformy Infinite EDI, która pomoże Ci nie tylko skutecznie przygotować się do nadchodzących zmian, ale i znacząco usprawnić obieg dokumentów firmowych.

System zapewnia zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi, transparentność przepływu wszystkich faktur oraz ich statusów, pełną integrację z KSeF, ciągłą aktualizację, opiekę techniczną czy obsługę wielu faktur jednocześnie, w wielu formatach i w wielu plikach. Wszystkie dowody transakcji są archiwizowane, a w razie potrzeby faktury można wystawiać ręcznie i wygodnie przeszukiwać. Szczegóły dotyczące Infinite EDI dostępne są na stronie dostawcy: infinite.pl.

KSEF to nowoczesna platforma do elektronicznego wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca 2024 roku będą z niej musieli korzystać prawie wszyscy przedsiębiorcy w Polsce. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, a nawet prawnych. Warto jak najszybciej dostosować się do nowych przepisów, korzystając z odpowiedniego oprogramowania i narzędzi, które zintegrują KSeF z potrzebami i możliwościami przedsiębiorstwa.