Umowa szkoleniowa

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą Kodeks pracy przyznaje prawo do urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z części lub całości dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych określa umowa zawarta między stronami stosunku pracy, zwana umową szkoleniową.

Zawarcie umowy jest obowiązkowe w przypadku, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W pozostałych przypadkach, a więc w razie braku nałożenia takiego zobowiązania na pracownika, zawarcie umowy nie jest konieczne. Jednak nawet wówczas warto sporządzić taką umowę, szczególnie w razie gdy pracodawca zamierza przyznać pracownikowi określone świadczenia dodatkowe, których przyznanie pozostawione zostało do decyzji pracodawcy. Uregulowanie przedmiotowych kwestii w drodze umowy zapewni obu stronom stosunku pracy pewność co do ustalonych zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika.

Przepis art. 103⁴§ 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94) - dalej k.p., stanowi, iż umowę szkoleniową zawiera się na piśmie. Forma pisemna zastrzeżona została dla celów dowodowych, co oznacza, że jej niezachowanie nie skutkuje nieważnością umowy, niemniej w interesie zarówno pracownika jak i pracodawcy jest określenie na piśmie szczegółów związanych z podnoszeniem kwalifikacji przez pracownika, tak aby w razie zaistnienia ewentualnego sporu w tym zakresie, strony umowy mogły przedstawić dowód zawartych ustaleń.

Umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż odpowiednie regulacje k.p. dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. W przypadku wprowadzenia do umowy postanowień kształtujących sytuację pracownika w sposób mniej korzystny niż przepisy k.p., postanowienia te będą dotknięte sankcją nieważności, a w ich miejsce znajdą zastosowanie odpowiednie regulacje kodeksowe. Co istotne, nawet gdyby niekorzystne zapisy zostały umieszczone w umowie za zgodą pracownika i tak w świetle prawa byłyby nieważne. .

Jeżeli więc przykładowo pracownik zrzekłby się w umowie szkoleniowej prawa do korzystania z płatnych zwolnień od pracy mających umożliwić pracownikowi punktualne dotarcie na zajęcia oraz udział w nich, to takie postanowienie - jako mniej korzystne niż przepisy k.p. - byłoby nieważne, a pracodawca mimo zapisów umowy miałby obowiązek udzielić pracownikowi zwolnień od pracy. Nie ma natomiast przeszkód aby w umowie szkoleniowej pracodawca przyznał pracownikowi prawo do świadczeń w zakresie szerszym niż określony przepisami k.p. .

Jak w końcu zdobyć dobrą pracę i zacząć dobrze zarabiać

Zgodnie z art. 103² § 1 pkt 4 k.p., jeżeli podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się w formie studiów, pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze 21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Studiujący pracownicy mają więc prawo do urlopu tylko na ostatnim roku studiów. Ustawodawca nie przewidział urlopu szkoleniowego we wcześniejszych latach studiów, co nie oznacza, że pracodawca nie może przyznać pracownikowi takiego urlopu, zależy to jednak wyłącznie od jego woli. Jeżeli więc w umowie szkoleniowej strony postanowią, że pracownikowi będzie przysługiwał urlop szkoleniowy także w pierwszym, czy drugim roku studiów, w ustalonym przez strony wymiarze, to pracownik będzie mógł skutecznie domagać się udzielenia takiego urlopu.

W umowie szkoleniowej należy określić przede wszystkim termin podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika, a więc datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kursu, czy szkolenia. Jeżeli pracownik podnosi kwalifikację w formie studiów w umowie należy wskazać, czy dotyczy ona całego okresu studiów, czy poszczególnych etapów nauki, np. w przypadku zawierania odrębnych umów w każdym roku studiów. Umowa powinna dokładnie określać rodzaj szkolenia w którym ma wziąć udział pracownik, czy kierunek studiów wraz ze wskazaniem uczelni, w której będzie studiował pracownik.

W przypadku finansowania przez pracodawcę kosztów kształcenia pracownika precyzyjne określenie w umowie czasu trwania nauki umożliwi pracodawcy wyciągnięcie przewidzianych prawem konsekwencji w razie niepodjęcia nauki przez pracownika lub jej przerwania.

Zgodnie z art. 103³ k.p. pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Szczegółowe zapisy w tym zakresie powinny zostać zawarte w umowie szkoleniowej.

Jeżeli pracodawca decyduje się pokryć koszty kursu lub opłacić czesne za studia, w umowie należy dokładnie określić wysokość dofinansowania. Pracodawca może w całości sfinansować naukę pracownika lub zobowiązać się do pokrycia określonej części kosztów. W umowie można określić, czy pracodawca będzie regulował należne opłaty bezpośrednio na rzecz organizatora szkolenia, czy też refundował koszty poniesione bezpośrednio przez pracownika. Umowa może też zobowiązać pracownika do przedstawienia zaświadczenia potwierdzającego fakt ukończenia nauki oraz dowodu poniesionych kosztów.

W przypadku decyzji o sfinansowaniu kosztów dojazdu pracownika do miejsca, w którym będzie się odbywać nauka, w umowie należy określić, czy zwrot kosztów nastąpi na podstawie biletów przedstawionych przez pracownika, czy też pracodawca wypłaci pracownikowi tzw. kilometrówkę w przypadku korzystania przez pracownika z własnego samochodu.

Umowa szkoleniowa może przewidywać zwrot kosztów podręczników, wymaganych przez organizatora szkolenia. Pracodawca może pokryć pełne koszty zakupionych książek lub określić górny limit refundacji.

Pracodawca może zobowiązać się także do pokrycia kosztów zakwaterowania pracownika (w przypadku, gdy pracownik będzie odbywał naukę poza stałym miejscem zamieszkania). W tym celu w umowie można określić ryczałt za nocleg lub ustalić, że pracodawca pokryje koszty zakwaterowania w wysokości wynikającej z rachunku przedstawionego przez pracownika.

Przyznanie wymienionych wyżej świadczeń dodatkowych, a więc pokrycie opłat za kształcenie, kosztów przejazdu, podręczników i zakwaterowania zależy wyłącznie od woli pracodawcy. Jeżeli zatem podejmie on decyzję o sfinansowaniu takich kosztów, niezbędne jest uregulowanie zasad ich ponoszenia w umowie.

Natomiast prawo do płatnego urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy wynika wprost z przepisów k.p., tym samym zasadniczo nie ma potrzeby przenoszenia do umowy odpowiednich regulacji kodeksowych, niemniej z reguły w umowie szkoleniowej określa się wymiar urlopu szkoleniowego przysługującego pracownikowi. Znając planowany rozkład zajęć pracownika, w umowie można też szczegółowo wskazać w jakich dniach i w jakim wymiarze pracownikowi będzie przysługiwało zwolnienie z dnia pracy. Jeżeli pracodawca zdecyduje się udzielić pracownikowi urlopu szkoleniowego w większym wymiarze niż określony w art. 103² k.p., należy koniecznie uregulować to w umowie.

Istotne znaczenie mają zapisy umowy szkoleniowej regulujące zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na dokształcanie pracownika. Przypadki, w których pracownik ma obowiązek zwrócić pracodawcy poniesione koszty zostały enumeratywnie wymienione w art. 103⁵ k.p. Ma to miejsce w razie:

• niepodjęcia przez pracownika bez uzasadnionych przyczyn podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwania podnoszenia tych kwalifikacji,

• rozwiązania przez pracodawcę stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,

• rozwiązania w okresie wskazanym w pkt 2 stosunku pracy przez pracownika za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94³ k.p. (tj. z powodu mobbingu),

• rozwiązania w okresie wskazanym w pkt 2 stosunku pracy przez pracownika bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ k.p., mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

W przypadku wystąpienia wyżej wymienionych okoliczności na pracowniku ciąży obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Przepisy k.p. określające zasady zwrotu kosztów przez pracownika mają charakter bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, że pracodawca nie może w umowie szkoleniowej:

• przewidzieć innych, niż wskazane wyżej, okoliczności skutkujących obowiązkiem zwrotu kosztów przez pracownika (np. zobowiązać pracownika do zwrotu kosztów nauki w razie rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron),

• ustalić dłuższego niż 3-letni okresu odpracowania nauki (zastrzeżenie w umowie np. 5-letniego okresu odpracowania spowoduje nieważność takiego zapisu, a w jego miejsce będzie się stosować 3-letni termin określony w k.p.),

• zobowiązać pracownika do zwrotu kosztów wynagrodzenia wypłaconego za czas korzystania przez pracownika z urlopu szkoleniowego i zwolnienia z całości lub części dnia pracy (obowiązek zwrotu dotyczy wyłącznie kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń, a więc np. opłat za kształcenie, kosztów dojazdów, czy zakwaterowania),

• nałożyć na pracownika obowiązku zwrotu kosztów w wysokości wyższej niż określona przepisami k.p. (pracownik jest zobowiązany do zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów świadczeń dodatkowych w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia).

Nie ma natomiast przeszkód, aby w umowie szkoleniowej uregulować w sposób korzystniejszy dla pracownika zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Na tej zasadzie pracodawca może np. zwolnić pracownika z obowiązku zwrotu kosztów w razie wypowiedzenia przez pracownika umowy o pracę z przyczyn określonych w umowie lub ograniczyć zwrot kosztów wyłącznie do części wydatków np. opłat za kształcenie, zwalniając pracownika z obowiązku zwrotu kosztów dojazdów, czy zakwaterowania.

Umowa szkoleniowa powinna zostać sporządzona w dwóch egzemplarzach (jeden dla pracodawcy, drugi dla pracownika) i wpięta do akt osobowych.

154980
Dz.U.1998.21.94: art. 103(4)

Katarzyna Pietruszyńska

Jak w końcu zdobyć dobrą pracę i zacząć dobrze zarabiać