Wybierając zlecenie albo dzieło, pamiętaj o podatkowym ryzyku
Firmy, które wolą zleceniobiorców niż pracowników, muszą pamiętać, że urząd może dokładnie sprawdzić, co robi dana osoba. I uznać, że powinna odprowadzać podatki i składki tak jak z umowy o pracę. Zaległości zapłaci pracodawca.
Przedsiębiorcy często zastępują umowy o pracę cywilnoprawnymi (zleceniami i o dzieło), aby zaoszczędzić na obciążeniach wobec fiskusa i ZUS. Nie mogą jednak zapominać o tym, aby zasady współpracy odpowiadały warunkom określonym dla tych umów w kodeksie cywilnym. Jeśli tak nie będzie, umowa może zostać przekwalifikowana na stosunek pracy.
Przypomnijmy, że zlecenie jest umową starannego działania, natomiast celem umowy o dzieło jest osiągnięcie konkretnego rezultatu. Błędne określenie rodzaju umowy, nawet jeżeli nie spowoduje uznania jej za umowę o pracę, może spotkać się z zarzutem próby obejścia przepisów.
Nie decyduje nazwa...
Przede wszystkim musimy pamiętać, że to nie nazwa umowy przesądza o rodzaju stosunku prawnego, jaki łączy obie strony. Ważniejsze są faktyczne zasady współpracy i ustalenie, które cechy mają przeważający charakter.
Trzeba więc przeanalizować umowę i sprawdzić, czy nie są spełnione przesłanki z art. 22 § 1 kodeksu pracy. Przepis ten definiuje nawiązanie stosunku pracy jako zobowiązanie się pracownika do wykonywania pracy pod kierownictwem oraz w wyznaczonym miejscu i czasie. Natomiast pracodawca zobowiązuje się do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnianie w warunkach określonych w tym przepisie jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy i niedopuszczalne jest zastąpienie go umową cywilnoprawną.
...ale zasady współpracy
Cechą stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika pracodawcy. Polega nie tylko na bezpośrednim kierownictwie, ale także na uzależnieniu co do miejsca i czasu wykonywanych zadań. Tymczasem zleceniobiorca i wykonawca dzieła co do zasady nie pozostają do dyspozycji zlecającego zarówno co do czasu, jak i miejsca świadczenia. Inną cechą stosunku pracy odróżniającą go od umów cywilnoprawnych jest spoczywające na pracodawcy ryzyko związane z niewykonaniem bądź nieprawidłowym wykonaniem pracy oraz obowiązek osobistego i odpłatnego świadczenia pracy przez pracownika.
W umowie o pracę nie mogą więc znaleźć się takie postanowienia jak rezygnacja z wynagrodzenia albo zlecenie wykonania pracy osobie trzeciej.
To samo co w pracy
Zawarcie umowy cywilnoprawnej spełniającej przesłanki z art. 22 kodeksu pracy wiąże się z ryzykiem uznania jej za próbę obejścia przepisów. Ryzyko to zwiększa się w przypadku podpisania umowy cywilnoprawnej z własnym pracownikiem. W praktyce często bowiem zdarza się, że pracownik zobowiązuje się do świadczenia dodatkowych usług na podstawie umowy cywilnej. Może to być uznane za kontynuację stosunku pracy w godzinach nadliczbowych, co stanowi naruszenie przepisów prawa pracy, zwłaszcza dotyczących czasu pracy i wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.
Ostatecznie istnienie (bądź nieistnienie) stosunku prawnego, na podstawie którego jest wykonywana praca, ustala sąd powszechny.
Jacek Dobrucki
doradca podatkowy,
partner w DMS Tax sp. z o.o.
Anna Leśniak
asystent ds. podatkowych
w DMS Tax sp. z o.o.
Urząd może przekwalifikować umowę
Dopłata podatku dochodowego i składek oraz kłopoty z odliczeniem VAT - to grozi pracodawcy, który nieprawidłowo rozliczał zatrudnionych.
Dlatego trzeba pamiętać o dokładnym i prawidłowym sformułowaniu umowy, tak by nie spełniała przesłanek stosunku pracy.
Koszty mogą być wyższe
Jakie są różnice w rozliczeniu podatku dochodowego? Co do zasady pracownikowi przysługują koszty w zryczałtowanej wysokości. W 2008 r. podstawowe wynoszą 111,25 zł, podwyższone 139,06 zł miesięcznie. Korzystniejsze są zasady obliczania kosztów dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Określa się je bowiem w wysokości 20 proc. uzyskanego przychodu. Co więcej, jeżeli zleceniobiorca udowodni, że faktyczne koszty były wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej, to przyjmuje się je w wysokości faktycznie poniesionej.
Natomiast 50-proc. koszty przysługują w wypadku korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych lub rozporządzania przez nich tymi prawami.
Błąd ma poważne konsekwencje
Jeśli błędnie zakwalifikujemy umowę, może okazać się, że pracodawca powinien odprowadzić wyższą zaliczkę na podatek.
Jeśli okaże się, że mimo zawarcia umowy-zlecenia strony faktycznie były związane umową o pracę, pracodawca będzie musiał dopłacić zaległy podatek wraz z odsetkami za zwłokę. Jest bowiem płatnikiem i odpowiada za jego prawidłowe obliczenie i pobór. Uszczuplenie podatku grozi też odpowiedzialnością karną skarbową. *Czy wykonawca jest VAT-owcem *
Zawierając umowy cywilnoprawne, należy pamiętać o obowiązkach wynikających z ustawy o VAT. Przypomnijmy, że podatnikami VAT są także osoby fizyczne, które wykonują samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na jej cel i rezultat. Charakter działań wykonywanych w ramach umów cywilnoprawnych jest zbliżony do relacji w obrocie gospodarczym. Jednak ustawodawca wyłączył określone kategorie czynności z opodatkowania przede wszystkim w związku z niespełnieniem przesłanki "samodzielności". W konsekwencji czynności wykonywane w ramach umowy cywilnoprawnej nie będą podlegały opodatkowaniu VAT, jeżeli odpowiedzialność za wykonanie zlecenia względem osób trzecich ponosi zleceniodawca. Gdy element odpowiedzialności za działania jest jednym z obowiązków zleceniobiorcy, istnieje ryzyko uznania przez urząd skarbowy, że jego przychód powinien być obciążony VAT.
Ryzyko podatkowe rodzi również odwrotna sytuacja: gdyby wykonawca opodatkował swoje usługi VAT, a urząd uzna, że wykonywał świadczenia na podstawie stosunku pracy, zakwestionuje odliczenie podatku naliczonego przez zleceniodawcę.
Jakie składki od umowy
Zawierając umowę, trzeba też pamiętać o obowiązkach wobec ZUS. Wyróżnia się tu umowa o dzieło. Nie trzeba bowiem płacić od niej składek. Wyjątek dotyczy umów zawartych z własnym pracodawcą lub przypadku faktycznego świadczenia pracy na jego rzecz.
Oskładkowane są umowy-zlecenia, ale na trochę innych zasadach niż umowa o pracę. Jednak osoby wykonujące pracę na podstawie umowy-zlecenia zawartej z własnym pracodawcą podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym na takich samych zasadach jak pracownicy. Zawarcie umowy-zlecenia przez pracownika może być nieobjęte obowiązkiem płacenia składek, pod warunkiem że została zawarta z pracodawcą innym niż własny, a podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ze stosunku pracy wynosi co najmniej wysokość minimalnego wynagrodzenia.
Natomiast umowa-zlecenie stanowiąca jedyne źródło zarobkowania jest oskładkowana, z wyjątkiem studentów (uczniów), którzy nie ukończyli 26 lat.
Oczywiście błędna kwalifikacja umowy może spowodować powstanie zaległości w składkach. Trzeba je będzie zapłacić wraz z odsetkami za zwłokę. Co więcej, ZUS może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100 proc. nieopłaconych składek.
Jacek Dobrucki
Anna Leśniak
Na etacie rozlicza cię pracodawca
Pracownik nie musi troszczyć się o podatek od swojej pensji. Nalicza go i odprowadza firma.
Wypłata wynagrodzenia to obowiązki dla pracodawcy. Jest on płatnikiem podatku i odpowiada za jego rozliczenie. Musi przede wszystkim w terminie do 20 dnia następnego miesiąca przekazać zaliczkę na podatek do urzędu skarbowego (właściwego według jego miejsca zamieszkania bądź siedziby). Może być także zobowiązany do rocznego obliczenia podatku pracownika (na formularzu PIT-40). Jeżeli pracownik sam się rozlicza, pracodawca musi mu wystawić informację PIT-11 do końca lutego następnego roku. Przesyła ją też do urzędu skarbowego (właściwego według miejsca zamieszkania podatnika).
Od czego podatek
Ustawodawca przychody ze stosunku pracy określa szeroko, jest to nie tylko comiesięczna wypłata, ale także dodatki, nagrody, ekwiwalenty oraz świadczenia nieodpłatne i w naturze. Dla celów podatkowych nie ma znaczenia, jak szef nazwie daną gratyfikację, ważne jest, że wynika ona z nawiązanego stosunku pracy.
Oprócz pensji podstawowej pracodawca funduje nam wiele innych przywilejów. Które są nieopodatkowane? Przede wszystkim musimy zapoznać się z art. 21 ustawy o PIT zawierającym katalog zwolnień. Jeżeli znajdziemy w nim dane świadczenie, podatku nie zapłacimy. Ale nie wszystko jest ujęte w przepisach, dlatego też opodatkowanie uzależnione jest często od przyjętych w danej firmie metod premiowania pracowników i sposobów ich rozliczania.
Musimy przede wszystkim ustalić dwie rzeczy: czy pracownik faktycznie otrzymał korzyść majątkową i czy można przyporządkować dane świadczenie do konkretnej osoby. Jeżeli więc pracodawca ustawi na firmowym korytarzu automat do bezpłatnej kawy, to nie znaczy, że pracownik uzyskał z tego tytułu przychód. Musi ze świadczenia faktycznie skorzystać. Jeżeli bezpłatną kawę degustuje więcej osób, nie ma nawet "technicznej" możliwości określenia wysokości przychodu. Nie można bowiem przypisać określonego świadczenia konkretnej osobie.
Obliczamy zaliczkę
Aby wyliczyć zaliczkę na podatek pracownika, trzeba pomniejszyć przychód o koszty jego uzyskania i składki na ubezpieczenia społeczne. Po ustaleniu podstawy opodatkowania obliczamy zaliczkę - według skali podatkowej. Od podatku odliczamy jeszcze składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Pracownik tu traci, bo pracodawca potrąca mu składkę w wysokości 9 proc. podstawy wymiaru, a odlicza tylko 7,75 proc.
Jeśli dochód pracownika "wejdzie" w drugi albo trzeci próg skali podatkowej, pracodawca pobiera zaliczkę według wyższej stawki (jak to dokładnie zrobić, mówi art. 32 ustawy o PIT).
Zaliczkę można obniżyć o 1/12 tzw. kwoty zmniejszającej podatek (w 2008 r. 48,90 zł). Pracownik musi jednak przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złożyć oświadczenie (PIT-2), w którym stwierdzi, że spełnia warunki do zastosowania ulgi, m.in. że nie osiąga dochodów z działalności gospodarczej. Nie musi składać oświadczenia, jeżeli zrobił to już w latach poprzednich, a jego sytuacja się nie zmieniła.
Obniżenie zaliczki jest możliwe także wtedy, gdy pracownik poinformuje pracodawcę, że za dany rok zamierza opodatkować się według preferencyjnych zasad (z małżonkiem bądź samotnie wychowywanym dzieckiem), a przewidywane dochody nie przekroczą określonych sum. Ostatecznie podatek rozlicza sam pracownik w zeznaniu rocznym (składanym do 30 kwietnia następnego roku). W niektórych przypadkach może to zrobić pracodawca (mówi o tym art. 37 ustawy o PIT).
Obowiązki przy zleceniu i umowie o dzieło
Przedsiębiorca musi też rozliczyć podatek osób „zatrudnionych” na podstawie umowy o dzieło lub umowy-zlecenia. Przy wypłacie wynagrodzenia musi pobrać 19-proc. zaliczkę na podatek dochodowy. Przekazuje ją na konto urzędu (właściwego według siedziby lub miejsca zamieszkania płatnika) do 20 następnego miesiąca. Natomiast do końca lutego następnego roku przesyła podatnikowi oraz urzędowi (ale już właściwemu według miejsca zamieszkania wykonawcy) informację PIT-11.
Płatnik jest zwolniony z obowiązku rozliczenia podatku, jeśli wykonawca poinformuje, że świadczy swoje usługi w ramach działalności (dla celów dowodowych warto mieć to na piśmie). Wtedy jest najprościej: wykonawca wystawia fakturę, a odbiorca po prostu ją księguje.
Wynagrodzenie wypłacone na podstawie umowy o dzieło bądź zlecenia to przychód z działalności wykonywanej osobiście. W zeznaniu rocznym sumujemy je z innymi przychodami. Koszty wynoszą tu 20 proc. (bądź 50 proc. przy umowie o dzieło, z którą wiąże się przeniesienie praw autorskich). Wykonawca, który poniósł wyższe wydatki (niż zryczałtowane), może je uwzględnić w zeznaniu rocznym.
W ramach tego źródła przychodów mogą rozliczać się podatnicy współpracujący z firmami i nieprowadzący w tym samym zakresie działalności gospodarczej.
Przemysław Wojtasik