Projekty innowacyjne w programie Kapitał Ludzki

Projekty innowacyjne testujące w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki stają się interesującą alternatywą dla standardowych projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego. Ich atrakcyjność wzrasta tym bardziej, że pozostające do dyspozycji beneficjentów środki są coraz uboższe, a jednocześnie rośnie liczba wnioskodawców znakomicie wyspecjalizowanych w przygotowywaniu aplikacji do programu Kapitał Ludzki, którzy chętnie chcą skonfrontować swoje umiejętności z nieco bardziej wyrafinowanymi wymaganiami konkursów na projekty innowacyjne.

Uważne prześledzenie wytycznych w zakresie projektów innowacyjnych uświadamia jednak, że skala trudności jest o wiele wyższa niż w projektach standardowych. Projektodawcy oprócz standardowego pakietu wytycznych obejmującego instrukcję wypełniania wniosków i dokumentów systemowych (zasady finansowania, wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków, system realizacji projektów PO KL), powinni również zapoznać się minimum z poradnikiem dotyczącym projektów innowacyjnych opracowanym przez Krajową Instytucję Wspomagającą. Przygotowała ona także zalecenia w zakresie upowszechniania i mainstreamingu odgrywające ważną rolę w omawianym rodzaju projektów. Warte uwagi są też wytyczne dla oceniających projekty innowacyjne, wytyczne w zakresie wdrażania tych projektów, czy komentarz do instrukcji przygotowywania projektów innowacyjnych programu Kapitał Ludzki. Ilość wytycznych, jak to w projektach unijnych, jest ogromna, ale spróbujmy podsumować elementy, które przesądzają o poprawnym przygotowaniu projektu
innowacyjnego POKL oraz pozyskaniu na niego dofinansowania.

Różnice między projektami

Pierwsza różnica w tego typu projektach polega na tym, że konkursy ogłaszane są na dofinansowanie przedsięwzięć, które wpisują się w określony temat projektu innowacyjnego. Czyli nie jest tak jak w standardowych projektach EFS, gdzie podawane się „typy projektów”, które praktycznie określą rodzaje działań projektowych (szkolenia ogólne i specjalistyczne, doradztwo, kursy przekwalifikujące, itp), tylko wskazywany jest temat projektu, merytoryczny zakres, np. metody aktywizacji zawodowej osób w wieku 50+, albo zapewnienie trwałości funkcjonowania podmiotów ekonomii społecznej. Ta pozornie drobna różnica wskazuje na meritum projektów innowacyjnych testujących, które polegają na stworzeniu nowatorskich rozwiązań we wskazanym obszarze (temacie). Rozwiązaniem tym może być nowe (innowacyjne) narzędzie, metoda, nowy efektywny produkt finalny projektu, którego zastosowanie w praktyce przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego wskazanego lub zasygnalizowanego w temacie projektu innowacyjnego.

Beneficjent opisując we wniosku innowacyjność – mogącą mieć charakter krajowy, regionalny lub lokalny - proponowanego do dofinansowania produktu, omawia ją w co najmniej jednym z trzech wymiarów: a) uczestnika projektu - nastawienie na wsparcie nowych, nietypowych grup niekorzystających wcześniej z pomocy lub otrzymujących wsparcie innego rodzaju lub korzystających z podobnych, ale nieidentycznych form pomocy;

b) problemu - rozwiązanie problemu, który do tej pory nie był w wystarczającym stopniu uwzględniony w polityce państwa. Rozważania mogą być prowadzone w następujących kontekstach: nowy problem – brak narzędzi lub znany problem – brak narzędzi lub znany problem – narzędzia niepozwalające na rozwiązanie problemu; c) formy wsparcia – wykorzystanie nowych instrumentów w rozwiązywaniu dotychczasowych problemów. Przy czym możliwe jest tutaj także adaptowanie rozwiązań sprawdzonych w innych krajach, regionach czy też w innych kontekstach, np. w stosunku do innej grupy docelowej, a także rozwój, modyfikacja dotychczas stosowanych instrumentów w celu zwiększenia ich adekwatności, skuteczności i efektywności: nowa forma wsparcia lub zaadaptowanie na potrzeby projektu formy wsparcia wykorzystywanej w innym sektorze, w stosunku do innej grupy docelowej lub zmodyfikowana forma tradycyjna. Z tego m.in. powodu tak często w kryteriach strategicznych w konkursach innowacyjnych dodatkowo jest punktowane, gdy projekt jest
realizowany w partnerstwie ponadnarodowym.

Co w etapie przygotowania

Dość istotnym niuansem są definicje charakterystyczne dla projektów innowacyjnych związane z określeniem grup docelowych. A mianowicie wyodrębniamy 2 grupy docelowe: użytkowników rozumianych jako osoby/podmioty, które będą korzystały z produktu finalnego wypracowanego w ramach projektu oraz odbiorcy, czyli osoby/podmioty, których problemy będą mogły być rozwiązane dzięki zastosowaniu produktu finalnego. Co ważne, projekty innowacyjne powinny być tak zaplanowane, aby obie kategorie grup docelowych brały udział w procesie tworzenia produktu finalnego w formach, które są zależne od wnioskodawcy. Najpopularniejsze są konsultacje, czy formy doradztwa eksperckiego przedstawicieli środowisk, do których kierowany jest projekt. Ma to zagwarantować jak najlepsze dospawanie innowacyjnych rozwiązań do potrzeb i pragmatycznych oczekiwań użytkowników i odbiorców produktu finalnego.

Etapy realizacji projektu innowacyjnego oraz fazy, które należy w czasie ich trwania podjąć, są narzucone przez wytyczne programu Kapitał Ludzki. Niektóre z nich mają nawet wyznaczony minimalny i maksymalny czas trwania projektu. Etapy te de facto stanowić mogą listę zadań projektowych. Pierwszym z nich jest tzw. etap przygotowania, który może trwać od 3 do 8 miesięcy. W jego ramach należy wykonać:

- Diagnozę i analizę problemu, wokół którego budowany jest projekt i który ma zostać zniwelowany przez zastosowanie innowacyjnego produktu opracowanego w czasie realizacji projektu. W tej fazie beneficjent podejmuje działania, które mają uszczegółowić jego wiedzę o problemie, kłopotach przedstawicieli grupy docelowej czy barierach tworzonych przez system instytucjonalny, środowiskowy wpływających na pogłębianie problemu. Najlepiej tutaj sprawdzają się różnorodne działania badawcze – ankiety audytoryjne, wywiady pogłębione czy fokusowe, analiza danych zastanych (statystyk, raportów, ekspertyz) oraz formy konsultacji lub ekspertyz branżowych specjalistów. Należy pamiętać o zaleceniu, aby w każdej fazie realizacji projektu angażować przedstawicieli grupy docelowej, co ma pomóc w uniknięciu pomyłek także w diagnozie, od której prawidłowości przeprowadzenia zależy trafność przygotowania założeń do produktu finalnego. Owe włączanie przedstawicieli grupy docelowej w realizację projektu zostało określone mianem
zasady „empowerment”. - Tworzenie partnerstwa – nie jest to obowiązkowy element projektów innowacyjnych, jednak dopuszcza się taką możliwość, że na podstawie wyników badań przeprowadzanych w ramach pogłębionej diagnozy problemu może wyniknąć potrzeba dołączenia do projektu partnera, który wspomoże beneficjenta w realizacji projektu. W takiej sytuacji należy tego dokonać po powyżej omówionej fazie, a przed rozpoczęciem kolejnej. Elastyczne zalecenia dotyczące możliwości dołączenia do projektu partnera nie skutkują możliwością ubiegania się o zwiększenie budżetu projektu.

- Opracowanie wstępnej wersji produktu oraz strategii wdrażania projektu. W tej istotnej fazie projektu, mającej zasadniczy wpływ na dalsze losy przedsięwzięcia, należy podjąć działania zmierzające do opracowania innowacyjnego rozwiązania – narzędzia (jednego lub kilku tworzących komplementarny zespół), czy nowej metody, sposobu, który ma rozwiązywać problemy grup docelowych. Wyczerpującą prezentację wstępnej wersji produktu, poruszającą wskazane powyżej wymiary innowacyjności, jej pragmatyczny charakter, czy związek z tematem projektu innowacyjnego, beneficjent przedstawia w strategii wdrażania projektu. Strategia powinna zostać przekazana do sekretariatu sieci tematycznej (grono - kolegium powołane dla danego tematu) oraz do wiadomości instytucji organizującej konkurs, nie później niż 8 miesięcy od daty rozpoczęcia realizacji projektu. Strategia jest oceniana przez eksperta, który może wydać ocenę: pozytywną, negatywną lub zatwierdzić warunkowo. Następnie strategia oceniana jest przez sieć tematyczną - ma
ona na to 20 dni roboczych od daty złożenia strategii przez beneficjenta. Na podstawie opinii sieci tematycznej instytucja organizująca konkurs w terminie 7 dni od otrzymania opinii sieci tematycznej wydaje własną opinię: pozytywną, negatywną lub warunkową. Znaczenie ma fakt, iż opinia sieci tematycznej nie jest wiążąca dla instytucji organizującej konkurs (IOK).

Po akceptacji strategii - wdrażanie

W przypadku opinii warunkowej beneficjent przedstawia poprawioną strategię w ciągu 5 dni od daty otrzymania opinii, zaś IOK akceptuje lub odrzuca poprawioną strategię w ciągu 7 dni od daty jej otrzymania. W przypadku braku akceptacji strategii umowa o dofinansowanie projektu jest rozwiązywana, ale dotychczasowe koszty są kwalifikowane. W okresie kiedy strategia jest oceniana (około 1 miesiąca) kwalifikowane są tylko koszty stałe w projekcie, czyli biuro, personel, rachunek bankowy. Elementem zapewniającym elastyczność we wdrażaniu projektów innowacyjnych jest to, że w wyniku realizacji I etapu możliwa jest nawet radykalna zmiana założenia projektu, nie obejmująca naturalnie jego celu głównego i celów szczegółowych. Zmiany takie należy przedstawić w strategii. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji należy złożyć skorygowany wniosek o dofinansowanie, który nie podlega ocenie, a jedynie weryfikacji czy jest zgodny ze strategią.

Pomyślna akceptacja strategii oznacza możliwość dalszej realizacji projektu, którego kolejnym etapem jest wdrożenie zmierzające do włączenia opracowanego produktu do głównego nurtu polityki społecznej. Etap przewiduje kilka faz temu służących, z czego pierwsza polega na przetestowaniu opracowanej wstępnej wersji produktu na możliwie niewielkiej liczbie przedstawicieli grup docelowych. Owo sprawdzenie ma na celu przekonanie się, jakie jest faktyczne oddziaływania i skuteczność opracowanego innowacyjnego rozwiązania. Faza ta powinna zakończyć się wnikliwą analizą rzeczywistych efektów testowanego produktu dokonywaną przez zespół projektowy oraz musi obejmować ewaluację produktu dokonywaną przez podmiot zewnętrzny. Ocena wewnętrzna i zewnętrzna jest zalecana z tego powodu, by zidentyfikować nie tylko dobre strony produktu, ale także te wymagające udoskonalenia. Wyniki z tej fazy są doskonałą bazą do kolejnych działań projektowych jakimi są opracowanie ostatecznej wersji produktu finalnego. Jest to czas, w
którym musi powstać kompletny produkt nadający się do upowszechnienia. Obowiązkowo należy również przygotować instrukcję korzystania z produktu – czyli praktyczne zalecenia w zakresie sposobów użytkowania, czy stosowania opracowanych rozwiązań. Zanim jednak produkt zostanie rozpowszechniany, jego opis musi zostać przekazany do sekretariatu sieci tematycznej w celu dokonania jego walidacji - oceny zgodności produktu z jego założeniami, a także jego trafności i użyteczności. Nieprzedstawienie produktu do walidacji lub negatywna ocena podczas walidacji może, ale nie musi skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu.

Trzeba wzbudzić zainteresowanie

W przypadku uzyskanych pozytywnych not podczas walidacji można przejść do ostatniej fazy realizacji projektu innowacyjnego, jaką jest upowszechnienie i włączenie (wdrażanie) do głównego nurtu polityki społecznej. Jako upowszechnianie należy rozumieć informowanie o produkcie finalnym nakierowane na wzbudzenie zainteresowania produktem wśród potencjalnych odbiorców, np. akcję promocyjną w mediach. Wdrażanie zaś oznacza przekazanie produktu zainteresowanym użytkownikom połączone z nauką korzystania z niego, np. podczas warsztatów. Beneficjent w ostatniej fazie musi podjąć maksymalne starania, żeby produkt był w przyszłości wykorzystywany i stanowił realne wsparcie w rozwiązywaniu problemów społecznych wpływających na ogólną sytuację na rynku pracy. Jeśli beneficjent osiągnie ten cel, to znaczy że jego projekt zakończył się sukcesem, czego należy życzyć wnioskodawcom projektów innowacyjnych w programie Kapitał Ludzki.

Projektodawcy powinni zapoznać się z poradnikiem dotyczącym projektów innowacyjnych opracowanym przez Krajową Instytucję Wspomagającą.

Emilia Krawczykowska
Specjalistka ds. pozyskiwania funduszy UE, kierownik Biura Grantów Wyższej Szkoły Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa w Poznaniu