Samorząd skorzysta z Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentacją
Po centralnych urzędach administracji także samorządy będą wdrażać opracowany w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku autorski Elektroniczny System Zarządzania Dokumentacją. W tym tygodniu mają być zawarte formalne porozumienia w tej sprawie.
Jak poinformował w środę PAP dyrektor biura informatyki w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim Mariusz Madejczyk, list intencyjny w sprawie systemu podpisali we wtorek w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji: szef resortu Andrzej Halicki, wojewoda podlaski Andrzej Meyer oraz prezydenci Łodzi Hanna Zdanowska i Gdańska Paweł Adamowicz, a w imieniu Unii Metropolii Polskich - prezydent Wrocławia Rafał Dutkiewicz. W Gdańsku i Łodzi system będzie wdrażany w pierwszej kolejności. W najbliższych dniach będą podpisywane porozumienia w tej sprawie.
Opracowany w Białymstoku system EZD wdraża już w Polsce - według danych ze stycznia - ponad 216 urzędów centralnych i korzysta z niego 24 tys. urzędników. Jest udostępniany publicznym podmiotom na niekomercyjnych zasadach. Trwają przygotowania do wdrożenia w kolejnych urzędach. EZD pozwala wiele spraw załatwiać drogą elektroniczną - umożliwia m.in. sprawdzenie, na jakim etapie załatwiania jest dana sprawa, kto się nią zajmował lub zajmuje, można w nim otrzymywać pisma i na nie odpowiadać np. z użyciem podpisu elektronicznego, generować tematyczne raporty.
Madejczyk ocenił, że współpraca z samorządami we wdrażaniu EZD to "absolutna nowość". W Łodzi i w Gdańsku mają w ciągu najbliższych 15 miesięcy powstać centra kompetencyjne. Specjaliści z Białegostoku przekażą grupom urzędników w tych miastach wiedzę związaną z wdrażaniem EZD, a ci w przyszłości mają szkolić innych. Madejczyk zaznaczył, że biuro informatyki w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim nie jest w stanie samo - ze względu na ograniczone kadry - przekazywać wiedzy wszystkim, stąd pomysł na lokalne centra kompetencyjne. Madejczyk dodał, że kolejka miast, które chciałyby korzystać z EZD, jest duża.
Według Madejczyka największą zaletą systemu jest zmiana świadomości urzędników, bo technologia ta gwarantuje przejrzystość pracy, pozwala szybko uzyskać potrzebne informacje, a w razie problemów można dokładnie sprawdzić, kto ewentualnie popełnił błąd. "Transparentność całego przedsięwzięcia i funkcjonowania urzędu jest możliwa tylko wtedy, kiedy prowadzimy sprawę elektronicznie, niezależnie od tego, w jaki sposób komunikuje się z nami obywatel" - ocenił Madejczyk.
"EZD nie jest generalnie ciepło przyjmowane przez urzędników. Trzeba sobie z tego zdawać sprawę" - podkreślił Madejczyk. Według niego niektórzy urzędnicy "boją się konkurencji, porównywania, nie dlatego, że są złodziejami czy oszustami, po prostu z natury rzeczy; Boją się, że mogą wpaść, a papier znosił wszystko".
EZD wykorzystują już też do celów edukacyjnych wyższe uczelnie.
Madejczyk powiedział, że do końca 2015 r. z sytemu powinno korzystać ok. 500 urzędów, a do końca 2016 r. około tysiąca. Używa też go już 9 ministerstw.