Prościej nie zawsze znaczy bezpieczniej

Przedsiębiorcy długo walczyli o możliwość przesyłania faktur VAT e-mailem czy pobierania ich bezpośrednio z serwera kontrahenta. Nie ma wątpliwości, że od nowego roku faktury mogą być przesyłane i udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie. Można je więc przesyłać za pomocą poczty e-mailowej w popularnych formatach plików MS WORD czy PDF. Musi się na to zgodzić odbiorca.

Okazuje się, że nie to będzie największym zmartwieniem podatników.

Jak, przesyłając takie pliki, zagwarantować autentyczność ich pochodzenia i integralność treści? Jest to jedno z wymagań stawianych fakturom przesyłanym w formie elektronicznej. Autentyczność to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych.

W ocenie Dawida Milczarka, eksperta podatkowego, wykładowcy w Akademii Biznesu MDDP, wymagania te zostają spełnione, gdy takie pliki zawierają tzw. metadane o autorze oraz dacie utworzenia. W celach dowodowych można również posłużyć się kopią e-maila wraz z załącznikiem w postaci faktury elektronicznej. Potwierdza ona też, że nabywca terminowo odliczył VAT. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur może również zapewnić odpowiedni program informatyczny, który umożliwia, po zalogowaniu, umieszczenie przez sprzedawcę na serwerze faktury oraz pobranie jej przez kontrahenta.

– Systemy te powinny jednak posiadać zabezpieczenia uniemożliwiające ingerencję w treść przechowywanych faktur – podkreśla Dawid Milczarek.

Kolejny problem to data doręczenia. Kiedy uznać, że faktura wysyłana e-mailem w PDF dotarła do kontrahenta? Michał Borowski, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy, zauważa, że przepisy o VAT nie regulują tej kwestii. Dotychczasowa praktyka fiskusa też nie jest jednolita.

– Po podjęciu decyzji o fakturowaniu elektronicznym wszelkie kwestie techniczne powinny zostać ustalone w umowie z kontrahentem, który wyraził na nie zgodę – zastrzega Michał Borowski.

Podatnicy powinni też szczególnie uważać na duplikaty e-faktur. Dokument taki musi wyraźnie wskazywać, że jest duplikatem. W przeciwnym razie przy ponownym przesłaniu e-faktury fiskus może uznać, że podatnik wystawił kolejną fakturę, i zażąda VAT. Nabywcę może zaś pozbawić odliczenia. Zdaniem Łukasza Czekańskiego, doradcy podatkowego z kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr, wprowadzenie uproszczonych zasad przesyłania faktur w formie elektronicznej to dobre rozwiązanie i z upływem czasu coraz więcej podatników będzie z niego korzystać. Na początku jednak mogą mieć pewne obawy i będą czekać na wypracowanie praktyki przez organy podatkowe.

Wiesława Dróżdż, rzecznik prasowy Administracji Podatkowej Ministerstwa Finansów
Integralność i autentyczność faktur przesyłanych np. e-mailem czy pobieranych ze strony internetowej kontrola skarbowa sprawdzi poprzez analizę dokumentacji księgowej kontrolowanego podmiotu. Począwszy od zamówienia na daną usługę czy towar, poprzez sprawdzenie ksiąg inwentarzowych, które powinny zawierać przyjęcie towaru na stan. W niektórych przypadkach skończy na kontroli krzyżowej, tj. jednocześnie u wystawcy faktury i u odbiorcy.
Co do daty, jaką należy przyjąć za doręczenie faktury w formie elektronicznej, przedsiębiorcy powinni stosować takie same zasady, jakby przesyłali faktury papierowe.

Aleksandra Tarka