Sygnaliści w pracy - Kiedy trzeba wprowadzić? Kto musi?

Sygnaliści w pracy to osoby, które zgłaszają nieprawidłowości lub naruszenia prawa w organizacji w której pracują. Ich działania mają na celu ujawnienie szkodliwych procesów zarówno dla firmy, jak i dla społeczności. Sygnalista w firmie często podejmuje się tego zadania z przekonania o konieczności ochrony wartości etycznych oraz zgodności z przepisami prawa. Zgłaszane problemy mogą obejmować różnorodne aspekty, takie jak:

• oszustwa finansowe
• korupcję
• łamanie przepisów BHP
• naruszanie praw pracowników

Warto zaznaczyć, że rola sygnalisty jest niezwykle istotna w kontekście zapewnienia transparentności i uczciwości w miejscach pracy. Ochrona sygnalistów przed reperkusjami ich działań jest ważnym elementem skutecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na wprowadzenie procedur, które umożliwiają sygnalistom zgłaszanie swoich obaw w sposób bezpieczny i anonimowy.

Zgodnie z przepisami unijnymi i ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, każde przedsiębiorstwo zatrudniające powyżej 50 pracowników ma obowiązek wprowadzenia systemu zgłaszania nieprawidłowości. Przepisy te nakładają na pracodawców obowiązek stworzenia wewnętrznych procedur, które umożliwią pracownikom bezpieczne zgłaszanie naruszeń osobiście lub poprzez zewnętrzny panel dla sygnalistów czy aplikacje dla sygnalistów.

Termin na wprowadzenie odpowiednich procedur to 25 września 2024 r. To właśnie wtedy mijają 3 miesiące od wprowadzenia ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Firmy które nie wprowadzą odpowiednich rozwiązań w wymaganym terminie, narażają się na sankcje prawne, w tym kary finansowe oraz ryzyko utraty zaufania wśród pracowników i klientów.

Skuteczny system obsługi sygnalistów powinien być oparty na kilku kluczowych elementach, które gwarantują nie tylko anonimowość zgłaszającego, ale także bezpieczeństwo i rzetelność procesu zgłaszania. Pracodawca ma obowiązek stworzenia wewnętrznej procedury, która obejmie następujące aspekty:

•  Jednostka lub osoba upoważniona – W każdej organizacji musi istnieć wyznaczona osoba lub jednostka odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń naruszeń. Ta osoba powinna być dobrze przeszkolona i posiadać odpowiednie kompetencje, aby skutecznie zarządzać zgłoszeniami.
• Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę – Pracodawca powinien zapewnić różne metody zgłaszania nieprawidłowości, takie jak zgłoszenia ustne, pisemne oraz elektroniczne. Dzięki temu sygnaliści w pracy będą mogli wybrać najdogodniejszy dla siebie sposób zgłoszenia problemu.
• Bezstronna jednostka do podejmowania działań następczych – Kluczowe jest, aby osoba odpowiedzialna za weryfikację zgłoszenia oraz podejmowanie działań naprawczych była bezstronna. To pozwoli na rzetelną ocenę zgłoszeń i minimalizację ryzyka konfliktu interesów.
• Postępowanie z informacjami zgłoszonymi anonimowo – Niezwykle ważne jest określenie trybu postępowania z informacjami, które są zgłaszane anonimowo. System powinien zapewniać, że anonimowe zgłoszenia będą traktowane z należytą powagą i z zachowaniem odpowiednich procedur weryfikacyjnych.

Jednym z narzędzi, które mogą wspierać firmy w zarządzaniu zgłoszeniami o nieprawidłowościach jest GoWhistle.com. To intuicyjna aplikacja dedykowana dla sygnalistów, która oferuje szereg funkcji umożliwiających łatwe i bezpieczne zgłaszanie problemów. Sygnaliści na GoWhistle.com mogą anonimowo i prosto zgłaszać wszystkie zastrzeżenia. Platforma ta zapewnia nie tylko prostotę w zgłaszaniu nieprawidłowości, ale także szybką reakcję ze strony odpowiednich jednostek w firmie.

Panel dla sygnalistów GoWhistle umożliwia kompleksowe zarządzanie zgłoszeniami zgodnie z obowiązującym prawem, co jest bardzo ważne w kontekście ochrony sygnalistów. Dzięki temu narzędziu organizacje mogą skutecznie monitorować i zarządzać ryzykiem, co przekłada się na stworzenie bezpiecznego i sprawnie działającego środowiska pracy.

Wprowadzenie platformy takiej jak GoWhistle nie tylko ułatwia proces zgłaszania, ale również wzmacnia zaufanie wśród pracowników, którzy wiedzą, że ich obawy będą traktowane poważnie i z odpowiednią starannością. W dłuższej perspektywie skuteczny system obsługi sygnalistów wpływa na poprawę kultury organizacyjnej oraz budowanie etycznych standardów w miejscu pracy a takie aplikacje dla sygnalistów są bardzo potrzebne.

Wprowadzenie sygnalistów w pracy to ważny krok w kierunku zapewnienia przejrzystości i ochrony przed nadużyciami. Organizacje mają obowiązek stworzyć odpowiednie procedury, które umożliwią pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości w sposób bezpieczny i skuteczny. W ten sposób można nie tylko zadbać o zgodność z przepisami, ale także o stworzenie etycznego środowiska pracy, w którym każdy pracownik czuje się komfortowo, zgłaszając swoje obawy.