Fakturowa rewolucja nadchodzi. Od 2026 roku będzie to już obowiązek
Tradycyjny model księgowości zbliża się ku końcowi. Od 2026 roku wprowadzony zostanie obowiązek e-fakturowania za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorcy powinni przygotować się na spore zmiany. Oto szczegóły.
Jak podaje portal dlahandlu.pl, Krajowy System e-Faktur jest cyfrową platformą, która daje przedsiębiorcom możliwość wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. Jest to system, który działa od stycznia 2022 r. jako alternatywa dla tradycyjnych faktur — zarówno tych papierowych, jak i elektronicznych, które do tej pory przesyłano e-mailem.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
Ceny jak 10 lat temu. Tak się kończy wojna dyskontów
KSeF miał stać się obowiązkową metodą wystawiania faktur w relacjach między przedsiębiorcami od 1 lipca 2024 r (obowiązek ten miał objąć duże firmy), a od 1 stycznia 2025 r. małe i średnie przedsiębiorstwa. Na początku 2024 r. szef resortu finansów Andrzej Domański informował, że obowiązkowego KSeF w tym roku nie będzie. W połowie tego roku prezydent podpisał ustawę, która przesunęła termin obowiązkowego wdrożenia systemu na 1 lutego 2026 r. Obecnie KSeF jest systemem dobrowolnym.
– W tej chwili wciąż nieznaczna część użytkowników naszego systemu korzysta z integracji z KSeF – mówi portalowi Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl. Dodaje, że to się zmieni, gdy e-Faktury będą obowiązkowe dla wszystkich podatników.
Krajowy System e-Faktur ma przede wszystkim na celu uproszczenie procesu fakturowania oraz ograniczenie ryzyka błędów, które mogą pojawić się przy tradycyjnym przetwarzaniu dokumentów.
Jednym z głównych atutów korzystania z KSeF jest szybszy zwrot VAT — firmy, które wprowadzą e-faktury, mogą liczyć na skrócenie tego procesu nawet o 20 dni. Dzięki centralizacji danych fakturowych firmy nie będą musiały samodzielnie archiwizować faktur. Dokumenty przechowywane będą przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat.
Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony etapami. Od 1 stycznia 2026 roku Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla firm z rocznymi przychodami przekraczającymi 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorców wprowadzenie systemu nastąpi 1 kwietnia tego samego roku. W przyszłości KSeF obejmie także przedsiębiorców zwolnionych z VAT, zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, a także podmioty korzystające z procedury unijnej OSS z polskim numerem NIP.
Eksperci radzą, aby nie odkładać wdrożenia systemu na ostatnią chwilę. Jak zaznacza Beata Tęgowska, im szybciej firma lub biuro rachunkowe zacznie proces integracji z KSeF, tym więcej czasu będzie na dopracowanie technicznych szczegółów oraz przygotowanie odpowiednich procedur, regulaminów i umów.
Aby dołączyć do KSeF, wystarczy uzyskać specjalny kod z oficjalnej strony systemu i wprowadzić go do oprogramowania fakturującego używanego przez przedsiębiorstwo. Od tego momentu system automatycznie prześle dokumenty do KSeF.