Około stu samorządów w kraju korzysta z systemu eSesja

Jak podała PAP spółka MW CONCEPT, która jest producentem i twórcą eSesji, system ten - służący do zarządzania pracami rady miasta - użytkują obecnie m.in. rady miast we Wrocławiu, Opolu, Chorzowie, Zabrzu, Nysie czy Strzegomiu, a także rady powiatów poznańskiego czy w Wodzisławiu Śląskim oraz niektóre rady gmin.

Program eSesja w Radzie Miejskiej we Wrocławiu został wdrożony w grudniu 2014 r. Dyrektor biura wrocławskiej rady Marcin Szeloch pytany, jakie są korzyści płynące z użytkowania eSesji wskazał, że można do nich zaliczyć przede wszystkim wyeliminowanie prawie w stu procentach papierowych kopii materiałów przekazywanych radnym. "Radni chwalą sobie także łatwy dostęp do dokumentów niezbędnych im do pracy w radzie" - podał PAP. I dodał: "Uproszczeniu uległ także proces zwoływania posiedzeń komisji. Program daje np. możliwość szybkiego przesyłania wiadomości sms do radnych, co znacząco ułatwia komunikację".

Szeloch wyjaśnił, że podczas dwóch poprzednich kadencji wrocławscy radni korzystali z systemu "Biblioteka Rady Miejskiej" napisanego przez informatyków UM we Wrocławiu. Ponieważ jednak - jak dodał - nie spełniał on wymagań zarówno radnych, jak i biura rady, zdecydowano się na nowe oprogramowanie. Szeloch zaznaczył, że wybór eSesji poprzedzony był prezentacjami alternatywnych programów. O jej ostatecznym wyborze, jak wyjaśnił, zdecydowały "względy praktyczne". "Program okazał się mieć bardzo przyjazny, intuicyjny interfejs i został dobrze oceniony przez kilkoro radnych, którzy go testowali" - relacjonował.

Przewodniczący opolskiej Rady Miasta Marcin Ociepa poinformował PAP, że eSesja w Opolu wykorzystywana jest od marca 2014 r. Za jej pomocą dostarczane są radnym wszelkie niezbędne do prac rady czy jej komisji informacje i materiały. Program wykorzystywany jest także podczas sesji - z jego pomocą można m.in. głosować, śledzić postęp prac rady czy zgłaszać chęć zabrania głosu podczas dyskusji.

Zdaniem Ociepy największe korzyści płynące z użytkowania eSesji to oszczędności na papierze, na którym drukowano wcześniej wszelkie materiały, np. projekty uchwał czy informacje zbiorcze o interpelacjach. Według Ociepy oszczędności te sięgają nawet ok. 30 tys. zł rocznie. Obecnie dzięki eSesji radni mają dostęp do materiałów elektronicznych, a odczytują je na zakupionych przez opolska radę miasta w 2012 r. tabletach.

Wśród korzyści płynących z użytkowania eSesji Ociepa podał także usprawnienie pracy radnych, usprawnienie prowadzenia sesji i większą transparentność tego procesu, a także wyraźne skrócenie czasu trwania sesji dzięki skróceniu czasu liczenia głosów. "Kiedyś głosy radnych liczono na podstawie podniesionych rąk. Teraz zlicza je system. Sceptycy mówili wtedy: co to jest policzyć 25 głosów, bo tylu mamy radnych w opolskiej radzie. Okazało się jednak, że elektroniczne liczenie wyraźnie skróciło czas trwania sesji" - przekonywał w rozmowie z PAP przewodniczący RM Opola.

Od czasu użytkowania eSesji w Opolu, dzięki temu że wyniki głosowania zapisywane są przez system imiennie, można też sprawdzać, jak przy której uchwale głosował konkretny radny. Zapis o imiennym głosowaniu wprowadzono też do statutu rady miasta. "Wcześniej po sesji znana była tylko liczba głosów "za" czy "przeciw" danej uchwale. Chyba że ktoś był na sesji i widział, jak głosował który radny. Obecnie oddawane imiennie głosy są archiwizowane, więc każdy mieszkaniec miasta może sprawdzić, jak głosował jego radny" - wyjaśnił Ociepa.

Dodał, że system eSesja jest prosty i "intuicyjny" w obsłudze. Radzą sobie z nim dobrze także przedstawiciele starszego pokolenia samorządowców. Zanim został wdrożony, opolscy radni testowali też inne urządzenia - piloty do głosowania.

Pytany o wady systemu przewodniczący opolskiej RM stwierdził, że incydentalnie zdarza się, iż głos lub zgłoszenie któregoś z radnych nie zostanie odnotowane, gdy np. zerwie się połączenie z internetem. Zaznaczył jednak, że na bieżąco tego typu problemy pomaga rozwiązywać informatyk, zawsze obecny na sesji.

Szeloch także uznał, że program "działa zasadniczo poprawnie". "Niewielkie awarie są sprawnie usuwane przez wykonawcę" - dodał i wyjaśnił, że zgłoszone dotąd przez RM Wrocławia zastrzeżenia dotyczyły poprawy interfejsu dla pracowników obsługujących program, tak aby wyeliminować możliwość popełnienia błędów przy przesyłaniu dokumentów do BIP.

Dyrektor sprzedaży MW CONCEPT Piotr Winter wyjaśnił PAP, że system informatyczny eSesja powstał w 2010 roku, a pierwsze samorządy korzystają z niego od roku 2011. "Jako pierwsze na wdrożenie zdecydowały się gminy powiatu Poznańskiego - Kórnik oraz Swarzędz, a jednym z pierwszych dużych klientów było miasto Chorzów" - wymienił. Dodał, że obecnie z systemu korzysta ok. 100 samorządów z całej Polski.

Pytany o funkcjonalności systemu odpowiedział, że zależy to od modułów, na zakup których decyduje się dany klient. Podstawowymi modułami są moduł biura rady, radnego, przewodniczącego, moduł głosowania czy dyskusji. Ale oferowany jest też np. moduł nagrywania, który pozwala rejestrować przebieg posiedzenia czy moduł sms, który służy do wysyłania krótkich informacji tekstowych.

Winter wyjaśnił PAP, że wszyscy użytkownicy eSesji korzystają z podstawowego modułu systemu - biura rady. Ok. 90 proc. użytkowników, którzy zakupili też tablety dla radnych, korzysta z modułu dla radnych, dzięki któremu właśnie możliwe jest wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów. "Pozostałe moduły, takie jak głosowania i dyskusja, są wykorzystywane przez ok. 75 proc. użytkowników. Często rezygnują z nich klienci, którzy mają już system do głosowania, jak i małe gminy, którym zależy przede wszystkim na ograniczeniu kosztów związanych z wydrukiem i dystrybucją materiałów sesyjnych" - dodał Winter.

Najmniej użytkowników - poniżej połowy - korzysta z modułu interpelacje oraz zapytania. Winter zaznaczył, że system eSesja działa na dowolnym urządzeniu mającym dostęp do internetu - tablecie, laptopie, komputerze stacjonarnym czy smartfonie.