Prościej nie zawsze znaczy bezpieczniej

Od początku roku fakturę można wysłać e-mailem. Przepisy nie wyjaśniają jednak, jak zagwarantować jej autentyczność ani kiedy dotarła do firmy.

Obraz
Źródło zdjęć: © Jupiterimages

Przedsiębiorcy długo walczyli o możliwość przesyłania faktur VAT e-mailem czy pobierania ich bezpośrednio z serwera kontrahenta. Nie ma wątpliwości, że od nowego roku faktury mogą być przesyłane i udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie. Można je więc przesyłać za pomocą poczty e-mailowej w popularnych formatach plików MS WORD czy PDF. Musi się na to zgodzić odbiorca.

Okazuje się, że nie to będzie największym zmartwieniem podatników.

Nowe wątpliwości

Jak, przesyłając takie pliki, zagwarantować autentyczność ich pochodzenia i integralność treści? Jest to jedno z wymagań stawianych fakturom przesyłanym w formie elektronicznej. Autentyczność to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych.

W ocenie Dawida Milczarka, eksperta podatkowego, wykładowcy w Akademii Biznesu MDDP, wymagania te zostają spełnione, gdy takie pliki zawierają tzw. metadane o autorze oraz dacie utworzenia. W celach dowodowych można również posłużyć się kopią e-maila wraz z załącznikiem w postaci faktury elektronicznej. Potwierdza ona też, że nabywca terminowo odliczył VAT. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur może również zapewnić odpowiedni program informatyczny, który umożliwia, po zalogowaniu, umieszczenie przez sprzedawcę na serwerze faktury oraz pobranie jej przez kontrahenta.

– Systemy te powinny jednak posiadać zabezpieczenia uniemożliwiające ingerencję w treść przechowywanych faktur – podkreśla Dawid Milczarek.

Kolejny problem to data doręczenia. Kiedy uznać, że faktura wysyłana e-mailem w PDF dotarła do kontrahenta? Michał Borowski, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy, zauważa, że przepisy o VAT nie regulują tej kwestii. Dotychczasowa praktyka fiskusa też nie jest jednolita.

– Po podjęciu decyzji o fakturowaniu elektronicznym wszelkie kwestie techniczne powinny zostać ustalone w umowie z kontrahentem, który wyraził na nie zgodę – zastrzega Michał Borowski.

Uwaga na duplikat

Podatnicy powinni też szczególnie uważać na duplikaty e-faktur. Dokument taki musi wyraźnie wskazywać, że jest duplikatem. W przeciwnym razie przy ponownym przesłaniu e-faktury fiskus może uznać, że podatnik wystawił kolejną fakturę, i zażąda VAT. Nabywcę może zaś pozbawić odliczenia. Zdaniem Łukasza Czekańskiego, doradcy podatkowego z kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr, wprowadzenie uproszczonych zasad przesyłania faktur w formie elektronicznej to dobre rozwiązanie i z upływem czasu coraz więcej podatników będzie z niego korzystać. Na początku jednak mogą mieć pewne obawy i będą czekać na wypracowanie praktyki przez organy podatkowe.

Wiesława Dróżdż, rzecznik prasowy Administracji Podatkowej Ministerstwa Finansów
Integralność i autentyczność faktur przesyłanych np. e-mailem czy pobieranych ze strony internetowej kontrola skarbowa sprawdzi poprzez analizę dokumentacji księgowej kontrolowanego podmiotu. Począwszy od zamówienia na daną usługę czy towar, poprzez sprawdzenie ksiąg inwentarzowych, które powinny zawierać przyjęcie towaru na stan. W niektórych przypadkach skończy na kontroli krzyżowej, tj. jednocześnie u wystawcy faktury i u odbiorcy.
Co do daty, jaką należy przyjąć za doręczenie faktury w formie elektronicznej, przedsiębiorcy powinni stosować takie same zasady, jakby przesyłali faktury papierowe.

Aleksandra Tarka

Wybrane dla Ciebie
Umieścili kartkę o płatnościach gotówką. Burza w komentarzach
Umieścili kartkę o płatnościach gotówką. Burza w komentarzach
Obowiązek dla 3,5 mln Polaków w 2025 r. Inaczej 5 tys. zł kary
Obowiązek dla 3,5 mln Polaków w 2025 r. Inaczej 5 tys. zł kary
Nie każdy senior o tym wie. To umożliwia legitymacja emeryta
Nie każdy senior o tym wie. To umożliwia legitymacja emeryta
Straszą podniesieniem cen. Branża chce sprzedawać alkohol na stacjach
Straszą podniesieniem cen. Branża chce sprzedawać alkohol na stacjach
Kupił paczki niespodzianki na Vinted za niecałe 60 zł. To w nich było
Kupił paczki niespodzianki na Vinted za niecałe 60 zł. To w nich było
Ranking zamożności. Najbiedniejsze miasteczko jest na Dolnym Śląsku
Ranking zamożności. Najbiedniejsze miasteczko jest na Dolnym Śląsku
Rząd podniesie akcyzę? Resort rolnictwa ostrzega przed skutkami
Rząd podniesie akcyzę? Resort rolnictwa ostrzega przed skutkami
Gdzie wyrzucić styropian po telewizorze albo lodówce? Oto odpowiedź
Gdzie wyrzucić styropian po telewizorze albo lodówce? Oto odpowiedź
1750 zł dopłaty do rachunków. Kto skorzysta i jak złożyć wniosek?
1750 zł dopłaty do rachunków. Kto skorzysta i jak złożyć wniosek?
Polscy rolnicy sadzą na potęgę. Wielki wzrost od nowelizacji ustawy
Polscy rolnicy sadzą na potęgę. Wielki wzrost od nowelizacji ustawy
Niemcy zbadali proszki do prania. Zwycięska marka w dyskoncie w Polsce
Niemcy zbadali proszki do prania. Zwycięska marka w dyskoncie w Polsce
Kłopoty dwóch polskich marek. Jest wniosek o upadłość
Kłopoty dwóch polskich marek. Jest wniosek o upadłość